Слайд 1

Операційна діяльність і організаційна структура: короткий виклад.

ТЕМА 8. Операційна діяльність і організаційна структура.

8.1. Операційна діяльність і організаційна структура: короткий виклад.

8.2. Аналіз бізнес-процесів: схема процесів.

8.3. Аналіз бізнес-процесів: тривалість процесів.

8.4. Аналіз бізнес-процесів: аналіз вартості процесів.

8.5. Організаційна структура.

8.6. Управління організаційними змінами.

8.7. Як повідомити про зміни.

Розділ "Операційна діяльність і організаційна структура підприємства" цього компакт-диску присвячено оптимізації бізнес-процесів, організаційним змінам, які потрібно запровадити для досягнення цієї оптимізації, і управлінню процесом змін.

Працівники є найважливішим активом підприємства. Успіх чи невдача будь-якого проекту реструктуризації визначається здатністю і бажанням працівників успішно втілити елементи розділів "Стратегія", "Маркетинг" і "Фінансовий контроль" у повсякденну роботу підприємства. Здійснення реструктуризації залежить від того, як організовано управління цим процесом. В розділі "Операційна діяльність і організаційна структура" показано, як найкраще стимулювати працівників для досягнення цієї мети і керувати їх роботою протягом цього, безсумнівно, непростого періоду.

Традиційно організаційну структуру компанії зображують як сполучені між собою прямокутники, що символізують функції і обов'язки працівників. Схема організаційної структури є добре відомим зображенням ієрархічного методу управління підприємством. Проте, як гарно не були б намальовані лінії і прямокутники на такій схемі, підприємство ніколи не стане конкурентоздатним, якщо в результаті роботи не задовольнить потреби покупців. Покупцям байдуже, яка у підприємства оргструктура. Значення для них має лише те, наскільки якісною в результаті цих бізнес-процесів є продукція підприємства, яку вони хотіли б купити. Отже, справжню вартість виконуваної роботи можна оцінити, поглянувши на операційний процес очима покупців. Це можна зробити трьома способами: склавши схему бізнес-процесів, провівши аналіз тривалості виробничого циклу та аналіз вартості.

У схемі бізнес-процесів відображаються і аналізуються реальні, а не теоретичні потоки операційних процесів організації. Ці схеми створює робоча група працівників підприємства, які, рухаючись у зворотному напрямку (від покупців і готової продукції), поетапно фіксують роботу підприємства і зображають кожний бізнес-процес на схемі, фіксуючи, в результаті яких процесів створюється кожний продукт чи послуга. Перевіряючи точність схеми, робоча група супроводжує кожний процес, від одного виду діяльності до іншої, з самого початку до кінця процесу. Члени групи фактично проходять по підприємству, відслідковують кожний процес і збирають додаткову інформацію. Таким чином можна наочно пояснити іншим працівникам мету роботи команди, а також отримати від них пропозиції щодо вдосконалення існуючих процедур.

Під час складання схем процесів неминуче виникають суперечливі, часто протилежні думки щодо того, як насправді працює процес. Бізнес-процеси відбуватимуться швидше, стануть дешевшими і прозорішими, якщо звести до мінімуму ці суперечності. Запровадити такі покращення можна, зокрема, за допомогою двох інструментів: аналізу тривалості циклу і аналізу вартості.

"Тривалість циклу" - це час, потрібний для виконання певної дії. Скоротивши тривалість циклу, можна зменшити витрати і швидше поставити продукт на ринок. Як правило, при аналізі тривалості циклу, потрібно оцінити час, протягом якого продукт фактично знаходиться "в роботі", і "непродуктивний" час простою, коли продукт чекає наступного етапу обробки для доведення до належного рівня якості. Ліквідувавши непродуктивний час і оптимізувавши корисний час, можна скоротити тривалість циклу, а з ним і тривалість усього бізнес-циклу.

Скорочення часу циклу, зменшує обсяг запасів і обсяг обігових коштів, потрібних для роботи підприємства, прискорює доставку продукції покупцям, створює більш гнучкий процес виробництва, а також скорочує обсяг відходів та браку.

З точки зору покупця можна також здійснити аналіз вартості процесу на підприємстві. Цей інструмент, по суті, відповідає на запитання: "Чи створює ця діяльність додаткову вартість? Додаткова вартість визначається з точки зору кінцевого споживача. Непродуктивні операції, що не додають вартості продукту (такі як вантажно-розвантажувальні роботи, чекання в черзі, наладка обладнання, складування), необхідно намагатись скоротити до мінімуму.

Запитання на слайді допоможуть встановити, чи додає вартість продукту певний процес чи ні. Якщо відповідь хоча б на одне з цих запитань буде негативною, треба подивитися, чи можна якось вдосконалити таку діяльність. Якщо відповіді є негативними на всі запитання, то таку діяльність, швидше за все, слід радикально змінити або взагалі припинити.

Організаційна структура компанії, оригінальна організація робочого процесу та стимулювання роботи працівників з метою задоволення потреб покупців - це лише один із важелів впровадження змін, що є завжди під рукою.

Багато хто з керівників вважає, що реорганізація підприємства полягає лише в тому, щоб перемістити прямокутнички та лінії на організаційній схемі. Проте для запровадження фундаментальних змін олівця і паперу замало. Щоб змінити потреби покупців, треба змінити стратегію. Зміни у стратегії призводять до змін організаційної структури, бізнес-процесів і засобів стимулювання працівників. Сьогод ні постійні зміни організаційної структури підприємства на різних рівнях є реалією бізнес середовища в Україні. Тому не слід протидіяти таким змінам, а врахувати можливість їх впровадження на своєму підприємстві.

Впроваджувати зміни в організаційну структуру можна поетапно, по можливості швидко і за мінімальні кошти. Такі зміни мають створити бізнес-структури і процеси, які допоможуть досягти запланованих стратегічних цілей підприємства. Створення нових посад, їх рівень в організації і працівники, яких відібрано на ці посади, - все це свідчитиме про процес серйозних змін на підприємстві. Безперечно, працівники підприємства завжди помічають організаційні зміни і звертають увагу на певні питання. Завдання керівників полягає у тому, щоб вони переймалися у першу чергу найважливішими проблемами, що стоять перед підприємством.

Управління організаційними змінами є справжнім випробовуванням керівних здібностей будь-якого фахівця. Керівники - це лідери, які мають передбачати, направляти і впроваджувати стратегію на майбутнє. У них завжди має бути готова відповідь на очевидне запитання: куди ведуть ці заходи і які переваги вони принесуть? Керівники також мають подавати приклад особистої поведінки, якої вони вимагають від інших, винагороджувати ключовий персонал за правильні дії і виділяти ресурси для ліквідації перешкод.

Приємно було б думати, що всі працівники в організації володіють твердістю і гнучкістю, однак слід пам'ятати, що люди часто протидіють змінам. Тому керівники мають бути готові до різної реакції на зміни. Поміркуйте: що Ви зробите, якщо у відповідь на прохання щось змінити у їх повсякденній діяльності, працівники прийдуть до Вас з очевидним запитанням: "А навіщо це мені? Модуль "Управління організаційними змінами" допоможе зрозуміти основні причини опору змінам і дасть пропозиції як стимулювати зацікавленість працівників у вирішенні проблем, не обмежуючись лише їх констатацією.

Часто керівники недооцінюють чи неправильно розуміють переваги відкритого повідомлення про зміни. У більшості організацій до оголошення змін часто ставляться з неналежною увагою чи взагалі згадують про таку необхідність, коли зміни вже запроваджено. Часто про деталі і хід змін той, кого ці зміни стосуються, взнають лише з листів чи неофіційних розмов. Там, де не забувають про таке оголошення, воно часто має недоліки: головну увагу звертають на те, що і чому треба змінити, а не кому, коли, де і як про це повідомити. І дуже шкода, оскільки ефективні роз`яснювальні заходи допоможуть зрозуміти необхідність змін, сприятимуть довірі з боку працівників і залучать їх до активної участі у впроваджені запропонованих змін.

В модулі "Як повідомити про зміни" розглянуто основи ефективної стратегії повідомлення та основні елементи оголошення змін, наведених у слайді. Модуль дає короткий опис того, що потрібно говорити, кому, коли, як часто і для чого. Використовуючи таку стратегію, можна допомогти працівникам зрозуміти необхідність змін, що ці зміни дадуть їм, як можна сприяти їх успішному запровадженню і як висловити свої побоювання.

В процесі реалізації планів покращення діяльності підприємства доведеться внести зміни в організаційну структуру підприємства для повнішого задоволення потреб покупців. Для цього треба скласти блок-схему процесів і розглянути тривалість циклу і додаткову вартість на кожному етапі. Також потрібно ефективно управляти процесом реструктуризації, роз`яснюючи, як запроваджена зміна зробить підприємство більш конкурентоздатним і стабільним.

В розділі "Операційна діяльність і організаційна структура" розглянуто оптимізацію бізнес-процесів, впровадження організаційних змін і особливості управління процесом змін, зокрема, роль керівників і необхідність повідомлення про зміни.

Вправи до модулей відрізняються рівнем складності в залежності від зусиль, що вимагаються для виконання вправи. На слайді відображено систему "П'ять зірок", яка служить для розподілу вправ на:

1) Вправи швидкої результативності, що містять питання для швидкого створення початкового Плану покращення діяльності;

2) Вправи середньострокової результативності, що вимагають збору спеціальних даних для розробки більш детального Плану покращення діяльності;

3) Вправи довгострокової результативності, що потребують збору подробної інформації і розраховані на користувачів, які бажають розробити складний та детальний План покращення діяльності підприємства.

Для отримання швидких результатів рекомендуємо відповідати на запитання, що містять відмітку з однією або трьома зірками.

Вправи з п'ятьма зірками повинні розглядатися лише після того, як Ви опрацювали вправи швидкої результативності.

8.2. Аналіз бізнес-процесів: схема процесів.

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Імідж організації	\|	Слайд 1

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.007 сек.