За певних умов розрахункових взаємовідносин підприємство-продавець може вимагати від покупця авансу (передоплати). Таким чином, для обліку отриманих від покупців до дати відвантаження підприємством оплаченого (частково оплачених) поставок, а також від замовників до дати виконання підприємством замовлення на визначений договором обсяг робіт чи послуг, тобто для обліку авансів одержаних використовується рахунок 681 «Розрахунки за авансами одержаними».
Суми отриманих авансів і попередньої оплати враховуються відокремлено від платежів, що надходять за пред»явленими розрахунковими документами.
Суми авансів і попередньої оплати, отримані від іноземних покупців (замовників), враховуються окремо від авансів, отриманих від вітчизняних контрагентів. Це означає, що до рахунка 681 за необхідності у бухгалтерському обліку потрібно відкривати рахунки третього порядку.
Аналітичний облік авансів отриманих ведеться за кожним окремим кредитором.
Слід зауважити, що порівняно з рахунками обліку розрахунків за поставки (наприклад, рах.36, рах.63), кореспонденція рахунків за рахунком авансів отриманих є обмеженою у зв»язку з обмеженістю проведення операцій з авансами, тобто лише надходження авансів на баланс або вибуття авансів з балансу чи їх освоєння. Жодних нестандартних проведень за цим рахунком проводити не слід.
Схему обліку авансів отриманих наведено на рисунку 1.3.
Аванси отримані
Д-т
К-т
погашення зобов»я-зань за отриманими авансами
виникнення зобо»я-зань за отриманими авансами
Рис.1.3. Схема обліку на рахунку 681»Розрахунки за авансами