• Гідрологія і Гідрометрія
• Господарське право
• Економіка будівництва
• Економіка природокористування
• Економічна теорія
• Земельне право
• Історія України
• Кримінально виконавче право
• Медична радіологія
• Методи аналізу
• Міжнародне приватне право
• Міжнародний маркетинг
• Основи екології
• Предмет Політологія
• Соціальне страхування
• Технічні засоби організації дорожнього руху
• Товарознавство продовольчих товарів

Типи текстів документів

Як зазначити наявність додатків?

Де поставити печатку?

Де розташувати ініціали того, хто підписує документ?

Дата

Як датувати документ?

– день написання листа або наказу;

– день затвердження плану, звіту, інструкції;

– день фіксації вчинків у протоколах, актах;

– день набирання чинності розпорядчого документа після одержання адресатом (якщо документ її не обумовлює).

Способи датування: 10.05.98; 10 травня 2007 р.

У фінансових документах використовують словесно-цифровий спосіб.

а) на адресуванні — після прізвища, напр.: Іванюку С. Г:,

б) при підписуванні документа, його затвердженні — перед прізвищем, напр.: С. П. Балакін;

в) на резолюції — після прізвища або без зазначення ініціалів. Напр.: Симоненко; Йолкіну М. Ю.

г) у текстах документів (у списках, анкетах, автобіографіях, довідках та ін.) — після прізвища, напр.: «Присвоїти Клищунові Ю. Е. науковий ступінь...»

д) ініціали не можна відривати від прізвища при переносі слова.

Печатка повинна частково захопити найменування посади особи, яка підписала документ, та сам підпис. У фінансових документах — тільки найменування посади.

На службових листах, друкованих на бланках, печатка не ставиться.

Наявність додатків до документа зазначають так:

а) Додаток: на 2 арк. у 4 прим.

б) Додаток: кошторис витрат на наукову тему, на 3 арк. в 1 прим.

в) Додаток: лист Міністерства освіти України від 14.05.98 № 5— 5/128 на 8 арк.

г) Додаток: на 4 арк. у 3 прим., на іншу адресу.

Основним компонентом документа є ТЕКСТ. Який би документ ми не проаналізували з погляду оформлення в ньому переданої інформації, можна зауважити: будь-яка інформація – чи то запрошення, чи то заповіт або заява, наказ тощо – оформлюється у вигляді тексту, хоча й неоднотипового. Неоднотиповість може виявлятися, наприклад, у структурі тексту: він може складатися зі значних за обсягом складових частин або тільки з одного речення. Якщо розглянути документи з погляду СПОСОБУ викладу матеріалу, то вони можуть бути поділені на такі категорії:

1. Ділові папери, у яких можна заздалегідь передбачити і сформулювати лише окремі найзагальніші відомості компоненти формуляра, сам же спосіб викладу (добір слів і словосполучень, будова речень, зв’язки між ними) залежить кожного разу від конкретного змісту того, що викладається, від ситуації, певних обставин ділового спілкування. Це документ з порівняно невисоким ступенем стандартизації (наприклад, автобіографія, заповіт, резюме, інструкція тощо). Серед таких документів за способом викладу матеріалу виділяються тексти: розповідь, опис, міркування (про що мова більш детально пізніше).

2. Документи, де передбачений не лише формуляр, а навіть слова і словосполучення, речення в тексті, що в них має бути відображена думка, за винятком цілком конкретних відомостей (для них у бланках залишається кілька незаповнених місць). Це документи з високим рівнем стандартизації (наприклад, паспорт, посвідчення, диплом тощо).

Отже, незалежно від структури або способу викладу інформації ми, спілкуючись усно чи писемно, стаємо творцями різних форм тексту.

Сам термін текст( textim) має латинське походження і перекладається як «тканина, сплетіння, з’єднання». Пор., слово текстзі спільнокореневими текстура, текстиль, текстоліт.

У мовознавстві немає одностайної думки про те, що таке текст. Дехто вважає, що ним може бути й одне речення, наприклад, прислів’я, афоризм, гасло або, якщо ближче до нашої дисципліни, зміст заяви : Прошу надати планову відпустку з 01 до 21.11.2010.

Інші мовознавці дотримаються концепції тексту як об’єднання речень, пов’язаних між собою за змістом і граматично. Проаналізуймо:

Службові інструкції Левченко М.П. виконує старанно і якісно. Має високий професійний рівень з питань планування грошових витрат та кредитних ресурсів, бухгалтерського обліку.

Левченко М.П. працює на посаді економіста з 1991 року. У 1975 році закінчив Київський інститут народного господарства ім.. Д.С.Коротченка за спеціальністю «Фінанси і кредит»

Підвищує свою кваліфікацію. Навчається на курсах впровадження комп’ютерних систем у бухгалтерський облік.

Безперечно, перед нами речення, що пов’язані між собою . І все ж ця сукупність не є текстом, оскільки усі речення разом, у тій послідовності, у якій вони розташовані, не утворюють тематичну єдність. А саме тематична єдність завжди дає змогу визначити до тексту назву (зібрати заголовок). Інакше кажучи, тематична єдність, тема – це зміст у гранично стислому, сконцентрованому вигляді.

Послідовне розташування речень призводить до того, що кожне наступне речення продовжує й доповнює попереднє, – окремі речення зливаються в єдину цілісність (текст). Але, крім послідовно розташованих тематично пов’язаних речень, текст мусить відзначатися і завершеністю.

Кожний текст, висвітлюючи якусь тему, містить у собі певний обсяг фактичних даних , інформацію, виконує певні комунікативні завдання. Наприклад, службовий лист є засобом спілкування між діловими партнерами; оголошення спрямоване на повідомлення інформації; вказівка – на методичні рекомендації щодо виконання наказу або розпорядження тощо. Але домінуючою функцією текстів ділових паперів є фіксація інформації, що регулює офіційно-ділові взаємини між особами – фізичними і юридичними.

Викладений грамотно, зрозуміло, стисло, об’єктивно, без повторень та вживання слів, які не несуть змістового навантаження, оформлений за відповідними вимогами, текст може бути визначений таким чином:

текст – це мовний витвір, що визначається завершеністю, смисловою та змістовою цілісністю, зв’язністю, який має структурну організацію складових частин, об’єднаних різними типами лексичного, граматичного, логічного, стилістичного зв’язку, і має певну цілеспрямованість.

Текст документа – залежно від виду документа – може оформлятися у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Форма анкети використовується під час викладення цифрової чи словесної інформації про один об’єкт за певним обсягом ознак. Анкетними текстами послуговуються в організаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту.

Тексти у вигляді таблиці використовуються у звітно-статистичних, бухгалтерських, планових та інших документах.

Композиція тексту

Як будується текст? Що являє собою його композиція?

Текст поділяється на взаємообумовлені логічні елементи: вступ, основну частину, або виклад (доказ), закінчення.

У вступі зазначається причина написання документа; адресат готується до сприйняття теми (подається історія питання, зазначається привід , що став підставою створення документа і тому подібне). В основній частині викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування, які можуть супроводжуватися цифрами, розрахунками, посиланнями на законодавчі акти, інші аргументи. У закінченні формулюється мета, заради якої складено документ. Варто пам’ятати, що закінчення може бути як активним, так і пасивним. Активне закінчення точно зазначає, яку дію мусить виконати адресат, пасивне інформує його про якийсь факт, обставину тощо. Наприклад:

20 лютого я запізнився на заняття у зв’язку із затримкою транспорту, що пояснюється погіршенням погодних умов. Прошу вважати зазначену причину об’єктивною.

Як бачимо, з погляду композиції, у цьому тексті, що складається лише з двох речень, чітко окреслюється причина написання пояснювальної записки , констатується факт і висловлюється прохання в активному варіанті закінчення. Треба пам’ятати, що навіть якщо документ складається лише з одного речення

(наприклад, заява, наказ, розпорядження), воно структурно поділяється на дві частини – констатувальну і розпорядчу. Отже, не завжди в документі наявні три складових частини – все залежить від виду документа.

Якщо на початку документа викладаються обставини, які викликали появу документа, або називається причина, а в кінці – мета, то такий порядок розташування композиційних частин називається прямий виклад. За зворотнім викладом на першому місці визначається мета написання документа, а мотив, причина, обставина, що спонукали до створення документа, – наприкінці.

У будь-якому разі виклад належить вести за чітко продуманим планом; ні в загальній системі викладу, ні в переходах від однієї частини тексту до іншої, ні в окремих формулюваннях не можна порушувати закони логіки. Це – найзагальніша вимога, яка ставиться до тексту ділового паперу.

Композиційної стрункості діловим паперам надає вдале розміщення матеріалу, послідовний виклад, оптимально визначені характер та обсяг відомостей. У процесі викладу не слід перевантажувати документ другорядними деталями, дрібницями, зайвими словесними прикрасами й надлишковими трафаретними формулами.

Основні правила написання та оформлення тексту документа

Мова тексту документа відповідає загальнолітературним нормам сучасної української мови, які безпосередньо не пов’язані з особливостями того чи іншого функціонального стилю. Вимога зрозумілості мови документа означає вживання загальновідомих, зрозумілих усім мовцям слів, офіційних термінів у значенні, яке закріплюють за ними словники.

Разом з тим мова не є пасивним фіксатором змісту документа, а виконує активну регулювальну функцію, тобто добір мовних засобів впливає на дієвість документів. «Ділові папери – не матеріал для читання, – зазначає А.Коваль, – а спосіб спонукання до дії. Саме цій меті повинна бути підпорядкована мова ділового документа».

Творець документа мусить добре володіти українською літературною мовою, зокрема тим її варіантом, який обслуговує сферу ділових стосунків та має писемну форму вияву.

Мовні засоби тексту документа повинні відповідати таким основним засадам:

1. Об’єктивність

Особистий момент у документах зведений до мінімуму. Це досягається вживанням мовних одиниць, які не називають особи укладача документа. Текст викладається від третьої особи: Ректорат клопочеться…, Університет гарантує…. Від першої особи викладають прохання (або пропозицію), яке висловлене в заяві: Прошу звільнити мене від занять…; інформацію, подану в автобіографії, доповідній або пояснювальній записці, розпорядчих документах, рекомендаційному листі, дорученні, заповіті, розписці: Доводжу до вашого відома…, Наказую…, Знаю претендента…, Я не з’явився на заняття… тощо.

Об’єктивність документів пов’язана з використанням безособових конструкцій – односкладних безособових речень, присудок у яких виражений формою інфінітива дієслів, безособовими дієсловами та предикативними формами дієслів на НО-,ТО-, предикативними прислівниками: Запропоновано внести на розгляд питання про…,Ухвалено рішення про… .

2. Стандартність

Стандартність на рівні мовних засобів передбачає використання готових, перевірених практикою словесних формул, які легко сприймаються і точно описують ситуацію, яка неодноразово повторюється. Стандартизовані мовні звороти виступають як сигнал певного типу інформації: Вважаємо за необхідне попередити…, У порядку надання технічної допомоги…. Якщо службова особа відмовляється від стандартного викладу, це може означати, що цьому документові чи справі надають особливої ваги, зумовленої винятковості.

Основними засобами стандартизації є канцеляризми (кліше):

· згідно з Вашим проханням;

· відповідно до Постанови Кабінету Міністрів…;

· у порядку обміну досвідом…;

на виконання розпорядження №.. .

Такі стандартні вислови полегшують сприймання документа, а також процес його складання, скорочуючи час на пошуки формулювань.

Стандартизація відбувається і на рівні синтаксису – використання речень загального зразка, з чітко визначеним порядком розміщення його складових частин, членів речення:

Заслухавши та обговоривши…, Беручи до уваги…, Розглянувши представлений до затвердження проект…, Враховуючи…, Керуючись…( дієприслівникові звороти зазвичай стоять на початку речення: Керуючись нормативно-правовими актами…);

Комісія дійшла висновку…, Рішення остаточне і оскарженню не підлягає (Вживається прямий порядок слів ( підмет передує присудку, означення стоять перед означуваними словами, додатки - після опорного слова, вставні слова – на початку речення ) у тому випадку, якщо логічний наголос падає на об’єкт дії; зворотній порядок уживається, якщо логічний наголос падає на саму дію).

3. Логічна послідовність

Усі частини тексту логічно пов’язані. Це виявляється в межах речення чи тексту документа, які будують з чітким дотриманням послідовності викладу матеріалу, вмотивованим порядком розташування змістових частин тексту (вступ, основна частина, висновки) та поділом його на абзаци, пункти, підпункти.

Мовними засобами логічної послідовності виступають слова, які вказують на причинно-наслідкові зв’язки (тому що; оскільки; через те, що; внаслідок того, що), підкреслюють наступність, черговість подій або явищ (спочатку, водночас, одночасно, потім, насамкінець; по-перше, по-друге), виражають протиставлення (не…,а), позначають результативність виконання дій (таким чином, отже, у результаті).

Для вираження причинно-наслідкових зв’язків вживаються складнопідрядні речення. Будуючи ці речення, треба пам’ятати, що найуживанішими є складні речення із сполучниками та сполучниковими словами що, який, якщо, за умови, внаслідок того що, щоб, де, як: Працівник не несе матеріальної відповідальності, якщо шкода заподіяна не з його вини.

Місце підрядної частини залежить від того, до якого члена головної частини вона відноситься. Якщо підрядна частина пояснює лише одне слово чи словосполучення головної, то вона, як правило, іде слідом за нею.

Складнопідрядні речення, поєднуючи прохання й причини, що спонукали звернутися з проханням, відмову й переконливу аргументацію в межах єдиної конструкції, надають більшої переконливості проханню й пом’якшують враження від відмови: Контракт з Вами не може бути підписаний на новий термін, оскільки передбачається скорочення штату взагалі.

Якщо підрядна частина відноситься до групи присудка у головній частині чи до всієї головної частини, то вона ставиться або перед головною(коли акцент робиться на обставинах виконання дії), або після головної (коли пояснюється основна ідея складного речення, наприклад: Нарада тривала менше, ніж годину з огляду на те, що…

4. Ясність викладу, точність опису

Мова тексту повинна бути зрозумілою, не викликати двозначності. Це вимагає від укладача правильного користування термінами. Бажано уникати вузько вживаних професіоналізмів.

5. Свобода від суперечностей

Аргументи, викладені в тексті документа не повинні суперечити одне одному. Форма вираження не має суперечити змісту висловлювання , наприклад, прохання, що висловлене у формі наказу: Дозвольте повернутися до виконання своїх обов’язків!

Слова і вирази, що мають розмовний характер або емоційну забарвленість , не вживаються в текстах документів, оскільки суперечать мовностилістичним вимогам офіційно-ділового стилю.

6. Лаконічність

Лаконічним вважається текст, у якому немає багатослівної аргументації, зайвих слів та повторень. Так, лаконічності можна досягти вживанням загально -прийнятих скорочень та абревіатур: обл.., смт., ДАІ, МВС,грн., канд.. філол., проф., рр.., тт. (товариші,томи) та інші. Сприяють лаконічності умовні позначення, стандартні звороти, прості речення.

Крім названого вище, треба звернути увагу на те, що в розпорядчих документах застосовуються мовні конструкції наказового характеру: наказую (у наказі), пропоную ( у вказівках); інфінітиви в значенні наказовості: Затвердити склад державної комісії, Відрахувати з університету за порушення Правил внутрішнього розпорядку.

Особливості тексту в документах різного типу

У документах різного типу текст може відрізнятися як за композицією, так і за способом викладення інформації.

Так, наприклад, для заяви стандартним є текст, який має таку структуру:

· прохання (прошу надати.., прошу звільнити.., прошу дозволити.., прошу перевести… тощо);

· обґрунтування прохання (у зв’язку з …, оскільки…, відповідно до… тощо).

У складних заявах підставою для неї можуть бути додатки. За способом викладення інформації такий текст будується за законами міркування.

Порівняно з ним текст автобіографії будується як опис (автобіографія-документ) або як розповідь (автобіографія-розповідь). Подібно до тексту автобіографії-документу, який складається з окремих блоків: 1)прізвище, ім’я, по батькові; 2) дата народження; 3)місце народження; 4)відомості про навчання; 5) відомості про трудову діяльність; 6) відомості про громадську діяльність; 7)короткі відомості про склад сім’ї), вибудовується текст резюме – документа, що є одним з найефективніших засобів пошуку роботи.

У розпорядчих документах, як зазначили раніше, текст складається лише з двох частин – констатувальної, де вказується мета і підстава видання, та розпорядчої, де перераховуються дії, які треба виконати, та особи, відповідальні за їх виконання.

· Такий організаційний документ, як протокол, має текст, що складається з двох частин: вступної та основної. У вступній частині вказується дата проведення зборів, зазначаються прізвища та ініціали всіх присутніх. При великій кількості присутніх на засіданні їх список складається окремо й додається, а в протоколі лише загальна кількість присутніх. У цій частині також подається порядок денний зборів з переліком питань, що розглядаються. Основний текст протоколу поділяється на розділи, які відповідають пунктам порядку денного. Кожен розділ містить такі частини:

· слухали;

· виступили;

· ухвалили ( у цьому розділі повністю записується прийняте рішення (ухвала), яке може складатися з одного чи кількох пунктів або з констатувальної й резолюючої частин.

Навіть ці приклади доводять, що композиція тексту та характер передачі інформації в ньому залежать від виду документа й змісту інформації.

Читайте також:

1. Аналіз документів
2. Аналіз документів як метод соціологічного дослідження.
3. Анотування і реферування наукових текстів
4. Аудит грошових документів та грошових коштів у дорозі.
5. Бухгалтерська обробка документів.
6. Бухгалтерське оброблення первинних документів та їх збереження
7. Бюджетні установи отримують кошти на своє функціонування з бюджету виключно на основі фінансових документів, які називаються кошторисами.
8. Видалення (позначка на видалення) документів
9. Види бойових документів і вимоги до їх оформлення
10. Види бойових документів і вимоги до їх оформлення
11. Види документів
12. Види документів за ознаками класифікації та групами

Переглядів: 4069