Тактичні прийоми проведення ділових переговорів

Підготовка і проведення ділових переговорів

Підготовка до проведення переговорів
1. Вирішення організаційних питань	Збирання необхідної інформації про фірму, з якою вирішено співробітничати (коли і ким була заснована, в яких галузях і на яких ринках веде бізнес, дані про фінансовий стан, обсяги операцій тощо). Важливу роль має інформація про керівництво фірми – партнера. Визначення часу і місця зустрічі. § При визначенні часу початку переговорів виходять із терміну їх тривалості (1,5-2 години). Як правило, переговори призначаються на 9.30 чи 10.00. Якщо переговори проводяться у другій половині дня, потрібно вибрати такий час їх початку, щоб вони закінчились не пізніше 17.00-17.30; § Місцем проведення переговорів може бути територія кожного із учасників, чи нейтральна територія. Формування кількісного і якісного складу групи учасників у переговорах. Важливо, щоб у переговорах з вашої сторони приймали участь не тільки керівники, а й технічні експерти, які володіють конкретною інформацією і практичним знаннями.
2. Проробка основного змісту переговорів	Аналіз проблеми. Формування загального підходу до переговорів, цілей, завдань і власної позиції на них. Розробка можливих варіантів рішення. Підготовка пропозицій та їх аргументація. Розробка необхідних матеріалів і документів (проектів угод, протоколів, договорів, резолюцій, контрактів).
Проведення переговорів
1. Взаємне уточнення інтересів, точок зору, концепції і позицій учасників переговорного процесу.	Важливий етап, оскільки для досягнення домовленостей спочатку необхідно вияснити точки зору сторін і обговорити їх. Навіть добре підготовлені переговори залишають певні неясності, інформаційну невизначеність. Інформаційна невизначеність зменшується під час поступового уточнення, усвідомлення позицій та інтересів сторін. При цьому не завадить скористатися наступними рекомендаціями фахівців: § Потрібно пересвідчитися, що під одними і тими ж термінами сторони мають на увазі однакові поняття; § Найбільш важливі пропозиції повинні бути чітко сформульовані; § Вести розмову короткими реченнями (до 20 слів), які краще сприймаються співрозмовниками; § Слідкувати за невербальними елементами спілкування; § Пам’ятати, що змістовне навантаження несуть не тільки слова, а й темп, швидкість, модуляція мови. Коли ви слухаєте ділових партнерів переговорів при уточненні позицій, необхідно: § показати свою зацікавленість; § зосередитися на змістовності, логічності стверджень ділових партнерів; § спостерігати за невербальними сигналами співрозмовників; § слідкувати за основною думкою, не перебивати без потреби, постаратися виразити розуміння і позитивне ставлення до проблем партнерів; § не робити поспішних висновків із виступів ділових партнерів.
2. Обговорення позицій і точок зору учасників переговорів	Завдання цього етапу – максимальна реалізація власної позиції. При обговоренні та захисті позицій важливе значення приділяється аргументації. Аргументи учасників переговорів спрямовані в основному на те, щоб обгрунтувати власну позицію чи заперечити партнерові. Ефективність аргументації залежить від правильного підбору і використання аргументів, від рівня розуміння, знань ділових партнерів та їх ставлення між собою. На цьому етапі переговорів доцільним буде виконання наступних рекомендацій: § уникайте швидких легких поступок. Якщо пропозиція іншої сторони по переговорам була для вас неочікуваною, краще відмовити, ніж сказати „так”; § під час переговорів істотним є сам факт поступок, тому намагайтеся свої поступки „продавати” окремо; § під час обговорення пропозицій важливо бути ввічливим, тактовним по відношенню до ділових партнерів, не втягуватися у емоційні тривалі дебати; § застосовуйте фрази, які сприяють виникненню симпатії і будьте терплячими, старайтесь не дратувати другу сторону по переговорам; § правильно задавайте питання для того, щоб краще зрозуміти потреби і пріоритети партнерів; § вислуховуючи протилежну точку зору, не обов’язково погоджуватися з нею, просто признавайте її; § відхиляйте нереалістичні пропозиції; § уникайте критики і грубості по відношенню до ділових партнерів; § записуйте висловлені думки і пропозиції, щоб уникнути їх невірного розуміння; § не відповідайте на критичні і ворожі зауваження партнерів; § говоріть впевнено, спокійно, використовуйте гумор; § якщо емоції беруть верх, запропонуйте зробити перерву. Використайте її для наради власної команди, відпочинку, неофіційних зустрічей і консультацій з діловими партнерами (спільні обіди, виїзд на природу, культурні та оздоровчі заходи). Основним результатом етапу обговорення позицій і точок зору повинно бути визначення меж можливих домовленостей.
3. Етап узгодження позицій.	В залежності від проблем, що обговорюються, під узгодженням позицій може розумітися і компромісний варіант вирішення проблеми, і просто рішення по окремим питанням, які можуть увійти у підсумковий документ. Виділяється дві фази узгодження позицій: § спочатку загальна формула; § потім деталізація: редагування тексту, розробка остаточного варіанту кінцевого документу.
Аналіз результатів ділових переговорів Аналіз результатів переговорів має наступні завдання: § порівняння цілей переговорів з їх результатами; § визначення заходів і дій по виконанню досягнутих домовленостей; § вивчення можливостей проведення наступних ділових переговорів; Аналіз результатів ділових переговорів проводиться по трьом напрямкам: 1. Попередній аналіз зразу після закінчення переговорів, який допомагає оцінити хід і результати переговорів, обмінятися враженнями, визначити основні заходи і терміни їх виконання, призначити виконавців. 2. Аналіз на вищому рівні керівництва організації – обговорення звіту про результати переговорів, визначення відхилень від розроблених планів, оцінка інформації про вже прийняті заходи і відповідальних; визначення обгрунтованості пропозицій ділових партнерів, одержання про них додаткової інформації. 3. Індивідуальний аналіз ділових переговорів – оцінка відповідального відношення кожного учасника переговорів до виконання власних завдань і реалізації інтересів організації.

Тактика проведення переговорів безпосередньо реалізується за допомогою певних прийомів, які дозволяють досягнути бажаних цілей (Рис. 1).

Рис. 1. Класифікація прийомів проведення ділових переговорів.

Універсальні тактичні прийоми можна застосувати на будь-якій стадії комерційних переговорів. До них відносяться наступні прийоми.

Прийом ухилення від боротьби. Застосовується у випадку, коли вирішуються питання, небажані для обговорення, коли переговори зайшли в тупик, коли потрібно обдумати пропозицію ділових партнерів по переговорам, порадитися із керівництвом. У таких випадках партнерам по переговорам висувається прохання відкласти розгляд проблеми, перенести її на інший час, перейти до наступних питань, оголосити перерву.

Прийом затягування часу – полягає у витягуванні із партнера по переговорам максимальної кількості інформації для того, щоб на її основі прийняти більш обгрунтоване власне рішення.

Прийом „салямі” – це повільне, поступове відкриття власної позиції (точки зору на проблему). Мета – одержати максимально можливу інформацію від партнера, сформулювати і забезпечити прийняття вигідного для себе варіанту рішення проблеми, затягнути переговори при неготовності вирішення проблеми.

Прийом „пакетування” – полягає в тому, що для обговорення пропонується не одне питання чи пропозиція, а кілька. При цьому вирішуються два завдання:

§ в „пакет” поєднуються привабливі і не зовсім прийнятні для партнерів пропозиції;

§ забезпечується прийняття основних пропозицій шляхом поступок по незначним пропозиціям.

Прийоми демонстрації згоди та демонстрації незгоди – полягають у підкреслювання спільності, чи, навпаки, повного розходження у точках зору.

Прийоми завищення вимог. До списку проблем для обговорення включаються пункти із пропозиціями, неприйнятними для партнерів. Потім під виглядом значних поступок вони пом’якшуються чи знімаються зовсім, а від партнерів по переговорам вимагаються аналогічні кроки.

Прийом відвертання уваги партнерів полягає в тому, щоб продемонструвати партнерам крайню зацікавленість у вирішенні певного питання, яке насправді є другорядним. Це робиться для того, щоб після зняття його з обговорення одержати необхідні рішення по іншому, більш важливому питанню.

Прийом „висування вимог в останню хвилину” полягає в тому, щоб в кінці переговорів, коли залишається тільки підписати угоду, один із партнерів висуває нові вимоги. Якщо інша сторона зацікавлена в угоді, вона прийме ці вимоги. Але інколи буває, що підписання угоди переноситься по цій причині чи взагалі зривається.

Прийом поступового підвищення складності питань. Переговори починаються з найбільш легких, незначних питань, вирішення яких демонструє можливість досягнення домовленостей, що позитивно впливає на психологічний стан партнерів. Далі пропонується для обговорення більш складні питання

На етапах обговорення, уточнення і узгодження пропозицій сторін застосовуються наступні прийоми.

Прийом „прямого відкриття позицій” – добровільне і повне розкриття своїх потреб, інтересів і пропозицій з подальшим обгрунтуванням необхідності та важливості їх задоволення.

Прийом прийняття першої пропозиції партнера – застосовується, коли ця пропозиція цілком прийнятна, але існує загроза, що в подальшому друга сторона не піде на поступки.

Прийом заперечення партнеру – звернення уваги на слабку аргументація і непідготовленість пропозицій іншої сторони.

Прийом „ультиматуму”. Ультиматум, чи останнє слово, висувається зразу: чи приймаєте наші пропозиції, чи ми йдемо із переговорів. Вважається ризикованим, але інколи ефектним прийомом.

Прийом подвійного тлумачення. В змісті розробленого в ході обговорення документу одна із сторін вкладає подвійне тлумачення, яке не помічається партнерами, щоб у майбутньому використати його у власних інтересах, формально не порушуючи текст угоди.

„Сюрприз” полягає у прийнятті пропозицій, які за розрахунками іншої сторони не могли бути прийняті вами. Мета застосування прийому – перехватити ініціативу, викликати розгубленість у партнерів.

Пошук спільної зони рішення – вислухати точку зору партнерів по переговорам, порівняти із власними пропозиціями, спробувати знайти спільні моменти, інтереси, використати це в переговорах.

Нерідко при проведенні комерційних переговорів необхідно реагувати на неетичну, маніпулятивну лінію поведінки ділових партнерів. Для цього пропонуються наступні прийоми.

Реакція на обман. Партнери по переговорам ідуть на обман, наводять дані, які не відповідають дійсності. Якщо ви показуєте сумніви у їх доводах, вони зображують образу і навіть обурення.

Переговори можуть продовжуватися, але уже без довіри іншій стороні. Непотрібно старатися одразу ловити партнерів на брехні. Необхідно в коректній формі з відповідними вибаченнями заявити партнерам, що ви ведете переговори незалежно від того, довіряєте ви їм, чи ні, а також збираєтесь перевірити всі фактичні заяви, оскільки це ваша принципова позиція на переговорах.

Реакція на сумнівні наміри. Якщо наміри іншої сторони виконати угоду сумнівні, необхідно внести в договір пункти, що забезпечують виконання зобов’язань і містять жорсткі санкції при недотриманні умов угоди. Для дотримання пристойності необхідно при цьому виразити впевненість у порядності, чесності іншої сторони, малій вірогідності порушень нею умов договору.

Реакція на неясні повноваження. У той момент, коли ви вважаєте, що досягнута домовленість, інша сторона починає розповідати вам про відсутність у неї повноважень на прийняття остаточних рішень і про необхідність одержання схвалення власного керівництва.

В такому випадку рекомендують наступне. Перед початком переговорів необхідно вияснити рівень повноважень іншої сторони. При одержанні неконкретної ухильної відповіді залишайте за собою право перегляду будь-якого пункту переговорів, чи вимагайте зустрічі із особами з повноваженнями.

Реакція на вибір незручного місця проведення переговорів. Якщо ви відчуваєте, що незручне приміщення вибране спеціально для того, щоб ви прагли швидше закінчити переговори і були готові йти на поступки, необхідно обговорити ваші неприємні відчуття з іншою стороною. Скажіть, що вам незручно, запропонуйте зробити перерву і перейти в інше, більш зручне приміщення чи домовитися про перенесення зустрічі на інший час.

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Методи і стилі проведення ділових переговорів	\|	Типи виробничої структури.

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.021 сек.