• Гідрологія і Гідрометрія
• Господарське право
• Економіка будівництва
• Економіка природокористування
• Економічна теорія
• Земельне право
• Історія України
• Кримінально виконавче право
• Медична радіологія
• Методи аналізу
• Міжнародне приватне право
• Міжнародний маркетинг
• Основи екології
• Предмет Політологія
• Соціальне страхування
• Технічні засоби організації дорожнього руху
• Товарознавство продовольчих товарів

Реєстрації вихідних (або внутрішніх) документів

ЖУРНАЛ

Реєстрації вхідних документів

ЖУРНАЛ

За картковою формою реєстрацiї вид i визначення кількості картотек залежить вiд конкретних потреб роботи установи. В установах, де реєстрація ведеться по структурних підрозділах i там складаються довідкові картотеки. Реєстраційні картки складаються в двох примірниках (для канцелярiї i структурного підрозділу, якому картка передається разом з документом), а в разі взяття документа на контроль виготовляються три примірники реєстраційної картки.

Реєстраційні картки групуються в облiково-довідковi картотеки, які заводяться окремо на кожний календарний рік. Вони складаються з двох частин: виконаних i невиконаних документів. Перша використовується для пошуку виконаних документiв з певного питання, друга - для пошуку документiв в процесі їх виконання за виконавцями, кореспондентами або строками виконання.

У міру виконання документiв картки перекладають із розділів першої частини картотеки з поставленням на них необхідних позначок про виконання у відповідний розділ i рубрику другої частини картотеки.

Слід уяснити, що різні за призначенням документи реєструються окремо. Наприклад, окремо реєструються урядові документи, накази керівника з основної діяльності, накази щодо особового складу та про відрядження, рішення колегії, акти ревізій фінансово-господарської дiяльностi, бухгалтерські зведення тощо. Відповідно до цого за журнальної форми реєстрації документiв рекомендується вести такі журнали:

- урядових документiв;

- наказів керівника установи з основної дiяльностi;

- наказiв щодо особового складу;

- відряджень;

- рішень колегії установи;

- актів ревізій фінансово-господарської дiяльностi тощо.

Автоматизована реєстрація документiв проводиться централізовано в місцях реєстрацiї документiв, обладнаних засобами обчислювальної техніки. Запис здійснюється шляхом прямого вводу з документа реквізитів реєстрацiї, або з реєстрацiйно-контрольної картки.

Обов’язкові реквізити реєстрацiї:

- назви документа;

- автор документа, (кореспондент);

- дата документа;

- індекс документа;

- заголовок документа або його короткий зміст;

- резолюція (виконавець, змiст доручення, автор, дата, підпис);

- відповідальний виконавець;

- термін виконання;

- позначка про виконання ( короткий запис вирішення питання, дата виконання, iндекс документа-вiдповiдi).

За автоматизованої системи реєстрацiї формується банк реєстраційних даних, а за наявності сітки - центральний банк реєстрацiйних даних.

Автоматизовані банки даних забезпечують працівників апарату управління інформацією про всі документи та місце їх знаходження за допомогою вводу інформації на дисплей i виготовлення машинограм.

Пошук необхідної інформації здiйснюється автоматизовано в місцях реєстрацiї та обробки iнформацiї. Ця робота проводиться централiзовано.

Читайте також:

1. Адміністративно-правове регулювання державної реєстрації актів цивільного стану, державної виконавчої служби, нотаріату та адвокатури.
2. Аналіз документів
3. Аналіз документів як метод соціологічного дослідження.
4. Аудит грошових документів та грошових коштів у дорозі.
5. Бухгалтерська обробка документів.
6. Бухгалтерське оброблення первинних документів та їх збереження
7. Бюджетні установи отримують кошти на своє функціонування з бюджету виключно на основі фінансових документів, які називаються кошторисами.
8. Видалення (позначка на видалення) документів
9. Види бойових документів і вимоги до їх оформлення
10. Види бойових документів і вимоги до їх оформлення
11. Види документів
12. Види документів за ознаками класифікації та групами

Переглядів: 615