• Гідрологія і Гідрометрія
• Господарське право
• Економіка будівництва
• Економіка природокористування
• Економічна теорія
• Земельне право
• Історія України
• Кримінально виконавче право
• Медична радіологія
• Методи аналізу
• Міжнародне приватне право
• Міжнародний маркетинг
• Основи екології
• Предмет Політологія
• Соціальне страхування
• Технічні засоби організації дорожнього руху
• Товарознавство продовольчих товарів

Пояснювальна записка

Словники

Додаткова

Основна

План

Опрацювання наукової статті.

Орфоепічні норми – СРС.

Конспект лекції вивчити.

1. Види службових листів.
2. Ділове листування.
3. Кореспонденція за характером інформації.
4. Оформлення довідково-інформаційних документів.
5. Управлінська документація.
6. Розпорядчі документи – СРС.
7. Організаційні документи – СРС.

Література до теми

Бабич Н.Д. Культура фахового мовлення [Текст] : навч. посіб. / Н.Д. Бабич, К.Ф. Герман, М.В. Скаб ; за ред. Н.Д. Бабич. – Чернівці : Книги –ХХІ, 2011. – С. 135-183.

Ділова українська мова [Текст] : навч. посіб. / за ред. О.Д. Горбула. – К. : Знання, 2002. – С. 75-123.

Загнітко А.П. Українське ділове мовлення : фахове і нефахове спілкування [Текст] / А.П. Загнітко, І.Г. Данилюк. – Донецьк : ТОВ «ВКФ «БАО», 2011. – С. 233-270, 342-356.

Зубков М.Г. Сучасна українська ділова мова [Текст] / М.Г. Зубков. – 4-те вид., доп. – Х. : Торсінг, 2003. – С. 67-77, 319-325.

Красюк В.Л. Ділова українська мова [Текст] : навч.-метод. посіб. / В.Л. Красюк. – 2-ге вид. доп. і випр. – Черкаси : [б. в.], 2002. – С. 41-76.

Паламар Л.М. Мова ділових паперів [Текст] : практ. посіб. / Л.М. Паламар, Г.М. Кацавець. – К. : Либідь, 2000. – С. 136-137.

Потелло Н.Я. Теорія і практика ділового мовлення [Текст] : навч. посіб. / Н.Я. Потелло. – К. : МАУП, 1999. – С. 73-74.

Чорненький Я.Я. Ділова українська мова. Теорія. Практика. Самостійна робота [Текст] : навч. посіб. для студ. вищ. навч. закл. / Я.Я. Чорненький. – К. : [б. в.], 2006. – 240 с.

Шевчук С.В. Ділове мовлення. Модульний курс [Текст] : підручник / С.В. Шевчук. – К. : Літера, 2003. – С. 140-275.

Брус М.П. Українське ділове мовлення [Текст] : навч. посіб. для студ. екон. спец. / М.П. Брус. – Івано-Франківськ : Тіповіт, 2004. – С. 6-123.

Волкотруб Г.Й. Стилістика ділової мови [Текст] : навч. посіб. / Г.Й. Волкотруб. – К. : МАУП, 2002. – С. 172-176.

Пономарів О.Д. Стилістика сучасної української мови [Текст] : підруч. / О.Д. Пономарів. – 2-ге вид., стереот. – К. : Либідь, 1993. – С. 235-243.

Великий тлумачний словник сучасної української мови (з дод. і допов.) / уклад. і гол. ред. В.Т. Бусел. – 2-ге вид. – К., Ірпінь : ВТФ «Перун», 2005. – 1728 с.

Головащук С.І. Російсько-український словник сталих словосполучень / С.І. Головащук. – К. : Наук. думка, 2001. – 638 с.

Головащук С.І. Словник-довідник з правопису та слововживання / С.І. Головащук. – К. : Рідна мова, 2000. – 351 с.

Російсько-український словник наукової термінології / Й.Ф. Андерш, С.А. Воробйова, М.В. Кравченко та ін. – Книга 1 : Суспільні науки. – К. : Наук. думка, 1994. – 600 с.

Орфографічний словник української мови : бл. 120 000 слів / уклад. С.І. Головащук, М.М. Пещак, В.М. Русанівський, О.О. Тараненко. – К. : Довіра, 1994. – 864 с.

Орфоепічний словник : у 2 т. / уклад. М.М. Пещак, В.М. Русанівський, Н.М. Сологуб. – К. : Довіра, 2003. – Т. 2. – 918 с.

Тараненко О.О. Українсько-російський словник : сфера ділового спілкування / О. Тараненко, В. Брицин. – К. : Пожінформтехніка, 2000. – 448 с.

Шевчук С.В. Російсько-український словник ділового мовлення = Русско-украинский словарь деловой речи / С.В. Шевчук. – 2-ге вид., перероб. і доп. – К. : Вища шк., 2008. – 488 с.

1. Види службових листів

Службові листи належать до основних засобів обміну інформацією між підприємствами, установами, організаціями. Службові листи рекомендується оформляти тоді, коли неможливо вирішити питання в усному спілкуванні.

За функціональними ознаками службові листи поділяються на два типи:

1. Листи, що потребують відповіді, – запити, прохання, пропозиції, звернення, вимоги.

2. Листи, що не потребують відповіді, – відповіді, попередження, розпорядження, відмови, подяки, підтвердження, запрошення, комерційні, супровідні, гарантійні, рек­ламні, рекомендаційні та інформаційні листи.

За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні та колективні листи.

Звичайний і колективний листи надсилаються на одну адресу, тільки останній укладається від імені декількох організацій чи установ.

Циркулярний завжди надсилається керівною установою до своїх структурних підрозділів, філій тощо.

За формою відправлення ділові листи можуть бути:

1. Конвертові – надіслані за допомогою пошти в конверті (поштове відправлення).
2. Електронні – надіслані в електронному вигляді на e-mail (електронна пошта).
3. Факсові – надіслані факсом (факсове повідомлення).

2. Ділове листування

Фахівці з проблем культури ділового мовлення пропонують під час написання листа дотримуватись таких правил:

І. Текст листа складається з двох частин: вступної та основної. У вступній частині зазначають факти, події, обставини, що зумовили написання листа, а також посилаються на факти, документи, дати нормативних чи інших матеріалів.

В основній частині тексту листа викладають його головну мету у формі пропозиції, відмови, гарантії, зауваження, висновків тощо. Для активізації й сприйняття інформації рекомендується починати текст службового листа з основної частини, а докази та підстави викладати нижче. Службові листи з нескладних питань можуть містити тільки одну частину.

Службовий лист оформляють на бланку для службового листа або на чистому аркуші паперу. Використовують аркуші формату А4 або А5. Межі документа встановлюються так: лівий берег 2-3 см, верхній берег – 2 см, правий берег – 1 см, нижній берег – 1 см. Стандартний шрифт – Times New Roman 13 pt, але часто зустрічаються деякі варіації, наприклад Times New Roman 12 pt, Verdana 11 pt, Arial 12 pt. Витіюваті шрифти не використовуються.

ІІ. Реквізити службового листа:

• дата (проставляють у день підписання);
• індекс (проставляють у день підписання);
• посилання на індекс і дату вхідного документа (у листах-відповідях);
• гриф обмеження доступу до документа (у разі потреби);
• адресат;
• резолюція;
• заголовок до тексту;
• позначка про контроль;
• текст;
• позначка про наявність додатка;
• підпис;
• гриф погодження;
• візи;
• відбиток печатки;
• прізвище виконавця та номер його телефону;
• позначка про виконання документа й направлення його до справи;
• позначка про перенесення даних на машинний носій;
• позначка про надходження (проставляє адресат у день надходження документа).

ІІІ.Правила ведення документації передбачають складання ділового листа на бланку організації. Швидше за все, у компанії вже є заздалегідь виготовлені бланки. Бланк організації буває друкарським; також бувають бланки в електронному вигляді. Для ділових листів, що надсилаються поштою або кур'єром, для офіційних документів переважно використовують бланк, виготовлений друкарським способом. Це справляє краще враження. Комп'ютерні бланки краще використовувати для внутрішніх робочих документів або електронних листів.

Починати листа необхідно зі звертання, яке є загальноприйнятою формою ввічливості. Перед зверненням рекомендується вказати «Поважний» або «Шановна». Не прийнято просто зазначати ім'я та по батькові. Наприклад, потрібно написати: (Високо)Шановний Іване Івановичу! або (Вельми)Поважна пані Стюарт!

В українській мові звертання вживають у формі кличного відмінка.

У листі – відповіді на запрошення, запиті, подяці, доречно спочатку висловити вдячність:

Щиро вдячні Вам за надіслані пропозиції…

Ми щиро дякуємо Вам за те …

Вдячні Вам за надану інформацію…

Якщо це лист-підтвердження,то початок можливий такий:

Із вдячністю підтверджуємо отримання листа…

Офіційно підтверджуємо свою згоду на …

Ми отримали Вашого листа з повідомленням…

Поширеними вступними фразами в ділових листах є посилання на зустріч, попередній лист, телефонну розмову:

Відповідаючи на Ваше запрошення…

Згідно з договором № …, що був підписаний між нашими установами…

За нашою домовленістю від (дата) повідомляємо…

Фрази вибачення в листі можуть бути наступними:

Щиро просимо вибачити за затримку з відповіддю…

Просимо вибачення за прикре непорозуміння…

Хочемо вибачитися за завдані Вам зайві турботи…

Листи-нагадування мають розпочинатись коректно, із вказівкою на поставлену мету нагадування:

Змушені нагадати Вам…

Вважаємо за свій обов’язок нагадати Вам про …

Дозвольте нагадати Вам …

Іноді слід проявити категоричність і рішучість. Це можна зробити так:

Незважаючи на неодноразові нагадування та вжиті запобіжні заходи, Ваш борг не погашено. Вважаємо за потрібне попередити Вас про свій намір розірвати контракт.

Листи-відмови мають бути укладені так само коректно. Відмови слід висловлювати аргументовано, доброзичливо:

На жаль, ми не можемо прийняти Ваші пропозиції…

Щиро шкодуємо, проте ситуація, що склалася, не дає нам можливості…

Вибачте, але ми не можемо надати (погодитися, направити)…

Стандартними фразами в листах-повідомленнях є:

Повідомляємо Вам…

Раді повідомити Вам…

Цим листом повідомляємо, що…

ІV. Наступний елемент структури ділового листа– текст листа. Текст краще форматувати не по лівому берегу, а по обох берегах документа. Абзац починається з червоного рядка, розташований на рівні п'яти інтервалів від лівого берега документа.

Зазвичай текст друкується через одін-півтора інтервалу, абзаци відмежовуються один від одного подвійним інтервалом. Числа до десяти переважно писати прописом, числа від десяти і вище – цифрами.

V. Вибір завершальних речень є також дуже важливим і залежить від змісту листа. Так, можна повторити подяку чи просто подякувати за допомогу, приділену увагу, оскільки “дякую” найуживаніше слово вихованої ділової людини:

Дозвольте ще раз подякувати Вам…

Щиро вдячні за…

Ще раз дякую за виявлену мені честь…

Доречними є наприкінці листа запевнення адресата в тому, про що йшлося в тексті:

Запевняємо, що наша співпраця буде плідною…

Будемо раді співпрацювати з Вами…

Наприкінці листа можна висловити сподівання:

Сподіваємося, що Ви правильно зрозумієте нас…

Маємо надію, що це піде на користь справі…

Розраховуємо на тісне та взаємовигідне співробітництво з Вами…

VI. Форма закінчення листа, що найбільш рекомендується, – фраза «Із повагою». Раніше часто вживали форму «Щиро Ваш», але тепер дана фраза (як і її англійський еквівалент Sincerely Yours) практично не вживаються. Можливі такі прощальні фрази, як «Із вдячністю й пошаною» або «Бажаємо успіхів».

Зразок:

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ, МОЛОДІ ТА СПОРТУ УКРАЇНИ

Донецький національний університет

від 24.06.2012 р. № 459/02 Ректору Черкаського

на______________№_________ державного технологічного

університету професору

Лезі Ю. Г.

Шановний Юрію Григоровичу!

Відповідно до договору про співпрацю між нашими навчальними закладами прошу Вас розглянути кандидатури випускників коледжу за спеціальністю 5.091504 «Обслуговування комп’ютерних та інтелектуальних систем і мереж», які рішенням педагогічної ради від 19 квітня 2012 року рекомендовані до вступу в університет на скорочений термін навчання за спеціальністю 7.091501 «Комп’ютерні системи і мережі».

Додаток: список випускників.

Із повагою,

Ректор, д. і. н. О. В. Ніколаєв

3. Кореспонденція за характером інформації

За характером інформаціїділові листи поділяють на:

I. Комерційні – використовуються при підготовці до укладення комерційної угоди, а також під час виконання умов договорів. До них належать такі ділові листи:

1. лист-відповідь – лист, що містить відомості, на які попередньо було зроблено запит;
2. лист-запит – лист, в якому адресант звертається з певним питанням до адресата (наприклад, звернення однієї сторони до іншої про бажання укласти угоду, без зазначення умов угоди або уточнити якесь питання при здійсненні угоди);
3. лист-інформація – містить інформацію про стан якихось справ, що можуть цікавити ту організацію, до якої цей лист надсилається;
4. лист-попередження – лист, у якому адресат попереджається про припинення попередньої домовленності, у разі невиконання ним своїх зобов’язань;
5. лист-пропозиція (оферта) – заява особи про бажання укласти угоду із зазначенням конкретних умов угоди;
6. лист-претензія (рекламація) – претензії до сторони угоди, яка порушила взяті на себе за договором зобов’язання, і вимога відшкодування збитків;
7. лист-нагадування містить нагадування про виконання домовленостей, зобов’язань і заходи, яких буде вжито в разі їхнього невиконання;

II. Некомерційні – використовуються при вирішенні різноманітних організаційних, правових, економічних питань. До них належать:

1. лист-гарантія містить в собі підтвердження певних зобов’язань або умов й адресується окремій організації чи установі;
2. інформаційний лист (лист-повідомлення) передбачає інформування про якісь події чи факти, які становлять інтерес або можуть зацікавити адресата;
3. лист-підтвердження засвідчує отримання якогось товару, згоду з чим-небудь, якийсь факт тощо;
4. лист-подяка містить висловлення подяки з якогось приводу;
5. лист-привітання містить вітання з якогось приводу;
6. лист-запрошення містить запрошення на якийсь захід;
7. лист-прохання містить прохання зробити або припинити якусь дію, спонукати до дії тощо;
8. лист-рекомендація – лист із попереднього місця роботи, що характеризує професійні якості здобувача посади або лист із рекомендаціями відомого адресату листа партнера, фірми.
9. лист-співчуття містить співчуття з якогось приводу;
10. інструкційний лист містить вказівки та роз’яснення підвідомчим організаціям;
11. супровідний лист складається для повідомлення адресату про направлення якихось супровідних (неадресованих) документів, матеріальних цінностей тощо.

Зразок листа-прохання:

Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України

Донецький національний технічний університет

від 03.07.2012 № 521 Директорові Центральної наукової

на__________№____ бібліотеки імені В. Г. Короленка

Просимо дозволу користуватися фондами Вашої бібліотеки викладачеві кафедри української та російської мов Семенченкові Віктору Анатолійовичу, який працює над проблемами оптимізації викладання російської та української мов іноземним студентам.

Проректор (підпис) М.Б. Лихвар

Зразок листа-попередження:

«Гемоспектр»
Клочківська, 366
310051, Харків
Україна
Тел./факс: +380 572 378 534
E-mail: blud@kharkiv.com

від 12.04.2012 р. № 369 Керівнику

на__________№_____ ТОВ «Асоціація ЛТД»

АТ «Гемоспектр» доводить до Вашого відома, що згідно з угодою № 17 від 07 березня 2012 р. Вам були відвантажені для реалізації медпрепарати (накладна № 209 від 07 березня 2012 р.) з відстрочкою платежу 14 банківських днів, але на сьогодні оплату за товар не проведено.

Просимо Вас зробити оплату згідно з вищезгаданою накладною протягом п’яти банківських днів, в іншому разі ми будемо змушені звернутися з позовною заявою до обласного арбітражного суду щодо відшкодування збитків у розмірі 0,5 % від суми несплаченого платежу за кожний прострочений день.

Директор АТ «Гемоспектр» (підпис) А.П. Кивалов

4. Оформлення довідково-інформаційних документів

Документи цієї групи можна поділити на 3 підгрупи:

• доповідні, пояснювальні записки, посвідчення, розписки, довідки, акти, заяви;
• протокольні документи, стенограми, звіти;
• службові листи, телеграми, телефонограми, запрошення, оголошення.

Довідка –документ, що містить опис і підтвердження біографічних, юридичних фактів, діяльності окремих осіб чи обставин діяльності закладів, установ, підприємств і видається на вимогу останніх для подання в межах організації чи в іншій установі. За призначенням довідки поділяються на службові (засвідчують обставини і факти з діяльності організацій, установ) й особисті (засвідчують факти з життя й діяльності окремих громадян).

Р е к в і з и т и:

1) назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа;

2) повна назва установи, організації або підприємства – автора документа;

3) дата;

4) індекс;

5) місце видання;

6) назва виду документа;

7) текст (містить прізвище, ім’я, по батькові особи, якій видається довідка, дані про її роботу, посаду, навчання тощо; призначення довідки);

8) підписи службових осіб;

9) печатка.

Зразок довідки:

Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України

Івано-Франківський економічний інститут

27.03.12 м. Івано-Франківськ

Довідка №5-ос

Козакевич Христина Григорівна навчається на І курсі Івано-Франківського економічного інституту за спеціальністю «Менеджмент зовнішньоекономічної діяльності».

Видано для подання до гімназії № 1 м. Івано-Франківська.

Ректор (підпис) П.Ю. Яковенко

Секретар (підпис) О.І. Попович

(печатка)

Доповідна записка –це письмове повідомлення на ім’я керівника установи, організації про ситуацію, що склалася, про певні факти, події, виконання окремих завдань, службових доручень.

Р е к в і з и т и:

1) адресат;

2) адресант;

3) назва виду документа;

4) заголовок до тексту (за потреби);

5) текст;

6) відмітка про наявність додатка (якщо він є);

7) дата;

8) підпис.

Зразок доповідної записки:

Деканові економічного

факультету

проф. Василенку І. П.

доцента кафедри «Облік і аудит»

Коваля Степана Васильовича

Доповідна записка

Студенти групи МО-15 не з’явилися на заняття з політекономії 12.03.12. Прошу вжити належних заходів до студентів групи МО-15.

12.03.12 (підпис)

Звіт –документ, що містить відомості про результати діяльності закладу, організації, установи або службової особи за певний час.

Р е к в і з и т и:

1) назва виду документа;

2) заголовок до тексту;

3) текст (вступ, основна частина, висновки);

4) відмітка про наявність додатка (за потреби);

5) дата укладання;

6) підпис автора документа;

7) печатка.

Зразок звіту:

Звіт

про виробничу практику

студентки ІІІ курсу спеціальності «Фінанси»

Івано-Франківського економічного інституту

Яковчук Ольги Іванівни

Практику проходила з 01.07.12 до 19.07.12 на арматурному заводі м. Івано-Франківська. На ньому були створені належні умови для проходження практики. Працівники цього підприємства мають великий стаж роботи, високу фахову кваліфікацію. Завод достатньо забезпечений відповідними засобами виробництва.

Протягом усього перебування на підприємстві мала можливість отримувати консультації від спеціалістів. За час практики провела 5 досліджень, 3 з яких – залікові, що були проаналізовані керівником практики. Брала участь в обговоренні та аналізі 2 досліджень інших практикантів. Зібрала необхідний матеріал для написання курсової роботи «Перспективи економічного розвитку арматурного заводу».

Успішному проведенню практики значною мірою сприяли ділова творча атмосфера, товариський мікроклімат у колективі, доброзичливе ставлення до студентів-практикантів.

До звіту додаю:

1. Характеристику-відгук.

2. Розробку-план проведеного дослідження.

3. Перспективний план економічного розвитку заводу на 2013 рік.

29.07.2012 підпис

Посвідчення –документ, який засвідчує особу й посаду того, хто виконує службове доручення, окреслює його повноваження, місце й термін виконання. Посвідчення бувають таких видів: посвідчення особи, посвідчення про надання громадянинові повноважень, посвідчення про відрядження.

Р е к в і з и т и:

1) назва виду документа;

2) заголовок до тексту;

3) текст (зміст посвідчення, термін дії, підстава для видання);

4) дата складання;

5) підпис відповідальної особи;

6) печатка.

Зразок посвідчення:

Посвідчення про відрядження

Степанова Наталія Романівна, кандидат економічних наук, доцент кафедри менеджменту організацій ПВНЗ «Донецький інститут туристичного бізнесу», відряджається в Тернопільський фінансово-економічний інститут з метою набуття досвіду, оволодіння методами впровадження й використання найновіших наукових досягнень у галузі економіки.

Термін відрядження 10 днів з 07 квітня 2012 року.

Підстава: наказ № 321 від 06.04.12.

Дійсне за пред’явленням паспорта і посвідчення викладача.

Ректор (підпис) П.Ю. Яковенко

(печатка)

Пояснювальна записка –це письмове пояснення ситуації, що склалася, фактів, дій або вчинків працівників на вимогу керівника. Інколи пояснювальна записка з’ясовує зміст певних положень основного документа, тобто є вступом до якогось документа.

Р е к в і з и т и:

1) адресат;

2) адресант;

3) назва виду документа;

4) заголовок до тексту (за потреби);

5) текст;

6) відмітка про наявність додатка (якщо він є);

7) дата;

8) підпис.

Зразок пояснювальної записки:

Деканові економічного

факультету

проф. Токарчуку О.В.

студентки групи Ф-13

Юрченко Світлани Іллівни

Я не з’явилася на заняття в університет 10.02.2012 через те, що затрималася на екскурсії в Києві.

12.02.2012 р. (підпис)

Протокол –це документ колегіальних органів, в якому фіксують хід і результати проведення зборів, конференцій, засідань, нарад, обговорень. У протоколах відображаються усі виступи з питань, що розглядаються, і рішення, ухвалені в процесі обговорення. Крім того, протокол – це первинний офіційний документ, на підставі якого керівництво має право вимагати від співробітників виконання доручених їм завдань.

Р е к в і з и т и:

1) назва виду документа, його номер;

2) заголовок до тексту;

3) дата проведення заходу;

4) текст (прізвища, ініціали керівників зібрання; кількість присутніх і відсутніх; порядок денний, розгляд питань, що виносяться на обговорення);

5) відмітка про наявність додатка;

6) підписи (голови й секретаря).

Витяг з протоколу – це документ, який являє собою частину протоколу, потрібну для вирішення окремого питання. Його складають та надсилають окремим особам чи підприємствам на їхню вимогу.

Р е к в і з и т и:

1) назва виду документа, його номер;

2) заголовок до тексту;

3) дата проведення заходу;

4) текст (відмітка про присутніх, розгляд питання, що виноситься на обговорення);

5) підписи (голови й секретаря);

6) печатка.

Зразок протоколу:

Читайте також:

1. Звіт. Службова записка. Рапорт
2. І. Пояснювальна записка
3. Інструкція та пояснювальна записка
4. Методична записка
5. ПЗ - пояснювальна записка
6. Пояснювальна записка
7. ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА
8. Пояснювальна записка
9. Пояснювальна записка
10. ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА
11. ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

Переглядів: 4135