• Гідрологія і Гідрометрія
• Господарське право
• Економіка будівництва
• Економіка природокористування
• Економічна теорія
• Земельне право
• Історія України
• Кримінально виконавче право
• Медична радіологія
• Методи аналізу
• Міжнародне приватне право
• Міжнародний маркетинг
• Основи екології
• Предмет Політологія
• Соціальне страхування
• Технічні засоби організації дорожнього руху
• Товарознавство продовольчих товарів

Порядок ведення переговорного процесу

Підготовка до переговорів

ВЕДЕННЯ КОМЕРЦІЙНИХ ПЕРЕГОВОРІВ

(Лекція 6.)

План.

1. Підготовка до переговорів.

2. Порядок ведення переговорного процесу.

3. Техніка ведення переговорів.

4. Стратегія ведення переговорів.

5. Стилі ведення переговорів.

Мистецтву ведення переговорів спеціально навчаються у всьому світі. Більшість наших підприємців не тільки ніколи не навчались процесу ведення переговорів, але й не мають досвіду участі в них. В умовах ринкової економіки важливого значення набуває вміння вести переговори. Якщо раніше готову продукцію треба було здавати державі і більше про неї не турбуватися, то в умовах ринку підприємствам доводиться самостійно шукати постачальників, домовлятися про збут товарів. Все це вимагає переговорів з постачальниками та збутовиками. Таким чином у сферу комерційного переговорного процесу вливається все більше і більше ділових людей. А щодо модної нині у нас професії менеджера, то вміння вести комерційні переговори – одна з основних складових його професійної діяльності.

Будь-які переговори – це кожного разу новий предмет для обговорення, нові умови, нові учасники. Але все ж таки є дещо спільне: підготовка до них, порядок ведення самого переговорного процесу і загальноприйнята техніка та тактика переговорів.

Для зручності почнемо з опису початкового етапу переговорів – з їх підготовки.

Комерційні переговори організуються за ініціативою одного з учасників шляхом особистої домовленості при зустрічі, листуванні, по телефону тощо. Вони починаються з того моменту, коли одна з сторін виступить з пропозицією обговорити деталі та умови укладання контракту.

Коли друга сторона приймає пропозицію, настає один з найважливіших етапів – підготовка до переговорів. Саме на цьому етапі багато в чому закладається основа для успішного проведення переговорів. Від того, наскільки ретельно будуть підготовлені переговори, залежить не тільки їх результат, але й сам процес: чи будуть переговори тривалими, конфліктними, чи вони пройдуть швидко, без зривів.

Підготовка до переговорів включає два основних напрямки роботи: вирішення організаційних питань і опрацювання основного змісту переговорів.

До організаційних питань підготовки переговорів слід віднести визначення часу та місця зустрічі, формування кількісного та якісного складу делегації.

При визначенні часу зустрічі не прийнято тиснути на партнера з переговорів, особливо, якщо ви самі є ініціатором зустрічі. Тому вдаються до різного виду обмовок типу: «Будь-який зручний для вас час. Зі свого боку ми пропонуємо о десятій годині».

При визначенні часу початку переговорів виходять з їх тривалості – 1,5 – 2 години. Як правило, вони призначаються на 9.30 або 10.00. Якщо переговори проводяться у другій половині дня, то потрібно вибрати такий час їх початку, щоб вони закінчились не пізніше 17.00 – 17.30. При проведенні переговорів потрібно мати на увазі, що перший спад активності наступає приблизно через 35 хвилин після їх початку.

Місцем зустрічі може бути приміщення одного з учасників переговорів. Зустрічі можуть відбуватись на території кожного з учасників (по черзі) або на нейтральній території.

Перед зустріччю необхідно підготувати приміщення. На столах не повинно бути ніяких зайвих документів, лише записники, олівці, цигарки, сірники, попільничка, вода та склянки. Не слід ставити на стіл бутерброди, фрукти, цукерки, бо люди збираються не їсти, а працювати. Бутерброди, чай (або каву), фрукти та інше подають у тому разі, якщо бесіда продовжується протягом багатьох годин.

Якщо зустріч проводиться як гостинна (перший або прощальний візит), то можна запропонувати гостям чашку кави або чаю. В деяких особливо урочистих випадках, а саме, коли люди добре і довго знають один одного, то, скажімо, коли прощаються, можна запропонувати до кави чарочку коньяку або лікеру.

Кімната для переговорів повинна мати належний вигляд. У ній має бути дуже чисто, недушно й негамірно. Стільці та крісла повинні бути зручними.

Зустрічати іноземних гостей, які прибули, необхідно біля входу у ваш будинок. Зустрічати повинен не керівник фірми, а хто-небудь із співробітників, краще приваблива та привітна дівчина. Вона повинна провести гостей до офісу, запропонувати зняти верхній одяг, зручно розташуватись.

Це чисто технічні моменти підготовки до переговорів. Далі йде її організаційна стадія, коли переходять до оформлення складу делегації, тобто визначення кількісного та персонального складу, призначення голови.

Нерідко буває так, що головою делегації на переговорах призначають людину, виходячи з посадового статусу, не враховуючи її компетентність по суті питань, які обговорюються, і те, що вона просто не володіє необхідними для ведення переговорів навиками.

Технічні, організаційні питання є дуже важливими і без їх вирішення переговори не можуть відбутись. Однак, основна увага на стадії підготовки приділяється змістовній стороні справи, яка передбачає опрацювання переговорного процесу. Таке опрацювання включає:

аналіз проблеми;

формулювання загального підходу до переговорів, цілей, завдань та власної позиції на них;

визначення можливих варіантів рішення;

підготовку пропозицій та їх аргументацію;

складання необхідних документів та матеріалів.

Аналіз проблеми – це пошук шляхів її вирішення, які потребують найменших витрат та зусиль. Такі шляхи можуть бути знайдені як у сфері односторонніх дій, так і в результаті переговорів із партнером. У процесі аналізу обмірковуються можливі альтернативи вирішення проблеми. При цьому звертається особлива увага на інтереси сторін. Інтерес – це одне з ключових понять переговорного процесу. Сторони, які вступають у переговори, завжди мають як загальні, так і різні інтереси.

Різні інтереси не обов’язково суперечать один одному. Серед них можна виділити інтереси, які взаємовиключаються і не перетинаються один з одним. З взаємовиключними інтересами справа більш-менш зрозуміла. Вони передбачають, що сторони бажають одного й того ж (наприклад, претендують на одну територію). А під інтересами, які не перетинаються, розуміють такі – коли реалізація їх однією із сторін ніяк не торкається інтересів другої сторони, іншими словами, сторони бажають різного.

При підготовці слід виписати на аркуші паперу свої інтереси та партнера, щоб було наочно видно, в чому вони співпадають, у чому розбігаються. Які інтереси взаємовиключаються, які не перетинаються?

Аналіз інтересів сторін повинен підвести до відповіді на запитання: чи є інші шляхи вирішення проблеми, які потребують менших витрат та зусиль і взагалі виглядають більш привабливо.

На основі інтересів учасників переговорів формується загальний підхід до переговорів і власна позиція на них, а також визначаються можливі варіанти вирішення.

Зазвичай, підготовча робота завершується написанням підготовчих документів та матеріалів. Письмова форма викладення примушує учасників підготовки переговорів поміркувати про точність формулювань. Ці документи та матеріали будуть служити на переговорах своєрідним орієнтиром, з якими звіряється їх хід, вносяться необхідні зміни. До таких документів належать проекти угод, протоколів, договорів, резолюцій, контрактів.

Щоб успішно вести переговори, потрібно ще перед першою зустріччю зібрати всю необхідну інформацію про фірму, з якою вирішено співпрацювати (коли та ким була заснована, у яких країнах веде справи, у яких угодах мала особливий успіх, відомості про фінансовий стан, обсяг операцій тощо). Оскільки особисті моменти відіграють дуже важливу роль у досягненні взаємної довіри, корисно знати про керівництво фірми-партнера та про тих, з ким будуть проводитися переговори, також такі моменти, як місце народження, освіта, основні віхи кар’єри, склад сім’ї, хобі тощо.

Для початку потрібно знайти проспекти тієї чи іншої компанії або отримати по факсу інформаційну довідку. Якщо в бесіді з представником фірми ви виявите обізнаність про її діяльність, це, як правило, викликає приємне враження, особливо це важливо при контактах із японськими, південнокорейськими, тайванськими та сінгапурськими бізнесменами, які цінують докорінність та прагнення до тісніших, довірчих особистих відносин.

Дуже важливо, щоб у переговорах з вашої сторони брало участь не тільки керівництво, але й ті, хто володіють конкретною інформацією та практичними знаннями, тобто технічні експерти, навіть якщо вони не займають високих посад. Типова помилка багатьох вітчизняних підприємців у тому, що для контактів з іноземними партнерами за кордон відправляються тільки керівники, які звикли приймати загальні рішення та загальні домовленості.

І, нарешті, дуже важливо у процесі підготовчої роботи все знову обміркувати та вивчити до дрібниць. Ніколи не слід покладатися на щастя та на те, що іноземці самі візьмуть на себе розробку всіх деталей, як тільки почують «надзвичайну ідею» спільного підприємництва або торгової угоди.

Комерційний переговорний процес складається з трьох послідовних етапів:

взаємне уточнення інтересів, точок зору, концепцій і позицій учасників;

їх обговорення (висунення аргументів на підтримку своїх поглядів і пропозицій, їх обгрунтування);

узгодження позицій і розробка домовленостей.

Перший етап – взаємне уточнення позицій учасників переговорного процесу – дуже важливий, оскільки для розробки домовленостей, перш за все, необхідно з’ясувати точки зору одне одного і обговорити їх. Поквапливість тут вкрай небажана, оскільки відношення до самого процесу переговорів у ділових людей різне. Американці полюбляють відразу приймати рішення, без обмірковувань. Японці ж не люблять квапитись. На відміну від спритних американців, японці впевнені, що успіх переговорів залежить від кількості годин, витрачених на детальну підготовку. Тому при переговорах з ними потрібно бути готовими до тривалих пауз, які вони роблять, щоб виключити найменшу загрозу розходження думок у своєму колі.

Другий етап – обговорення позицій і точок зору учасників – спрямований, як правило, на те, щоб максимально реалізувати власну позицію. Він особливо важливий, якщо сторони орієнтуються на вирішення проблеми шляхом торгу.

При обговоренні позицій особливе значення має аргументація. Вона може використовуватись для жорсткого відстоювання своїх позицій. Висуваючи аргументи в ході дискусії, пропонуючи оцінки та пропозиції, сторони таким чином вказують на те, що, за їх думкою, не може ввійти до заключного документу. Аргументи учасників переговорів спрямовані в основному на те, щоб обгрунтувати власну позицію і заперечити позицію партнера. Успішний підбір аргументації – не тривіальна справа. У кожної професійної групи своя мова та спосіб мислення. Ефективні для економістів аргументи можуть здатися незрозумілими для інженерів і робітників.

Дієвість аргументації залежить не тільки від рівня взаєморозуміння партнерів, їх знань, але й від їх відношення до особи, з якою розмовляють. Добрі відносини з партнером – це створення клімату співробітництва, і, що не менш важливо, узгодження умов, при яких можна досягнути взаєморозуміння. Ось дві поради:

уникайте швидких, легких поступок. Якщо якась вимога була для вас неочікуваною, краще відповісти “ні”, ніж “так”. Завжди простіше і краще дати згоду пізніше, ніж взяти свою обіцянку назад. Крім того, те, що для вас не грає особливої ролі, для партнера може мати велике значення; під час переговорів суттєвим є сам факт поступки, тому намагайтесь свої поступки “продавати” окремо.

Основним результатом аргументації повинно бути визначення межі можливої домовленості. Таким чином, переговори вступають в третій етап – етап узгодження позицій.В залежності від проблем, які обговорюються, під узгодженням позицій розуміють компромісну концепцію (як варіант вирішення проблеми) або коло питань з числа тих, що розглядалися під час переговорів, і які можуть увійти у запропонований підсумковий документ.

Це ще не сама угода, а тільки загальні контури. Тут можна виявити дві фази узгодження позицій: спочатку загальна формула, потім деталізація, під якою слід розуміти редагування тексту і розробку остаточного варіанта підсумкового документа.

Читайте також:

1. A) правові і процесуальні основи судово-медичної експертизи
2. H) інноваційний менеджмент – це сукупність організаційно-економічних методів управління всіма стадіями інноваційного процесу.
3. I. Введення в розробку програмного забезпечення
4. II. Організація і проведення спортивних походів
5. II. Поняття соціального процесу.
6. IV. План навчального процесу.
7. The peace – порядок
8. VI. Оформлення маршрутної документації на проведення туристичних походів та експедицій
9. А. Особливості диференціації навчального процесу в школах США
10. А.1. Порядок Magnoliales - магнолієцвіті
11. Автоматизація процесу призначення IP-адрес
12. Автоматизована система ведення державного земельного кадастру

Переглядів: 2416