Студопедия
Новини освіти і науки:
МАРК РЕГНЕРУС ДОСЛІДЖЕННЯ: Наскільки відрізняються діти, які виросли в одностатевих союзах


РЕЗОЛЮЦІЯ: Громадського обговорення навчальної програми статевого виховання


ЧОМУ ФОНД ОЛЕНИ ПІНЧУК І МОЗ УКРАЇНИ ПРОПАГУЮТЬ "СЕКСУАЛЬНІ УРОКИ"


ЕКЗИСТЕНЦІЙНО-ПСИХОЛОГІЧНІ ОСНОВИ ПОРУШЕННЯ СТАТЕВОЇ ІДЕНТИЧНОСТІ ПІДЛІТКІВ


Батьківський, громадянський рух в Україні закликає МОН зупинити тотальну сексуалізацію дітей і підлітків


Відкрите звернення Міністру освіти й науки України - Гриневич Лілії Михайлівні


Представництво українського жіноцтва в ООН: низький рівень культури спілкування в соціальних мережах


Гендерна антидискримінаційна експертиза може зробити нас моральними рабами


ЛІВИЙ МАРКСИЗМ У НОВИХ ПІДРУЧНИКАХ ДЛЯ ШКОЛЯРІВ


ВІДКРИТА ЗАЯВА на підтримку позиції Ганни Турчинової та права кожної людини на свободу думки, світогляду та вираження поглядів



Контакти
 


Тлумачний словник






Вимоги до професійних текстів

Текст. Структура тексту

Писемне мовлення є основним для ділових людей, бо саме через ділову документацію, листування встановлюються певні ділові контакти. Одиницею писемного мовлення є текст різного характеру. Це може бути стаття, професійний, книжний чи газетний текст, лист чи будь-який документ.

Текст – головний елемент документа. Через це підготовка текстової частини є однією з найважливіших операцій в документуванні й діловодстві.

Зверніть увагу, текст будь-якого документа складається з логічних елементів: вступу, доказу, закінчення. У вступі адресат готується до сприйняття теми (зазначається, чому укладається документ, викладається історія питання тощо). У доказі зосереджується увага на суті питання (докази, пояснення, міркування, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти та інші матеріали). У закінченні формулюється мета, заради якої складено документ. Воно може бути активним чи пасивним. Активне закінчення точно зазначає, яку дію має виконати адресат. Мета пасивного закінчення – поінформувати адресата про щось.

Текст документа, що складається з одного закінчення, називається простим, а той, що містить інші логічні елементи, – складним.

Залежно від змісту документів застосовується прямий або зворотний порядок розташування логічних елементів. У першому випадку після вступу іде доказ і закінчення. При зворотному порядку – спочатку викладається закінчення, а потім доказ. Вступу в таких документах немає.

Текст документа оформляється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Суцільний складний текст документа містить граматично та логічно узгоджену інформацію про управлінські дії й використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.

Формою анкети послуговуються тоді, коли викладається цифрова або словесна інформація про один об’єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовуються в організаційно-розпорядчих документах, у документах з матеріально-технічного постачання і збуту, у фінансових документах тощо.

Форма таблиці використовується, якщо викладається цифрова або словесна інформація про кілька об’єктів за низкою ознак. Табличні тексти використовуються в планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах.

Ø Зверніть увагу, при складані ділового тексту потрібно дотримуватися вимог, найголовніші з яких достовірність змісту, нейтральність тону, повнота інформації та максимальна стислість, що досягається насамперед невикористанням слів, які не несуть смислового навантаження.

Достовірним текст є тоді, коли в ньому не допущено подвійного тлумачення слів та виразів.

Повним називається такий текст документа, зміст якого вичерпує всі обставини справи.

Стислим є текст, в якому немає зайвих слів та смислових повторів, надмірно довгих міркувань не по суті.

Переконливим є той текст, який веде до прийняття адресатом пропозиції або виконання прохань, викладених у документі.

Крім того, будь-який службовий документ має бути юридично бездоганним.

Незалежно від різновиду документа, бажано, щоб його текст складався „з двох частин: вступної та основної. У вступній частині викладають підстави для виготовлення документа, в основній – рішення, розпорядження, висновки, пропозиції, прохання. Такий самий порядок викладання має зберігатися й у тому разі, коли текст документа складається з однієї фрази” .

У стилістичному відношенні ділове мовлення відрізняється логічністю міркування, послідовністю та переконливістю. Чіткості висловленій думці сприяє уникнення висловів, які суперечать логічному зв’язку: більша половина (треба більша частина); у березні місяці, вільна вакансія, по суті справи, передовий авангард науки (підкреслене є зайвим); жахливо вдалий день.

У реченнях маємо прямий порядок слів з узгодженими й неузгодженими означеннями. Характер висловлювань – безособовий, що досягається використанням безособових форм дієслова (досліджується, встановлюється), узагальнено-особових (досліджують, встановлюють), форм на –но, -то (досліджено, встановлено, визначено) або дієслова у формі минулого часу (дослідили, встановили, визначили).

Пишучи той чи інший професійний, діловий текст, потрібно враховувати кілька моментів, а саме: призначення, рівень обізнаності адресата, мету, що в свою чергу зумовлює використання тих чи інших лексичних (терміни, кліше, професіоналізми тощо), граматичних засобів. Урахування перерахованих аспектів сприятиме порозумінню між комунікантами.

Що ж до структури речень ділових документів, то майже всі присудки вживаються в теперішньому часі (за винятком, наприклад, автобіографії, резюме, протоколутощо): Рекламне агентство пропонує…

Поширеними є пасивні структурні типи: закони приймаються, наказ виконується, вимоги ставляться.

Синтаксис ділової документації визначається ще й вживанням інфінітивних конструкцій. Наприклад: створити комісію з, відкликати працівників.

Речення або а) прості ускладненні, або б) складні, наприклад: а) Секретний архівний відділ створено відповідно до Закону України „Про національний архівний фонд і архівні установи” з метою тимчасового зберігання документів особливої важливості, таємних і цілком таємних (далі – „секретні документи”) та документів довгострокового (10 і більше років) практичного значення, для їх обліку, використання зі службовою, виробничою, науковою та ін. метою, а також для захисту законних прав та інтересів громадян (З Положення про секретний відділ Українського інституту космічних досліджень), б) Екстерни відраховуються з екстернату при порушенні ними умов договору про навчання, якщо після завершення навчального року мають більше двох незадовільних оцінок („не зараховано”), а також при порушенні Правил внутрішнього розпорядку університету, й отримують при цьому академічну довідку встановленого зразка (З Положення про організацію навчального процесу).

У текстах службових документів слід застосовувати стандартизовані одиниці величин і одиниці обліку, їхні назви і позначення. Багатозначні цілі числа поділяються пробілами на групи по три цифри справа наліво: 36 852; 165 389 510. Але не розбиваються на групи цифри в числах, що позначають номер, в марках машин, механізмів, у позначеннях нормативних документів. Прості дроби друкуються в одну лінію через косу риску: ½, 45/67, 89/98. Десяткові дроби, як і цілі числа, поділяються пробілами на групи по три знаки в кожній, але після коми в зворотному напрямі порівняно з цілими числами: 56,674 236; 7, 651 90.

У документах допускаються скорочення слів. При цьому треба керуватися правилами скорочення й написання скорочених слів і словосполучень та ДСТУ 3582 – 97 „Інформація та документація. Скорочення слів в українській мові в бібліографічному описі”.

 


Читайте також:

  1. II. Вимоги безпеки перед початком роботи
  2. II. Вимоги безпеки праці перед початком роботи
  3. II. Вимоги до складання паспорта бюджетної програми
  4. III. Вимоги безпеки під час виконання роботи
  5. III. Вимоги безпеки під час виконання роботи
  6. III. Вимоги до учасників, складу груп і керівників туристських подорожей
  7. IV. Вимоги безпеки під час роботи на навчально-дослідній ділянці
  8. IV. ВИМОГИ ПРОФЕСIЇ ДО IНДИВIДУАЛЬНО-ПСИХОЛОГIЧНИХ ОСОБЛИВОСТЕЙ ФАХIВЦЯ
  9. V. Вимоги безпеки в аварійних ситуаціях
  10. V. Вимоги безпеки в екстремальних ситуаціях
  11. Аналіз виробничого травматизму і професійних захворювань в рослинницькому технологічному комплексі
  12. Аналітичні реакції та вимоги, яким вони повинні відповідати.




Переглядів: 3836

<== попередня сторінка | наступна сторінка ==>
Класифікація документів | Рубрикація тексту

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

 

© studopedia.com.ua При використанні або копіюванні матеріалів пряме посилання на сайт обов'язкове.


Генерація сторінки за: 0.01 сек.