Основні етапи документообігу. 54. Правила зберігання документів.

Бухгалтерський документ. 52. Поняття документообігу, його організація.

Документація – спосіб оформлення госп. операцій документами. Документи – письмовий доказ дійсного здійснення госп. операції або письмове розпорядження на право її здійснення. Від якості та своєчасного складання документів в значній мірі залежить і якість обліку. Документація має важливе значення в управлінні діяльності п-ва. Док-тами даються розпорядження на здійснення госп. операцій. Велике значення документів в процесі попереднього і подальшого контролю за законністю і доцільністю госп. операцій. Попередній контроль здійснюють керівники, а послідуючий – робітники бухгалтерії. Важливе значення документів у забезпеченні контролю за майном п-ва, раціональним його виконанням. Несвоєчасне оформлення документів може призвести до нестач, розтрат тощо. Документи мають і правове значення, як письмовий доказ госп. операцій, що здійснюються. Судові органи визнають за док-ми доказову, юридичну силу, якщо вони складені своєчасно і вірно оформлені.

Визначення первинного документа, його структура та реквізити.До первинних док. (п.д) належать такі, в яких фіксують господарські операції в момент їх здійснення. Це перший формальний доказ того , що госп. факт - явище або процес, т.б. операція, відбувся. Усі госп. операції (касові ордери, накладні на здачу продукції на склад і ін.) відображаються в п.д. у момент їх здійснення Бух. док. має складну структуру. Його створення потребує ґрунтовних знань змісту госп. фактів, явищ і процесів, які формують одиниці первинного спостереження, а також законодавства країни про порядок оформлення майнових та правових відносин, які пов’язані з госп. фактом, що дає змогу систематизувати, групувати та перегрупувати дані. Реквізити- найважливіші відомості про певні госп. факти, які характеризують певну їх властивість. Основними реквізитами, обов’язковими для всіх документів є: 1) назва док.(форми), код форми; 2) дата складання; 3) зміст госп. операції; 4) вимірники госп. опер.; 5) найменування посадових осіб, які відповідають за виконання госп. опер., правильність її оформлення та їх розшифрування.

Вимоги до складання документуРеквізити (показники, що містяться у док і характеризують операцію). Вимоги до док: своєчасність складання, достовірність показників, правильність оформлення. Обов’язкові: назва під-ва, від імені якого складено док; назва документу, його номер, код форми; дата складання; зміст господ операції, її вимірники, підписи посадових осіб, що відповідають за правильність оформлення. В зал від ситуації, можуть використовувати додаткові реквізити. При використанні обчислювальної техніки реквізити можуть бути зафіксовані у вигл. спец. кодів (при умови надання їм юридичної сили). Первинні док. повинні складатись у момент складання госп. опер. (чи безпосередньо після її завершення). Документи складають на бланках типових форм, які утверджуються Мінфіном і Держкомстатом України, бланки спеціалізованих форм - міністерствами і відомствами. Без помарок, чітко, розбірливо... Вільні строки прокреслюють. Помилки виправляють коректуючим способом: неправильний текст закреслюють тонкою рискою, зверху - правильний запис. Потрібен надпис «виправлено» + підписи тих, хто підписав док, +дата виправлення. +підпис оговорки (застереження) тим, хто її зробив. В касових і банківських документах ніякі виправки не допускаються. Якщо помилка у бланку суворого обліку - виписується новий, а старий перекресленим чи надрізаним зберіг до наступної перевірки. Відповідальні за складання ті, хто підписав.

Порядок прийняття, перевірки та обробки документів.Документи після виконання господ операцій передаються в бухгалтерію у порядку і строки, встановлені головним бух-ром. Далі обробка, мета якої - підготувати документи для наступних записів в регістри синтетичного і аналітичного обліку. Обробка складається з: 1)перевірки (у відповідності з Положенням про документальне забезпечення записів в бух обліку): 1)перевірка по суті (встановлення законності і доцільності операції, дотримання кошторису, норм, розцінок, лімітів) 2)формальна (встановлює повноту і правильність заповнення реквізитів) 3)арифметична (перевірка правильності всіх арифметичних підрахунків в документі). Якщо виявляється помилки в оформленні, документи повертаються для дооформлення чи складання заново 2)розцінки (проставлення у відповідних графах ціни і суми, тобто грошова оцінка натуральних показників операції). Документи, де грошовий вимірник є обов’язковим, розцінці не підлягають 3)групування (об’єднання однорідних первинних докиментів і запис у групувальні відомості для визначення результатів по кожній групі) 4)контировкі (складання бухгалтерськихх проведень. Записи роблять в документах чи користуються спеціальними меморіальними ордерами). Оформлені проводками документи використовуються для відображення операцій в регістрах синтетичного, аналітичного обліку. Первинні документи повинні мати певну відмітку: дата запису до регістру (ручна обробка); штемпель штампу відповідального оператора (комп’ютерна обробка). Штамп «Отримано» або «Виплачено» з датою - для касових ордерів та документів, що були підставою для виплати зарплати і інших виплат. Необхідно прискорювати документооборот (рух док у процесі їх оперативного використання і обробки з моменту складання або надходж від інших підпр до передачі на збір в архів після реєстрації). Потрібно складати (гол. бухгалтер) план документообороту.

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Актив і пасив балансу складаються також з певних розділів.	\|

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.018 сек.