• Гідрологія і Гідрометрія
• Господарське право
• Економіка будівництва
• Економіка природокористування
• Економічна теорія
• Земельне право
• Історія України
• Кримінально виконавче право
• Медична радіологія
• Методи аналізу
• Міжнародне приватне право
• Міжнародний маркетинг
• Основи екології
• Предмет Політологія
• Соціальне страхування
• Технічні засоби організації дорожнього руху
• Товарознавство продовольчих товарів

ЗВЕДЕННЯ

ЖУРНАЛ

ЖУРНАЛ

реєстрації вхідних документів

реєстрації вихідних (або внутрішніх) документів

За картковою формою реєстрацiї вид i визначення кількості картотек залежить вiд конкретних потреб роботи установи. В установах, де реєстрація ведеться по структурних підрозділах i там складаються довідкові картотеки. Реєстраційні картки складаються в двох примірниках (для канцелярiї i структурного підрозділу, якому картка передається разом з документом), а в разі взяття документа на контроль виготовляються три примірники реєстраційної картки.

Реєстраційні картки групуються в облiково-довідковi картотеки, які заводяться окремо на кожний календарний рік. Вони складаються з двох частин: виконаних i невиконаних документів. Перша використовується для пошуку виконаних документiв з певного питання, друга - для пошуку документiв в процесі їх виконання за виконавцями, кореспондентами або строками виконання.

У міру виконання документiв картки перекладають із розділів першої частини картотеки з поставленням на них необхідних позначок про виконання у відповідний розділ i рубрику другої частини картотеки.

Слід уяснити, що різні за призначенням документи реєструються окремо. Наприклад, окремо реєструються урядові документи, накази керівника з основної діяльності, накази щодо особового складу та про відрядження, рішення колегії, акти ревізій фінансово-господарської дiяльностi, бухгалтерські зведення тощо. Відповідно до цого за журнальної форми реєстрації документiв рекомендується вести такі журнали:

- урядових документiв;

- наказів керівника установи з основної дiяльностi;

- наказiв щодо особового складу;

- відряджень;

- рішень колегії установи;

- актів ревізій фінансово-господарської дiяльностi тощо.

Автоматизована реєстрація документiв проводиться централізовано в місцях реєстрацiї документiв, обладнаних засобами обчислювальної техніки. Запис здійснюється шляхом прямого вводу з документа реквізитів реєстрацiї, або з реєстрацiйно-контрольної картки.

Обов’язкові реквізити реєстрацiї:

- назви документа;

- автор документа, (кореспондент);

- дата документа;

- індекс документа;

- заголовок документа або його короткий зміст;

- резолюція (виконавець, змiст доручення, автор, дата, підпис);

- відповідальний виконавець;

- термін виконання;

- позначка про виконання ( короткий запис вирішення питання, дата виконання, iндекс документа-вiдповiдi).

За автоматизованої системи реєстрацiї формується банк реєстраційних даних, а за наявності сітки - центральний банк реєстрацiйних даних.

Автоматизовані банки даних забезпечують працівників апарату управління інформацією про всі документи та місце їх знаходження за допомогою вводу інформації на дисплей i виготовлення машинограм.

Пошук необхідної інформації здiйснюється автоматизовано в місцях реєстрацiї та обробки iнформацiї. Ця робота проводиться централiзовано.

6.3. Організація контролю за документами

Контроль за виконанням документiв ведуть спеціальні служби контролю (в канцелярії підприємства 1,2 категорії - підрозділ з контролю виконання кореспонденції), а в установах 3-4 категорiї - секретарі; керівник установи чи фірми, або особа, призначена для виконання цієї функції.

Контроль за виконанням документів включає наступні операції:

- постановку документа (доручення) на контроль, формування картотеки контрольованих документiв;

- перевірку своєчасного доведення документа до виконавця;

- облік i узагальнення результатів контролю виконання документів (доручень);

- інформування керiвника про хід i підсумки виконання документiв на оперативних засіданнях, засiданнях колегіальних органів;

- зняття документiв з контролю;

- формування картотеки виконаних документiв.

Контроль за виконанням документів рекомендується вести на реєстраційних картках. Контрольні реєстраційні картки можуть відрізнятися від основних карток кольором. Контрольні картки можуть заводитися на доручення керівника установи, які були надані в усній формі.

На контрольних картках та на документах, які були поставлені на контроль, ставить знак контролю „К”, або штамп „КОНТРОЛЬ”. Для відмітки про контроль ДСТУ 4163-2003 відведено визначене місце на лівому березі бланку документа на рівні реквізиту „заголовок до тексту”.

Дані про хід виконання документів, отримані за телефонним запитом або під час перевірки структурного підрозділу-виконавця, вносяться до графи „Контрольні відмітки” зворотної сторінки картки.

В установах 1-ї та 2-ї категорії складаються на направляються до структурних підрозділів-виконавців переліки невиконаних в термін документів. Після заповнення відповідних граф переліки повертаються до контрольної служби. Цей перелік має наступну форму:

Перелік документів, які не виконані ___________________________________

(назва та індекс структурного підрозділу)

______________________ у встановлені терміни, станом на _______________

Даний перелік підписує начальник діловодної служби до складу якої входить контрольна служба.

Контроль за виконанням звернень громадян здійснюється за окремою картотекою.

Для контролюємих вихідних ініціативних документів, за якими очікується відповідь, рекомендується виділити спеціальний розділ в довідковій картотеці. Систематизувати картки в цьому розділі доцільно за термінами виконання завдань або за очікуваними датами отримання відповідей. Приблизний термін очікуваної відповіді на ініціативний документ проставляється на копії документа при реєстрації в тому випадку, якщо термін не вказаний в самому тексті документа.

Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені у ньому питання вирішені та кореспонденту надано відповідь по суті. Якщо виконання документа чи доручення не було задокументовано, відмітка про виконання робиться на самому документі-запиті та в контрольній карткі.

Після виконання документи знімаються з контролю. Зняти документ з контролю може лише та посадова особа, яка його ставила на контроль; при цьому на документі та карточці робиться відмітка про зняття з контролю. Дані про виконання документа та зняття з контролю вносяться до контрольної картки.

Сьогодні багато установ впроваджують у організацію документообігу автоматизовані системи. За допомогою цих систем контроль за виконанням документів значно підвищує оперативність та чіткість контролю, його дієвість. Автоматизований контроль за виконанням документів можна зобразити схематично (рис.16 )

Рис.16. Автоматизований контроль за виконанням документів

6.4. Завдання та правила контролю виконання документів

Виконання документів в установі повинно постійно контролюватися. Контролю за виконанням підлягають найбільш важливі вхідні, вихідні та внутрішні документи.

Організація контролю за виконанням документів повинна забезпечувати їх своєчасне та якісне виконання.

Дії по контролю за виконанням документів включають в себе безпосередню перевірку та регулювання ходу виконання, облік та аналіз результатів виконання документів в установі, що знаходяться на контролі.

Робота по контролю за виконанням документів полягає:

- в обов’язковому обліку визначених категорій документів;

- у відповідності до розробленого переліку та за вказівкою керівника;

- в систематичному спостереженні за їх фактичним виконанням;

- в прийнятті заходів, які направлені на своєчасне виконання;

- у впливі на безпосередніх виконавців з метою підвищення виконавської та трудової дисципліни;

- в періодичному аналізі результативності контролю для наступного виправлення виявлених недоліків.

Контроль за виконанням документів та доручень, які в них містяться, здійснюється керівниками установ, керівниками структурних підрозділів та вповноваженими ними особами. Безпосередній контроль за виконанням документів покладається, як правило, на діловодну службу установи та спеціальну контрольну службу, яка функціонує в її структурі.

В структурних підрозділах установи контроль за виконанням документів здійснює особа, яка є відповідальною за організацію роботи з документами. Відповідальність за організацію контролю покладається безпосередньо на керівників структурних підрозділів.

Категорії документів, які підлягають контролю, встановлюються відповідно до діючих нормативних актів та з урахуванням специфіки діяльності конкретної установи та закріплюються в переліку. За вказівкою керівника на контроль можуть бути поставлені документи, які не включені до переліку, а також окремі усні вказівки.

Визначаючим критерієм постановки документа на контроль є його зміст.

6.5. Терміни виконання документів

Терміни виконання документів можуть бути типовими та індивідуальними.

Типові терміни виконання документів встановлюються для окремих, найбільш масових категорій документів, які підлягають контролю відповідно до діючого законодавства та Примірного переліку документів, які підлягають контролю за виконанням, із зазначенням термінів виконання. Типові терміни виконання документів повинні бути наступними:

1. Закони України, Укази Президента України, Постанови Кабінету Міністрів України – відповідно до терміну, який в них зазначено.

2. Депутатський запит – не пізніш як у 15-денний строк з дня його одержання або інший термін, який встановлено Верховною Радою України.

3. Листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня – до зазначеного в них терміну або протягом 30 днів.

4. Телеграми, в яких порушуються питання, що потребують термінового розв’язання – до 2 днів, решта – протягом 10 днів.

5. Накази керівника установи – відповідно до терміну, який в них зазначено.

6. Рішення колегіального органу – відповідно до терміну, який в них зазначено.

7. Звернення громадян – протягом 1 місяця.

В інших випадках терміни виконання документів, як правило, не повинні перевищувати 10 днів. Більш тривалий термін може бути встановлено для документів, які мають складний характер виконання.

Індивідуальні терміни виконання документів встановлюються для найбільш важливих документів керівником установи або структурного підрозділу та зазначаються у самому документі.

Індивідуальні терміни виконання фіксуються у резолюції керівника установи. Якщо індивідуальний термін виконання відрізняється від типового терміну, який встановлено для даної групи документації, тоді терміном виконання документа вважається індивідуальний строк.

Якщо у вхідному документі, який надійшов до установи, вказано термін, для кого необхідно отримати відповідь, тоді необхідно дотримуватися цього терміну.

Термін виконання вхідного документа вважається з моменту надходження цього документу до установи.

Строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою тієї особою, яка його встановила, а у разі її відсутності – посадової особи, яка її заміщає. У разі потреби термін може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніше як за 3 робочих дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа без зазначеного строку - до закінчення 30-денного строку від дати його одержання.

Документи без зазначення терміну виконання повинні бути виконані не пізніше як за 30 календарних днів, а документи з позначкою „терміново” – протягом 7 робочих днів від дати підписання документа. У цьому разі для підготовки доручення до документа надається 1 день.

В разі затримки виконання документів контрольна служба установи повинна прийняти заходи для встановлення та уникнення причин затримки та забезпечення своєчасного виконання документів.

6.6. Аналіз даних про виконання документів

Дані про результати виконання документів, які знаходяться на контролі узагальнюються станом на перше число кожного місяця та доповідаються керівнику установи.

В установах 1-ї та 2-ї категорії щомісячно складаються звіти про виконання документів та звіти розгляду звернень громадян.

Практикою вироблена наступна форма звіту:

про виконання документів, що підлягають контролю

станом на __________200__ року

Керівник

діловодної служби _______________ ____________

(підпис) (І.П.П.)

Дані про хід і результати виконання документів періодично аналізуються. На підставі аналізу розробляються пропозиції по прискоренню виконання документів та підвищення виконавської дисципліни, удосконаленню організації контролю та управління в цілому.

Читайте також:

1. Варіантне проектування технології зведення будівель та споруд.
2. Зведення будов із крупних легкобетонних блоків
3. Зведення витяжних (чи димових) труб
4. Зведення житлових та громадських будівель
5. Зведення інженерних споруд спеціального призначення опускним методом
6. Зведення надшахтних копрів
7. Зведення об’ємно-блокових і панельно-блокових будівель
8. Зведення підземних споруд.
9. Зведення рівняння другого порядку до канонічного вигляду
10. Зведення сил та мас
11. Зведення стін

Переглядів: 943