Загальні засади побудови документообігу

Основні вимоги до керівника служби діловодства, його права та обов'язки

Згідно з Типовим положенням про службу діловодства її керівник мусить мати базову вищу (без вимог до стажу роботи) або середню спеціальну (зі стажем роботи не менше трьох років) освіту.

Керівник служби діловодства призначається і звільняється наказом керівника установи. За характером діяльності керівник служби діловодства тісно взаємодіє:

♦ з керівниками структурних підрозділів організації і підвідомчої мережі з питань роботи із документами, контролю і перевірки виконання документів, діяльності колегіальних органів, підготовки і подання необхідних керівництву документів, використання інформації в службових цілях;

♦ з юридичною службою із правових питань, пов'язаних з підготовкою документів;

♦ зі службами матеріально-технічного постачання і господарського обслуговування із питань забезпечення засобами оргтехніки, бланками документів, канцелярським приладдям та побутового обслуговування працівників служби;

♦ з центром упроваджень інформаційних технологій з питань застосування систем електронного діловодства та документообігу

У межах своєї компетенції він також може вступати у взаємовідносини з іншими організаціями з питань роботи з документами.

Для виконання обов'язків керівникові служби діловодства надається право:

♦ контролювати і вимагати виконання встановлених правил роботи з документами в установі та підвідомчій мережі, розробляти заходи щодо автоматизації управління документацією установи;

♦ доповідати керівнику організації про стан роботи з документами, подавати документи для розгляду та підпису;

♦ вносити на розгляд керівництва подання про призначення, переміщення і звільнення працівників служби діловодства, їх заохочення і накладання на них стягнень;

♦ залучати спеціалістів структурних підрозділів установи та підвідомчої мережі до підготовки проектів документів за дорученням керівництва;

♦ запитувати від структурних підрозділів і підвідомчої мережі відомості, які необхідні для вдосконалення форм і методів роботи з документами;

♦ вживати заходів щодо налагодження документаційної системи, скорочення зайвої документації, контролювати ці процеси;

♦ підписувати і візувати документи у межах своєї компетенції;

♦ застосовувати санкції в усіх випадках порушення підрозділами і службовими особами встановлених правил роботи з документами.

Організація документообігу в більшості випадків залежить від прийнятої в установі системи управління і відображає технологію прийняття та виконання управлінських рішень.

Невпорядкованість управлінських процесів і залежних від них систем документообігу залишається, як зазначає український науковець проф. Л. В. Корж [108], основною причиною неефективного впровадження сучасних технологій.

Особливо це очевидно при передачі документів від одного виконавця до іншого, при погодженні документа, накладанні резолюцій, контролю за виконанням доручень, автоматизації руху документів і т. і., що й визначає рівень побудови документообігу в установі.

Ефективне виконання діловодних процесів вимагає від фахівця досконалих знань теорії і практики менеджменту та основних засад його документаційного забезпечення, оскільки чітко організовану технологію господарювання можна подати у вигляді набору відповідних управлінських процедур й методів їх вирішення. Так, підготовка управлінського рішення складається з процедур:

♦ визначення того чи іншого підходу до розробки рішення (збирання інформації, підготовка можливих варіантів виконання, оцінка альтернатив, вибір варіанту рішення, його погодження);

♦ визначення способу доведення управлінського завдання (підготовка наказу, розпорядження чи прийняття колегіального рішення);

♦ визначення варіантів доставки розпорядження до виконавців (посильним, поштою, факсограмою чи електронною поштою).

Процес організації виконання управлінського рішення складається з таких ділових процедур:

♦ розподіл завдань між працівниками з урахуванням їхніх функціональних обов'язків, реальних можливостей, рівня кваліфікації, ^компетентності, ступеня завантаженості;

♦ визначення методу доведення завдання до підлеглих (загальна постановка завдання, орієнтовна схема його виконання чи жорстка регламентація дій);

♦ вибору способу доведення рішення (переконання, прохання, розширення кола інформації);

♦ делегування повноважень (визначення обов'язків, які необхідно делегувати, та вимог до їх виконання, вибору того чи іншого виконавця).

Більшість зазначених ділових процедур вимагають виконання певних діловодних операцій (документаційного забезпечення менеджменту), тобто, супроводження вищезазначених операцій певними видами документів та організації їх руху. В ряді випадків ( це особливо характерно для державних та муніципальних установ) ділові процедури складаються винятково з операцій діловодства [80].

Недостатньо продуманий рух документів в установі спричиняє зволікання у виконанні управлінських рішень; на передання документів з однієї інстанції до іншої витрачається в кілька разів більше часу, ніж на роботу з ними. Невпорядкованість документообігу знижує ефективність праці управлінського апарату. Тому раціональній організації документообігу слід приділяти особливу увагу.

Існуюча в установі система управління також зумовлює організаційну побудову документообігу. Наприклад, якщо керівник установи буде вимагати, щоб усі отримані документи спочатку доповідалися йому і тільки він призначатиме виконавця, шлях проходження документів в установі буде багатоступінчастим.

Якщо в установі чітко розподілено функціональні обов'язки між керівником та його заступниками, структурними підрозділами і співробітниками, то значна частина документів надходить відразу до заступників керівника або до структурних підрозділів та безпосередніх виконавців, тобто шлях документів буде значно коротший. Так само від узвичаєного в установі розподілу обов'язків і делегування повноважень співробітникам буде залежати швидкість руху документів під час їх опрацювання, погодження і засвідчення.

Стан документообігу в установі залежить від організування управлінського процесу і, водночас, відображаючи систему управління, дає можливість

наочно побачити, наскільки вона ефективна

Отже, раціоналізація документообігу в установі сприяє ефективності роботи управлінського апарату, і, навпаки, форми і методи організації управлінської діяльності зумовлюють чіткість та оперативність документообігу.

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Завдання служби діловодства	\|	Документні потоки в установі

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.004 сек.