Основні правила оформлення документів

Організаційно-розпорядчі документи оформляють на папері формату А4 (294 х 210) та А5 (146 х 210). Для зручності з обох боків сторінки залишають вільні поля: ліве — 35 мм; праве — не менше 8 мм; верхнє — 20 мм; нижнє (для формату А4) — 19 мм; (для формату А5) — 16 мм.

На бланку друкується тільки перша сторінка документа, а наступні — на чистих аркушах паперу. Якщо текст документа займає більше однієї сторінки, то на другу сторінку не можна переносити один підпис, на ній має бути не менше двох рядків тексту.

Нумерація сторінок. У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з другої.

Якщо текст документа друкується з одного боку аркуша, то номери проставляються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами на відстані не менше 10 мм від краю. Слово «сторінка» не пишеться, а також біля цифр не ставляться ніякі позначення.

Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у правому верхньому кутку, а парні — у лівому верхньому кутку аркуша.

№	Реквізити	Розташування та правила оформлення
1.	Державний герб	Посередині бланка або в кутку над серединою рядка з назвою організації
2.	Емблема організації чи підприємства	Поряд із назвою організації. Як емблему можна використовувати товарний знак, зареєстрований у встановленому порядку
3.	Код підприємства, установи, організації	У верхньому правому кутку
4.	Назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа	У верхньому лівому кутку або посередині сторінки
5.	Повна назва установи, організації або підприємства — автора документа	У верхньому лівому кутку. Може наноситися за допомогою штампа або друкарським способом
6.	Назва структурного підрозділу	У верхньому лівому кутку. Дозволяється друкувати машинописним способом
7.	Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпу, номер телефону, факсу, номер рахунка в банку	У верхньому лівому кутку, оформляється відповідно до поштових правил
8.	Назва виду документа	Зліва або посередині сторінки. В усіх документах, крім листів, наводиться назва його виду. Залежно від цієї назви встановлюється формуляр, структура тексту, особливості викладу
9.	Дата	Документ датується днем його підписання або затвердження. На бланках дату підписання документа ставлять у лівій верхній частині разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці. Якщо документ складений не на бланку, то дату ставлять під текстом зліва. Вона записується словесно-цифровим способом (24 серпня 2006 р.) або цифровим — трьома парами арабських цифр у такій послідовності: день, місяць, рік — 27.06.06 (тобто 27 червня 2006 року). У документах матеріально-фінансового характеру дата оформляється словесно-цифровим способом
10.	Індекс	У верхній частині сторінки зліва. Цей реквізит дозволяє забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук документа, контроль виконання. Індекс документа містить три пари арабських цифр, де перша пара — індекс структурного підрозділу, друга — номер справи за номенклатурою для підрозділу, третя — порядковий номер за журналом обліку. Наприклад: № 08-10/32, де 08 — шифр структурного підрозділу; 10 — номер справи; 32 — реєстраційний номер документа за журналом обліку вхідних документів та канцелярії
11.	Посилання на індекс та дату вхідного документа	У верхній частині сторінки зліва. Містить дату та індекс, вказані у документі організацією, яка уклала чи видала документ. Наприклад: на № 02-10/135 від 01.03.06, де 02 — індекс структурного підрозділу; 10 — номер справи за номенклатурою; 135 — порядковий номер
12.	Місце укладання чи видання	У верхній частині сторінки зліва. Містить назву міста чи населеного пункту, де видається документ
13.	Адресат	3 правого боку у верхній частині сторінки. Кожний елемент — назва установи, підрозділу, посада, прізвище та ініціали особи, поштова адреса — пишеться з середини нового рядка з великої літери. Якщо документ адресовано до установи, то поштова адреса може зазначатися після назви установи, структурного підрозділу й прізвища службової особи; коли приватній особі — тоді перед її прізвищем. Наприклад: Директорові Наукової бібліотеки України ім. В. І. Вернадського акад. Оншценку О. С. Романову Г.С. вул.. Ольжича, б. 2, кв. 3 м. Київ
14.	Гриф затвердження	У верхній правій частині документа. Затвердження — спосіб засвідчення документа після його підписання, який санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів, організацій чи службових осіб. Елементи грифу затвердження: — слово ЗАТВЕРДЖУЮ; — назва посади; — особистий підпис; — ініціали та прізвище особи, що затвердила документ; — дата затвердження.
15.	Резолюція	У правому верхньому кутку. Якщо це місце зайняте іншим реквізитом, то резолюцію вміщують на будь-якій вільній площі лицьового боку сторінки документа, крім полів. Складається з таких елементів: — прізвище та ініціали виконавця, якому відправлений документ; — вказівка на порядок виконання документа; — термін виконання документа; — особистий підпис керівника; — дата. Як виконавці у резолюції зазначаються службові особи, а не структурні підрозділи. Відповідальною за виконання документа є особа, названа в резолюції першою
16.	Заголовок до тексту	Друкується малими літерами, розміщується під назвою виду документа, відображає головну ідею документа і, здебільшого, починається з прийменника «про»; має бути лаконічним і точним, якнайповніше розкривати зміст документа
17.	Текст	Складається з таких логічних елементів: — вступу; — доказу; — закінчення. Розташовується на всю ширину сторінки (від поля до поля)
18.	Підпис	Підписують, як правило, перший примірник документа. До складу підпису входять: — зазначення посади (з лівого боку); — підпис (між назвою посади й прізвищем); — ініціали й прізвище особи, що підписала документ (праворуч). Підписи кількох службових осіб на документах розташовуються одна під одною у послідовності, що відповідає посаді. Якщо документ підписують кілька осіб, що обіймають однакову посаду, то їхні підписи розташовуються на одному рівні. Розшифрування підпису в дужки не береться
19.	Печатка	Печатка прикладається до документів, що вимагають особливого засвідчення. Печатки є гербові та прості. Гербова печатка прикладається до документів, що засвідчують юридичні або фізичні права осіб; до статутів, положень, які вимагають відбитка печатки, та інших. Прості печатки мають різну форму: круглу, квадратну, трикутну. Герб на них не зображується. Просту печатку прикладають до документів, що виходять за межі організації, до розмножених примірників розпорядчих документів для їх розсилання, до довідок з місця роботи і т. ін.
20.	Відмітка про засвідчення копій	У правому верхньому кутку пишеться слово «копія»; під реквізитом «підпис» слово «правильно»; дата; посада виконавця; підпис і його розшифрування. За потреби підпис засвідчується печаткою
21.	Прізвище виконавця та номер його телефону	Цей реквізит обов'язковий на вихідних документах (листах, довідках, висновках). Складається з: — прізвища виконавця; — номера його службового телефону. Вони ставляться в нижньому лівому кутку зворотного або лицьового боку останньої сторінки документа
22.	Відмітка про перенесення відомостей на машинний (електронний) носій	Розміщується після тексту в нижній частині документа. Містить: — запис «Інформація перенесена на машинний (електронний) носій»; — підпис особи, відповідальної за перенесення даних; — дату перенесення

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Поняття про формуляр, бланк та реквізити документа. Текстова формула документа	\|	Типи текстів документів

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.014 сек.