Види документів за ознаками класифікації та групами

Класифікація документів

Виробничо-господарська діяльність організацій дуже різноманітна. Різні факти, події, явища вимагають відповідного оформлення, а це викликає необхідність у складанні різних за назвою, формою, змістом документів. З метою підготовки документа, який відповідав би усім вимогам та для зручності роботи з ним, прийнято вирізняти окремі групи та види документів за певними ознаками класифікації.

Класифікація документів – це їх поділ на класи за найзагальнішими ознаками подібності або відмінності та формування на цій основі справ.

Передусім відокремлюють певні системи документації та документування.

Система документації – це сукупність документів взаємопов′язаних між собою, що взаємодіють і створюють цілісні утворення із певними формами.

Мета класифікації документів полягає у:

- підвищенні оперативності роботи апарату управління й відповідальності виконавців шляхом розмежування функцій, структурних підрозділів і обов′язків виконавців, чіткого розподілу інформації;

- економії праці завдяки використанню інформаційно-довідкового апарату (предметно-тематичного каталогу).

Значення класифікації документів полягає у:

- забезпеченні їх швидкого пошуку у поточному діловодстві;

- підвищенні оперативності роботи з документами.

№ п/п	Ознаки класифікації	Види документів	Примітки та приклади
	Спеціалізація	Загальні	З адміністративних питань
Спеціалізовані	З фінансових питань, з комерційних питань
	Призначення	Розпорядчі	Документи, які відображають питання оперативного управління організацією
Організаційні	Документи, що регламентують діяльність організації, визначаючи її функції та функції її елементів
Інформаційні	Документи, в яких міститься інформація про факти, події, явища, що відбулися в організації та за її межами
	Місце складання	Внутрішні	Створені на тому підприємстві, де вони функціонують.
Зовнішні	Надійшли з інших організацій або направлені іншим організаціям чи громадянам
	Напрям руху	Вхідні	Документи, що створені за межами організації та надійшли в організацію
Вихідні	Документи, що створені в організацій, але використовуються за її межами
Внутрішні	Створені на тому підприємстві, де вони функціонують.
	Джерела виникнення	Первинні	Характеризують стан підприємства (статистична звітність)
Вторинні	Отримані на підставі аналізу та узагальнення відомостей, наведених у первинних документах
	Форма	Стандарти	Створені за чітко визначеними нормами та правилами, не мають відхилень від зразків
Індивідуальні	Створені за задовільною формою
	Спосіб виготовлення	Типові	Заяви
Трафаретні	Частина тексту вже надрукована, інша вписується при заповнені
Індивідуальні	Листи, відгуки, реценції
	Техніка відтворення	Рукописні	Написані від руки
Відтворені механічним способом	Надруковані
На аудіо– та відео плівці	Аудіо– або відеозапис якоїсь події
На дискетах для користування на ПК	Створені для роботи на ПК
	Ступінь гласності	Цілком секретні	Мають дуже обмежений доступ, зберігаються в спеціальних умовах
Секретні	Зберігаються в окремих кімнатах, видаються співробітникам за спеціальним списком, їх реєстрація та облік ведеться у спеціальних книгах
ДСК (для службового користування)	Зберігаються у сейфах, видаються для роботи відповідно до затвердженого керівником списку
Загальнодоступні	Документи, з якими можуть ознайомитися всі бажаючі без обмежень
	Складність	Односкладні	Складаються з одного питання
Складні	Містять в собі два або більше питань
	Стадії створення	Оригінал	Документ, який створено вперше й належним чином оформлено. Він може бути розмножений копіями. У юридичному відношенні оригінал і копії рівнозначні
Копія	Це точне відтворення оригіналу, має у верхньому правому кутку позначку „копія” і завірена в певному порядку. В свою чергу розрізняють 3 різновиди копій: 1. Відпуск – це копія оригіналу документа, що залишається у відправника. 2. Витяг – копія, що відтворює частину оригіналу. 3. Дублікат – другий примірник документа, виданий у зв′язку із втратою оригіналу.
	Термін зберігання	Постійного зберігання	75 років
Тривалого зберігання	Понад 10 років
Тимчасового зберігання	До 10 років
	Зміст	Організаційно-розпорядчі	Документи для оперативного управління установою
Фінансово-облікові	Відображають ведення обліку в організації
Постачальницько-збутові	Відображають аспекти господарської діяльності установи
	Термін виконання	Термінові та дуже термінові	До 10 днів
Звичайні, безстрокові	До 30 днів
	Засоби фіксації (відбиття)	Письмові (рукописно-друковані)	Охоплюють усі рукописні та машинописні документи
Графічні	Креслення, графіки, карти, малюнки, схеми, плани
Фото-, кіно-, фотодокументи	Дають можливість зафіксувати ті об′єкти, явища, процеси, котрі відтворити іншими засобами неможливо. Фотодокументи дають можливість робити точний звукозапис інформації, їх широко використовують для протоколювання зборів, нарад, засідань тощо.
	Юридична сила	Справжні	Бувають: - дійсними; - недійсними, тобто втратили юридичну силу. Наприклад, договір.
Підробні	Виникають внаслідок матеріальної чи інтелектуальної підробки
	Походження	Службові	Стосуються інтересів підприємств та організацій
Особисті	Стосуються певної особи, імені
	Ступінь обов′язковості	Директивні	Потребують обов′язкової відповіді, виконання
Інформаційні	Виготовляються з інформаційною метою й беруться до відома
	Найменування	Положення, накази, інструкції, звіти, акти, записки, листи, довідки, плани тощо

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Поняття про діловодство, документ	\|	Загальні поняття про законодавчу та нормативно-методичну базу діловодства

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.014 сек.