Завдання проекту полягає у викладенні конкретних заходів, без виконання яких мета проекту не буде досягнута.
Звертаємо при цьому увагу на помилку, що часто трапляється — вона полягає у невизначенні технічно-організаційних, допоміжних завдань, які служать оцінюванню чи промоції. Під час формування списку завдань не можна забувати про такі завдання, як:
• вступні організаційні дії (такі, що попереджають початок істотної реалізації проекту, наприклад, створення робочої групи з реалізації проекту і розподіл доручень);
• написання поетапних звітів і підсумкового звіту з реалізації проекту; такі елементи виступають завжди в проектах, реалізованих при участі грантів;
• дії, пов’язані з моніторингом і оцінюванням успіхів реалізації проекту;
• дії, пов’язані з промоцією і public relations проекту (наприклад, збір і розсилання інформації, конференція для преси по закінченню проекту, публікація, що підсумовує результати і досвід проекту).
Ця діяльність також вимагатиме часу, людських ресурсів, приміщень, обладнання тощо.
Завдання для досягнення успіху повинні бути конкретними, тобто чітко визначати, для кого та де (цільова група та місце проведення), з часовими рамками. Як правило, тривалість проекту не може бути більшою одного календарного року. У тоні проекту повинна відчуватися впевненість в тому, що завдання будуть виконані, а мета досягнута.
Точка зору експерта з оцінки проектів:
Розділ за завданнями в заявці є першим етапом (рівнем), на якому експерт вже очікує побачити певну ступінь точності, ясності і вимірності. Якщо формулювання завдань нечітке, мета висловлена загальними фразами, побудована недостатньо логічно, і взагалі виконання завдання не може бути жодним чином оцінено, експерт може прийняти рішення повернути заявку без подальшого аналізу.
Таким чином, організація має позначити більш визначені (чітко окреслені) завданнядля проекту, який фінансується через грант. Завдання — це ті результати, які можна побачити і якимось чином виміряти. Формулювання мети, завдань повинні бути логічно і емпірично спрямовані на досягнення цієї мети. Що більш важливо, завдання мають бути напряму пов’язані з ефективним здійсненням діяльностіпо проекту27.
Ричард Н. Блу, старший співробітник Management Systems International
27Ричард Н. Блу “Заявка на грант: точка зрения эксперта по оценке”.// www.fundraising.ru
Методи реалізації завдань проекту.
У даній частині описується те, що заявник планує зробити, щоб виконати завдання. Зазвичай це найдовша частина заявки, яка може бути досить конкретною і чіткою. Опису методів звичайно приділяється найбільше уваги при написанні заявки, хоча б тому, що саме здійснення видів діяльності дає уяву про необхідний бюджет.
Методи — це способи та засоби, які використовуються для виконання поставлених завдань та визначеної мети. Методи діяльності по проекту можна визначити, відповідаючи на відповідь «як саме, за допомогою чого будуть виконані завдання?».
Існують різні за впливом і результатами методи діяльності. На їх вибір може впливати політична, соціальна, економічна ситуація, досвід роботи організації-заявника, технічні, нормативно-правові умови реалізації проекту, можливості і ресурси заявника, наявність політичної підтримки неурядових організацій владними структурами, підтримка в суспільстві, ступінь довіри цільової групи проекту до організації-виконавця, можливість доступу цільової групи до послуг проекту.
Можливими методами діяльності є:
o інформаційно-освітні програми (заходи, пов’язані з підвищенням рівня інформованості учасників проекту);
o програми формування мотивації і навичок (мотиваційна діяльність, пов’язана з консультуванням і інформованістю; підготовка і розповсюдження мотиваційних матеріалів);
o програми з залученням до участі клієнтів проекту і спеціалістів зацікавлених організацій (організація груп взаємодопомоги, підготовка і залучення волонтерів та спеціалістів, підготовка і проведення тренінгів тощо).
Наприклад, одним із заходів в рамках вашого проекту — провести семінар по проблемі впливу стану навколишнього середовища вашого міста на здоров’я його жителів. Зрозуміло, що організовувати його проведення будете ви. Але хто буде його проводити: ви самі, запрошені спеціалісти з науково-дослідного інституту чи «столичні світила»? А кого ви запросите у якості слухачів: представників адміністрації, журналістів, медиків, екологів, просто жителів чи представників усіх цих кіл? Скільки днів продовжуватиметься семінар? Де він буде проводитися? Чи будуть демонструватися фільми на дану тематику? Які ще ресурси будуть задіяні?
Приклад завдань та заходів проекту:28
Завдання
Забезпечити ефективність роботи робочих груп зі стратегічного планування.
Заходи:
- проведення семінару-тренінгу «Основи конструктивної співпраці» для голів та секретарів (модераторів) робочих груп по стратегічному плануванню з питань забезпечення їх ефективної роботи. Одноденний семінар-тренінг відбудеться, орієнтовно, у третій декаді вересня 2004 р., у приміщенні Центральної районної бібліотеки (м. Світловодськ, вул. Леніна, 62), кількість учасників — 14 осіб;
- видання посібника з методичними та практичними рекомендаціями по стратегічному плануванню для забезпечення членів робочих груп з розробки стратегічного плану, накладом 200 примірників.
Завдання
Проінформувати жителів району про підсумки реалізації проекту.
Заходи:
- проведення районної конференції за підсумками реалізації проекту. Конференція відбудеться, орієнтовно, у першій декаді жовтня 2005 року в приміщенні районного Будинку культури (м. Світловодськ, вул. Куйбишева, 13), кількість учасників — 300 чол., тривалість — 3 год.;
- прямий ефір за участю членів робочих груп з розробки стратегічних планів. Прямий ефір відбудеться в третій декаді жовтня 2005 року, кількість учасників — 5 чол., тривалість — 1 год.;
- розповсюдження досвіду використання методик стратегічного планування для соціально-економічного розвитку сільських населених пунктів. Видання брошури “Соціально-економічний розвиток сільських громад. Інноваційні підходи”, накладом 500 примірників.
28Проект “Розробка стратегічних планів сіл Світловодського району”.
Для опису методів досягнення поставлених мети та завдань і визначення, чи відносяться вони до цільових груп, дайте відповідь на наступні контрольні питання:
o Чому цей метод можна застосувати для вирішення цієї проблеми?
o Хто виграє у результаті застосування цього методу?
o Що зміниться?
o Хто плануватиме діяльність по проекту?
o Хто здійснюватиме діяльність по проекту?
o Хто братиме участь у проекті?
o Як будуть залучатися учасники до проекту?
o Коли і як буде здійснюватися діяльність по проекту?
o Що буде відбуватися під час діяльності по проекту?
o Які ресурси (технічні, людські, фінансові, матеріальні) необхідні для успіху запропонованих методів?
Відповівши на ці запитання, визначивши комплекс можливих методів і проаналізувавши можливість їх виконання, важливо порівняти прогнозований вплив і охоплення. Методи діяльності, які мають більший вплив на проблему і охоплюють більшу частину суспільства, що потерпає від зазначеної проблеми, мають пріоритетне значення порівняно з методами, які мають менший вплив і охоплюють менше коло людей.
Малюнок 7. Діаграма «охоплення/вплив»
Однак нерідко важко визначити ефективність якогось конкретного методу. Інколи недостатньо інформації про його вплив, або цей вплив не піддається вимірюванню, або вимагається багато часу, щоб діяльність призвела до якогось результату.
У таких випадках цілком можливо приблизно оцінити вірогідний вплив методу по тому, наскільки продуктивно він працює у цільовій групі. Передбачається, що методи діяльності, які більш продуктивно працюють в цільових групах, будуть мати тенденцію сильніше впливати на проблему.
При виборі методів діяльності важливо визнати те, що часто існує певне протиріччя між діяльністю, з достатньою продуктивністю, для досягнення впливу, і охоплення достатньої кількості людей у суспільстві, які потерпають від проблеми. Методи, які дозволяють впливати на значну кількість людей (PR-кампанія у ЗМІ), часто недостатньо ефективні для кожної людини окремо і самі по собі мають незначний вплив на проблему.
Для того, щоб правильно обрати методи діяльності, виходячи з найкращого використання ресурсів, важливо проаналізувати це протиріччя між ефективністю впливу і ступенем охоплення. Для такого аналізу використовується діаграма «охоплення/вплив» (мал. 7)29.
Для порівняння рівня охоплення і впливу різних методів рекомендуємо проаналізувати ступінь впливу кожного методу (від низького до високого) та рівень охоплення (від низького до високого) цільової групи.
Для прикладу, PR-кампанії у засобах масової інформації охоплюють значну аудиторію, але ефективність індивідуальних консультацій є найбільш високою. Використовуючи отримані результати, можна побудувати діаграму «охоплення/вплив».
Така методика дозволить покращити комбінацію різних методів та збалансувати охоплення і вплив.
29Т. Дешко. Разработка проектов (методические рекомендации). – К.: Міжнародний Альянс з ВІЛ / СНІД, 2002 — 94 ст.
Точка зору експерта з оцінки проектів:
Види діяльності можуть включати такі знайомі пункти, як випуск бюлетенів, проведення конференцій, семінарів, навчання і надання послуг з консультування і технічної допомоги. Такі категорії, як надбання знань і навичок, консультаційна і технічна підтримка, навчання, формування мережі через бюлетені, електронну пошту, і — деколи — робота з організаційного розвитку, добре відомі, чудово досліджені і широко застосовуються практично всіма організаціями.
Найважливіше питання — чи мають запропоновані види діяльності чіткий і можливий причинний зв’язок з поставленими завданнями? Експерт повинен знайти в заявці підтвердження наступному: якщопроводиться діяльність А, тозавдання Б буде виконано.
Далі: оскільки більшість запланованих видів діяльності є більш-менш стандартними (для прикладу, навчання), — необхідно спрямувати аналіз на якість запланованої діяльності. Хто буде проводити навчання, чи мають викладачі необхідну кваліфікацію? Чи будуть розроблені і розповсюджені серед учнів спеціальні матеріали з навчальних програм? Чи заплановані якісь заходи по завершенню навчання, націлені на закріплення отриманих навичок?
Саме на цьому етапі потенційний грантоотримувач може запропонувати інноваційні і творчі шляхи здійснення діяльності по проекту. Наприклад, використання електронної пошти замість бюлетенів для обміну інформацією і формування мережі, яка охоплює великі простори. Нововведення повинні підтримуватися, але експерт також повинен поставити запитання: чи буде запропонований механізм працювати, чи буде він ефективним, яких це вимагатиме витрат?
Одначе те, що на перший погляд може видатися унікальним, часто виявляється не більш ніж відтворенням відомої моделі в дещо іншій ситуації чи поширенням її на інший географічний регіон. І експерт повинен вміти відрізняти поширеніпроекти від дійсно інноваційних. Ступінь ризику і винагороди в інноваційних проектах може бути досить великою, тому організація-грантодавець має прийти до продуманого висновку про такий вид інвестування30.
Річард Н. Блу, старший співробітник Management Systems International
30Ричард Н. Блу “Заявка на грант: точка зрения эксперта по оценке”.// www.fundraising.ru
Завдання
На попередніх етапах розробки проекту ми визначили проблему і обґрунтували її актуальність, визначили цільову групу проекту і сформулювали його мету. Наступним кроком є формулювання завдань проекту. Для цього необхідно виконати пропоновану вправу. Ви самостійно маєте спробувати визначити кількість завдань та заходів у рамках цих завдань відповідно до мети вашого проекту.
Вправа 4.
Сформулюйте завдання проекту
Завдання 1:
Захід 1:
Захід 2:
Захід 3:
Завдання 2:
Захід 1:
Захід 2:
Захід 3:
Визначення очікуваних результатів
Ви працюєте для того, щоб змінити щось у цьому житті. І, звичайно ж, кожен проект повинен мати свій результат. Для цього в проекті застосовуються показники діяльності, або очікувані результати. Їх основне призначення:
o з’ясовування завдань і логіки проекту;
o вимір результатів протягом часу;
o показник задоволення потреб беніфіціаріїв;
o визначення сильних і слабких сторін у реалізації проекту;
o повідомлення результатів зацікавленим сторонам.
Кожен проект має передбачати вимірні і наперед заплановані результати. В проекті має бути записано, якого конкретного результату буде досягнуто, як можна буде оцінити ефективність вашого проекту після його завершення і на які критерії успіху при цьому покладатися.
Основним тут є поняття вимірності результату. Вимірним є такий результат, для якого вказано одиницю вимірювання (вказати, що будемо вимірювати) і визначено міру (подати, скільки повинен скласти результат вимірності).
Для прикладу31:
- правильний запис:
«Результатом проекту буде створення щонайменше 300 робочих місць»: той результат є вимірним, в якому запис одночасно вказує і одиницю вимірювання (число робочих місць), і міру (300 місць).
- неправильні записи:
«Результатом проекту буде створення нових робочих місць»: вказано одиницю вимірювання (вимірювати будемо кількість робочих місць), але не визначено міру (не вказано, скільки саме робочих місць повинно бути створено);
«Результатом проекту буде покращення ситуації на ринку праці на 5%»: запис вказує міру 5%, але не вказує одиниці вимірювання (невідомо, що міряти, що саме покращиться на 5%: кількість нових фірм? робочих місць? норма безробіття?). Неточний опис результату.
Результат не варто плутати з цілями проекту. Якщо ціллю проекту є «впровадження системи селективного збирання відходів», то це не означає, що результатом проекту буде… саме впровадження системи селективного збирання відходів.Ціль може бути сформульована як «упровадження системи…», але результати проекту будуть, наприклад, наступними:
o буде впроваджено мотиваційну, диференційовану систему оплати за відбір відходів, розділених і нерозділених;
o щонайменше 90% домашніх господарств і 96% фірм будуть охоплені інформаційною акцією;
o щонайменше 70% домашніх господарств шість разів будуть вручені кольорові мішки для відходів у межах керування системою;
o щонайменше 20% домашніх господарств після закінчення проекту фактично будуть розділяти відходи і замовляти в подальшому мішки;
o 25% приватних орендарів візьмуть в оренду баки для розділення відходів;
o у 100% комунальних житлових будинків буде встановлено баки для розділення;
o сорок наборів кольорових баків для відходів буде встановлено в публічних місцях;
o час збирання розділених відходів скоротиться до 7 днів;
o на час закінчення проекту (через 2 роки) щонайменше 25% маси відходів буде потрапляти на склад у розділеному вигляді. З цього для баків під алюміній показник становитиме 40%.
Ціль може бути описана дещо загально і більш ідеально. Результатів загалом може бути багато, але кожен має бути конкретним, одночасно вимірним.
Для оцінювання очікуваних результатів проекту існують два види показників: кількісні (що буде зроблено) та якісні (що зміниться). Якісні і кількісні показники обов’язково мають бути присутніми у проекті.
Кількісні показники є вимірами кількості, разом із статистичними елементами включно. До кількісних показників можна віднести наклад випущених вами видань, кількість годин (днів) проведених семінарів, кількість учасників семінарів та інші цифри і факти.
Якісні показники — це твердження відчуття, одержані внаслідок суб’єктивного аналізу. Якісні показники іноді виглядають як нестійкі і ненадійні. Проте при ретельному відборі вони можуть надати гідні довіри дані. Іноді може застосовуватися комбінація кількісних і якісних показників. До якісних показників і критеріїв їх оцінки можна віднести: як і по яким ознакам ви визначите, що ситуація дійсно змінилася на краще, а не навпаки; наскільки стабільними (життєздатними) будуть ці зміни; якою мірою будуть задоволені потреби цільової групи тощо.
31Я. Варда, В. Клосовскі. Острови надій: розробка стратегій локального розвитку. - Івано-Франківськ: “Нова Зоря”, 2003 — 339 ст.
Приклад очікуваних результатів: 32
голови та секретарі (модератори) робочих груп у кількості 24 особи, отримають методичні рекомендації та практичні навички з забезпечення ефективної діяльності робочих груп, оцінки діяльності робочих груп згідно G.R.P.I. — методу самодіагностики команди;
буде розроблено основні напрямки стратегії підвищення якості життя;
буде визначено індикатори підвищення якості життя;
буде розроблено систему та методику моніторингу якості життя;
будуть розроблені та затверджені стратегічні плани дванадцяти сіл Світловодського району. Стратегічні плани будуть поєднувати функції політичного, управлінського та економічного документу, документу як засобу для залучення інвесторів;
у процесі роботи над стратегічним планом місцеві урядовці набудуть практичних навичок проведення SWOT- та TOWS-аналізу, SMART-оцінки цільових програм та проектів, які є новими методами економічного аналізу, організації ефективної роботи, є універсальними і придатними для використання в інших напрямках управлінської роботи. Проведення SWOT-аналізу дозволить по-новому побачити і оцінити територію, визначити внутрішні приховані резерви і шляхи вирішення проблем;
з використанням нових інструментів економічного розвитку буде проведено конкретний і детальний аналіз території, який не можна зробити, використовуючи традиційні методики економічного і суспільно-політичного аналізу;
спільна робота над стратегічним планом започаткує нові, якісно вищі стосунки, а також співпрацю між місцевими урядами, громадськістю та бізнесовими колами.
32Проект “Розробка Стратегічного плану соціально-економічного розвитку “Світловодщина–2015”.
При відборі показників очікуваних результатів проведіть наступний процес, що складається з чотирьох етапів:
o зберіть усі зацікавлені сторони і проведіть мозковий штурм питання можливих якісних/кількісних показників, підготуйте всеохоплюючий перелік;
o застосуйте критерії відбору і відберіть необхідну кількість показників згідно цих критеріїв;
o забраковуйте у разі невідповідності критеріям, відберіть найкращі з тих, що залишилися;
o дайте детальне визначення кожного відібраного показника. Особливу увагу зверніть на всі наведені вами цифри, які можуть стати критерієм виміру вашого професійного і відповідального підходу та серйозності запропонованого вами проекту.
Відбір показників роботи.
Кількісні статистичні дані:
Якісні судження чи сприйняття:
Кількість Частота Відсотки Співвідношення Коливання (варіантність)
Присутність Якість Розмір Рівень Узгодженість
Основні критерії відбору:
o Чинність. Чи показник справді вимірює результат?
o Чутливість. Якщо результат змінюється, чи зможе показник відобразити ці зміни?
o Надійність. Чи це послідовний показник у часі?
o Простота. Чи легко буде збирати і аналізувати інформацію?
o Використання. Чи буде корисною інформація для прийняття рішень?
o Рентабельність. Чи варта інформація затрачених коштів?
Останнім часом у деяких проектах впроваджуються цікаві поділи результатів проекту на продукти, результати і впливи, одночасно застосовуються до оцінки проектів часткові показники продукту, результату і впливу, додаючи ще четвертий показник — показник вкладу.
Вклад (input) — це, просто кажучи, затрати на проект, самі не є ефектом проекту, але будуть становити фон до оцінки ефективності проекту.
Продукт (output) — це все те, що зроблено в рамках проекту, наприклад, організація навчання для безробітних.
Результат (result) — це безпосередній наслідок для бенефіціарів зі створення нашого продукту, до користі, отриманої ними безпосередньо в ході і відразу по закінченню проекту, наприклад: безробітні здобули додаткові знання завдяки перепідготовці.
Вплив (impact) — це посередній ефект в перспективі, що виникає з впливу нашого проекту на оточення; суттєва зміна на краще, яку спричинили саме ми. Наприклад, отримання на протязі року п’яти робочих місць завдяки застосуванню додаткових знань.
Хоча відмінності, показані вище, можуть видатися спочатку клопіткими (все-таки кожен з продуктів викликає якісь результати і впливи, а в свою чергу кожен з результатів і кожен із впливів виникає з існування якогось продукту), то і так варто його проводити для кращого розуміння фактичних наслідків нашого проекту.
Продукти керують нами більше в бік конкретики і вимірності. В свою чергу, результати і впливи керують нами більше в бік бенефіціарів і доцільності. Для продуктів (особливо — прирівняних до вкладу) порахуємо перш за все ефективність (продуктивність), а для результатів і впливів — перш за все дієвість.
Необхідно вміти розрізняти операційні результати та розвиткові результати. Операційні результати спричиняються адміністративною та менеджерською ланкою організації та проекту. Сюди відносяться внески (витрачені кошти, надані технології та кваліфікація людей), які піддаються простому вимірюванню, та заходи. Внески трансформуються у заходи. Здійснення або нездійснення заходів також відносно просто виміряти. Завдяки простоті вимірювання внесків та заходів саме на них зосереджується процес вимірювання результатів реалізації проекту. Розвиткові результати, з іншого боку, повинні спричинити зміну людського стану до певного ступеню. До розвиткових результатів відносяться продукти, наслідки та вплив.
Отже, процес трансформування внесків у заходи породжує три рівня результатів:
Результати першого рівня — продукти. Продукти визначаються як короткочасні розвиткові результати, що логічно спричиняються проектними заходами. Вони, як правило, негайні, конкретні і відчутні. Проте у певних обставинах продукт може бути менш відчутним: скажімо, ступінь внутрішньої зміни особи або групи — поліпшення знання чи розуміння концепції.
Результати другого рівня — наслідки. Наслідки є середньотривалими результатами, які логічно витікають з одержання комбінації продуктів. Наслідок може розглядатися як щось відмінне, краще чи додаткове стосовно чогось зробленого у минулому. Наслідків, як правило, можливо досягти у термін існування певного проекту.
Результат третього рівня — вплив. Вплив є довгостроковим результатом розвитку, що є логічною послідовністю одержання комбінації продуктів та наслідків. Вплив проекту звичайно не стає видимим доти, доки не пройде деякий час після завершення проекту.
Для прикладу
Проектом “Розробка стратегічних планів сіл Світловодського району” передбачено видання посібника з методичними та практичними рекомендаціями зі стратегічного планування для забезпечення членів робочих груп з розробки стратегічного плану.
Результатом першого рівня (продуктом) став випуск посібника “Стратегічне планування як розвиток громади”.
Як наслідок (результат другого рівня) з’явилося додаткове джерело інформації щодо процесу стратегічного планування.
Інформація, подана у посібнику, позитивно вплинула (результат третього рівня) на сприйняття процесів стратегічного планування, підвищила результативність діяльності робочої групи.
Завдання:
Попередньо ми розпочали розробку проекту, досягнувши у цьому певних успіхів. Ми визначили проблеми, цільову групу проекту, мету проекту, визначили перелік завдань та методи їх досягнення. Наступним кроком у оволодінні мистецтвом фандрейзингу є визначення очікуваних результатів — як реалізації кожного з завдань, так і всього проекту в цілому.
Для цього пропонуємо вам виконати наступну вправу.
Вправа 5.
