Студопедия
Новини освіти і науки:
Контакти
 


Тлумачний словник






Створення бази даних.

План

Поняття бази даних в EXCEL.

1. Загальні положення.

3. Сортування та та пошук записів бази даних.

4. Поняття про автофільтр та розширений фільтри.

1. Загальні положення.

Табличний процесор Excel забезпечує, поряд із власне обробленням електронних таблиць-аркушів, формування ділової графіки, створення, оброблення і підтримку нескладних, але великих баз табличних даних.

База данихпевний набір даних, призначений для зберігання інформації з якоїсь предметної сфери.

У цьому плані Excel можна розглядати як нескладну СУБД реляційного типу. Реляційні бази даних подаються у формі звичайних двовимірних електронних таблиць-відношень (relation); в останніх версіях Excel їх називають просто списками. База даних (список) в Excel — той самий робочий аркуш із його стовпцями і рядками, текстом, числами й іншими елементами, але сформований за певними правилами.

Структурними компонентами будь-якої бази даних є записи, поля і заголовний рядок.

Запис — вичерпний опис конкретного об'єкта, що містить низку різнотипних, логічно пов'язаних між собою полів, наприклад:

10 АлмазовО. М. 1968 Інженер Харків 86

Кожний запис — це рядок бази даних. Усі записи мають однакову фіксовану довжину, їх кількість, у принципі, не обмежена.

Поле — певна характеристика об'єкта або окремий елемент даних у запису. Кожне поле має унікальне ім'я, йому відповідають дані одного стовпця. Для ефективного пошуку, селекції та сортування даних бази доцільно записи поділяти по полях, що містять найдрібніші елементи даних. Так, замість одного поля «Прізвище, ім'я, по батькові» краще задати три: «Прізвище», «Ім'я» і «По батькові». Заголовний рядок розташовується на самому початку бази-списку і має імена полів, тобто заголовки стовпців робочої книги. Імена мають бути інформативними, лако­нічними та розміщуватися в одному рядку.

Загальні правила формування бази даних:

• у базі даних, як правило, розміщуються тільки поля початкових даних. Поля, що обчислюються, шапку документа і підсумкові рядки до бази не включають, їх формують на етапі створення документа-звіту;

• заголовний рядок має відрізнятися від рядків-записів кольором, шрифтом або обрамленням. У разі моно­хромного друку його краще взяти в рамку;

• після заголовного рядка мають іти рядки записів; розділяти їх навіть порожніми рядками не рекомен­дується;

• в однойменних полях записів розміщують дані тіль­ки одного типу: числа, тексти або дати. Не треба розпочинати поля з пропусків;

• текстові дані краще розпочинати з великих літер, розширюючи таким чином можливості пошуку та сортування даних;

• фон сусідніх записів доцільно чергувати: при цьому поліпшується сприйняття даних користувачем;

• на одному аркуші бажано розміщувати тільки од­ну базу даних. Інші дані краще розташувати на ін­ших аркушах. Поєднання різнорідних баз даних мо­жливе, якщо відокремити їх порожніми рядками і стовпцями.

  1. Створення бази даних.

Базу даних, як і будь-яку книгу Excel, створюють командою ФайлСоздать.Спочатку можна ввести назву таблиці, наприклад «Відомості про замовлення товарної продукції», потім — її заголовний рядок із однорядковими та короткими іменами полів: «Замовник», «Шифр товару» і т. ін. Далі потрібно замінити системне ім'я бази «Книга!» на призначене для користувача, наприклад на «Замовлення», клацнувши мишею на кнопці («Сохранить»).

Після натиснення мишею на будь-якій із комірок таблиці командою Данные—Формана екран викликається діалогове вікно, де відображається список уведених даних .

Значення полів запису вводять до відповідних комірок діалогового вікна у тій послідовності, в якій вони сформовані в таблиці. Перехід між комірками виконується за допомогою клавіші <ТаЬ> або клавіш керування курсором. Усі комірки вікна мають таку ж ширину, як і найширше поле (стовпець) бази. При потребі її можна збільшити (зменшити) «буксируванням» правої межі стовпця таблиці. Запис передають у кінець бази даних командою Добавить.Після цього вводять наступний запис і т. п. до кінця бази.

Попередження

Неприпустимо вводити до комірок які-небудь формули або

функції. Якщо користувач бажає включити до складу бази

поле, що обчислюється, наприклад «Вартість замовлення, грн.»,

то його потрібно заповнювати не формулами, а відповідними

значеннями.

Для вставлення пропущеного запису необхідно виді­лити рядок, перед яким буде вставлятися запис, і активі­зувати команду Вставка—Строка.Після заповнення встав­леного таким чином порожнього рядка потрібно знову активізувати команду Добавить.Переглядають усі запи­си бази даних за допомогою вертикальної смуги прокру­чування, причому натиснення на ній дає перехід на 10 за­писів уперед або назад.

Командні кнопки вікна «Замовлення» дають змогу ви­лучити поточний запис, скасувати в ньому будь-яку зміну, повернутися до попереднього запису і перейти до наступ­ного, виконати пошук записів за кількома критеріями, а також відредагувати їх. Створення бази даних завершу­ється командою Закрить.

Базу даних можна створити також, безпосередньо вво­дячи імена і значення полів записів у комірки робочого аркуша. Цей варіант буде кращим, коли в базі міститься багато текстів, що повторюються, введення яких істотно спрощується за програмою Автоввод.

Базу даних можна сформувати і на основі наявного документа-таблиці. Для цього досить після шапки табли­ці вставити порожній рядок і заповнити його короткими іменами полів початкових даних, тобто ввести заголовний рядок, а потім вилучити підсумкові рядки, шапку та всі поля, що обчислюються. У невеликих базах останні мож­на зберегти.

Створення БД на основі шаблону таблиці в EXCEL

Програма Excel 2000дозволяє створювати БД на основі даних, які вводяться у шаблони таблиць. Це дає змогу користувачеві, працюючи з багатьма таблицями, заносити дані з відповідних комірок таблиць у БД. Як правило, цим користуються при створенні зведених відомостей та статистичному зборі інформації, наприклад на підприємстві, яке складається з багатьох підрозділів. У процесі заповнення форми таблиці-шаблону необхідна інформація (підсумки, характерні значення, основні параметри тощо) автоматично заносяться у зв’язану із шаблоном БД як новий запис. Таким чином, кожна нова заповнена форма таблиці шаблону буде утворювати новий запис БД, наповнюючи її інформацією.

  1. Сортування та пошук записів бази даних.

При роботі з великим масивами часто потрібно виконувати сортування даних по певних полях. При сортуванні порожні комірки розміщуються завжди в кінці списку. Для того щоб сортування проводилось правильно, необхідно вказати поля, які будуть визначати новий порядок записів. Такі поля називаються ключовими.

Програма дозволяє сортувати список за трьома стовпцями одночасно. Якщо виникає потреба у сортуванні більше як по трьох стовпцях, можна виконати декілька послідовних сортувань по меншій кількості стовпців. При цьому потрібно сортувати спочатку на менш важливому стовпці, потім повторити сортування по стовпцю наступного ступеня важливості і т. д.

Сортувати можна як числові, так і текстові поля. При цьому текстові поля сортуються в алфавітному або у зворотному до нього порядку, а числові поля – або за зростанням, або за спаданням значень. Сортування за полями, які містять дату та час, будуть проводитись правильно лише тоді, коли вони представлені у відповідному форматі Дата/час. Якщо вам потрібно сортувати за одним полем, то можна використовувати кнопки та панелі інструментів, якщо ж сортуватимете по декількох полях (двох або трьох) скористайтесь послідовністю команд меню Дані – Сортіровка.

За замовчуванням виконується сортування рядків списку. Проте програма дозволяє сортувати і стовпці (поля) списку. Також передбачена можливість створення користувачем свого порядку сортування.

Пошук записів бази

В Excel процедура пошуку і селекції даних організо­вується за принципом збігу або селективним способом.

Принцип збігу передбачає повну ідентичність крите­рію значенню поля, що аналізується під час пошуку, аж до розмірів літер і кількості пропусків. Критерії при цьому подаються у вигляді текстової константи, дати або чисел, наприклад:

ПП «Маяк»; ТШ-45; 27.10.02; 22,95

Селективний спосіб пошуку реалізується за допомо­гою таких критеріїв, як відношення, логічні функції та шаблони, наприклад:

ПП*;ШТ-4?;ТШ*;ЗАТ*;

И (Ціна, грн. >=20; Ціна, грн. <=60);

ИЛИ (Дата замовлення<=20.10.02; Дата замовлення >=28.10.02),

де * —ознака будь-якої групи символів; ? — ознака того, що в цій позиції може міститися будь-який символ. Аналогічні функції виконують інші критерії.

На етапі створення бази даних, щоб розпочати ручне введення критеріїв, пошук записів, їх послідовне перегля­дання і редагування, слід активізувати команду Критерии, яка трохи видозмінює початкове вікн й очищає всі його поля.

Як критерії пошуку використовують значення полів по­чаткової бази, що вводять до відповідних комірок нового вікна командою Добавить. Загалом керують критеріями так само, як і записами. Шукати дані можна за одним або кількома критеріями одночасно

Переходять до режиму пошуку клацанням мишею на кнопці «Далее». Як результат, у початковому вікні з'являється перший із записів бази даних, що задовольняє задані критерії. Запис переглядають і в разі потреби корегують. Після клацання мишею на кнопці «Закрыть» Excel записує відновлений запис у базу да­них. Усі подальші записи переглядають у вікні за допо­могою кнопок «Назад» і «Далее».

Примітка

Якщо критерію пошуку не задовольняє жоден із записів бази даних, то клацання мишею на будь-якій із кнопок вікна су­проводжується звуковим сигналом.

Повернення до поточного запису й ігнорування резуль­татів пошуку за критерієм забезпечується кнопкою «Прав­ка».Для введення чергового критерію потрібно заздале­гідь активізувати команду Очистить,після чого пошук від­новлюється. Повертаються до початкової бази даних через команду ДанныеФильтр—Отобразить все.

  1. Поняття про автофільтр та розширений фільтри.

Фільтри, які використовуються в Excel 2000,значно спрощують процес введення та знищення записів зі списку, а також процес пошуку інформації. Перевага застосування фільтрів у порівнянні зі застосуванням форм полягає в тому, що результат запиту можна скопіювати в окреме місце таблиці та зразу ж використовувати для обчислень. При фільтрації записи, які не відповідають вказаній умові, ховаються, проте послідовність їх розміщення залишається такою, якаю була в списку перед фільтруванням. Відфільтровані записи можна використовувати для розміщення в інших місцях робочого аркуша.

До засобів фільтрування належать Автофільтр та Розширений фільтр.

Автофільтр дозволяє виводити на робочому аркуші не весь список, а лише ті записи, які відповідають встановленим умовам. Ця функція часто використовується при друці потрібних даних. Умови (критерії фільтрування) вибираються з випадного списку, який знаходиться на кожному полі після включення команди Автофільтрування. Умови можна накладати як на одне поле, так і на всі одразу. При цьому критерій, який накладається на якесь поле, може складатися з двох частин, об’єднаних логічними операціями И та ИЛИ. При об’єднанні умов за допомогою логічного „І” будуть виводитись записи, які задовольняють одночасно обидва критерії. Якщо ж умови об’єднані логічним „АЛЕ”, то будуть виводитись записи, які задовольняють хоча б один із критеріїв. Створюючи критерії фільтрації, можна використовувати шаблони символів (* та ?).

У результаті виконання команди автофільтру на екрані залишаються лише записи, які задовольняють усі встановлені користувачем критерії. Інші записи будуть заховані. Їх можна буде відобразити знову на екрані після виключення роботи фільтру. Відфільтровану таблицю можна вставити в довільне місце робочого аркуша для подальшої роботи.

Команда Расширенний фільтр, на відміну від команди Автофільтр, дозволяє:

§ задавати умови для декількох полів, з’єднані логічним оператором „АБО”;

§ задавати три і більше умови для конкретного поля з використанням принаймні одного логічного „АБО”;

§ задавати умови, які містять обчислення.

 

При використанні розширеного фільтру, критерії фільтрації задають безпосередньо на робочому аркуші. Перевага цього способу полягає в тому, що користувач завжди може змінити критерії пошуку, оскільки вони утворюють окрему таблицю, яку можна редагувати відомими засобами.

У результаті виконання розширеного фільтру результат можна скопіювати в інше місце робочої книги або залишити на старому місці списку, заховавши при цьому непотрібні записи.

При створенні критеріїв необхідно пам’ятати, що умови діапазону умов, які записано в одному рядку, сприймаються такими, що об’єднані логічними „І”, а записи різних рядків – об’єднані логічним „АЛЕ”. У комірки з умовами, при потребі, можна вводити оператори порівняння та формули.

 


Читайте також:

  1. ACCESS. СТВОРЕННЯ ЗВІТІВ
  2. ACCESS. СТВОРЕННЯ ФОРМ
  3. А. Створення власної папки.
  4. Автоматичне і ручне створення об’єктів.
  5. Адаптація законодавства України до законодавства ЄС - один із важливих інструментів створення в Україні нової правової системи та громадянського суспільства
  6. Адаптація законодавства України до законодавства ЄС - один із важливих інструментів створення в Україні нової правової системи та громадянського суспільства
  7. АЛГОРИТМ СТВОРЕННЯ БРЕНДУ
  8. Алгоритм створення тренінгової програми
  9. Архіватори даних.
  10. Безкласова адресація та створення підмереж.
  11. Болонська конвенція як засіб створення зони європейської вищої освіти.
  12. Використання та створення сітки




<== попередня сторінка | наступна сторінка ==>
 | 

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

 

© studopedia.com.ua При використанні або копіюванні матеріалів пряме посилання на сайт обов'язкове.


Генерація сторінки за: 0.005 сек.