Завдання служби діловодства

Служба діловодства, як серцевина будь-якої організації, що відображає і забезпечує її діяльність, сьогодні мусить бути потужним інструментом, що має змогу через процеси керування документацією орієнтувати всі інші підрозділи та окремих виконавців на спільні цілі, мобілізувати ініціативу співробітників, виховуючи в них почуття єдності і відданості своєму підприємству, поліпшувати процеси ділової комунікації й корегувати організаційну поведінку всіх його членів.

У сучасних установах діловодство стає високотехнологічним виробничим процесом, системою організаційного, інформаційного, аналітичного, правового, ретроспективного та прогнозного забезпечення її функціонування, документування управлінської інформації й організування обігу службових документів. Воно об'єктивно виділяється у високооплачуваний вид професійної діяльності, отримує відповідне технологічне оформлення й вимагає значного обсягу знань.

Головна мета служби діловодства — це досконале документаційне забезпечення управління, якісне надання документно-інформаційних послуг, вчасна обробка і передання на різні рівні керівництва необхідної для прийняття управлінських рішень інформації.

Тим часом важливість якісної організації інформаційно-документаційного забезпечення управління в ряді підприємств та установ країни недооцінюється. Діловодством займаються працівники з низьким рівнем оплати, які випадково чи в силу певних обставин вимушені працювати в діловодних службах.

Подекуди канцелярії виконують другорядну роль в апараті управління, виконуючи лише технічні функції. Творча й логічно-послідовна робота з документами начебто «розчиняється» в діяльності апарату управління. Діловодством займаються начебто всі, але виконують цю роботу переважно неякісно й зі значними витратами часу. Навіть висококваліфіковані працівники, які отримали системну вищу освіту й покликані, по суті, вирішувати питання управління виробництвом, витрачають третю частину свого робочого часу на невластиву їм роботу з документами, до того ж низькооплачувану.

Підбором інформації, обробкою і організацією руху документів сьогодні повинен займатися не фахівець тієї чи іншої галузі, який приймає або сприяє прийняттю управлінських рішень, а спеціально підготовлений для цього фахівець — документознавець, інформаційний аналітик

Нагальною стає проблема кардинальної зміни ролі і місця служб діловодства в апараті управління. У сучасній установі необхідне створення (шляхом об'єднання функцій канцелярії, секретаріату й інформаційного центру) єдиного підрозділу інформаційно-документаційного обслуговування з підпорядкуванням його першому керівникові. Цей підрозділ, оснащений новітніми засобами комп'ютерної та багатофункціональної організаційної техніки, мусить виконувати головну обслуговуючу функцію управління — досконале документно-інформаційне обслуговування прийняття управлінських рішень та їх доведення до виконавців. Тоді з такого підрозділу можна буде сповна спитати за неповноту інформації чи надлишок документів, за якість опрацювання відомостей та виконання поставлених завдань в установлений термін.

Створення спеціалізованого підрозділу інформаційно-документаційного забезпечення приведе до зменшення чисельності апарату управління й ліквідації зайвих посад. Коло обов'язків його провідних співробітників — документознавців, інформаційних аналітиків та системотехників буде досить значним і багатогранним, їх основні функціональні обов'язки — разом з фахівцями керівного апарату брати активну участь у моніторингу релевантної інформації, розробці ефективних управлінських рішень, веденні контролю за їх виконанням і перевірці завдань і розпоряджень вищого керівництва.

Документознавці повинні вміти працювати з усіма видами документної інформації, знати особливості функціонування

автоматизованих систем діловодства й документообігу, новітні засоби оргтехніки, особливості уніфікації й галузевої стандартизації в документно-інформаційній сфері

Основними завданнями сучасної служби діловодства повинні стати:

♦ встановлення уніфікованих форм документації та єдиного порядку роботи з документами в установі та підвідомчій мережі;

♦ досконале документаційне забезпечення діяльності всіх підрозділів на основі використання сучасної комп'ютерної техніки, автоматизації роботи з документами і скорочення їх кількості;

♦ впровадження комплексної системи керування документацією за рахунок застосування сучасних інформаційних технологій.

Функції працівників служби діловодства

Відповідно до вищезазначених завдань служба діловодства установи:

♦ розробляє інструкції з діловодства для всієї організації, в т.ч. для підвідомчої мережі, складає зведену номенклатуру та описи справ;

♦ організовує за дорученням керівництва підготовку проектів документів, забезпечує якісне документаційне й організаційно-технічне обслуговування роботи колегіальних органів;

♦ організовує друкарське виготовлення, копіювання, тиражування документів та їх обіг;

♦ здійснює уніфікацію систем документації і документів з урахуванням можливості їх автоматизованої обробки, вживає заходів до скорочення кількості форм і видів документів;

♦ організовує роботу з пропозиціями, заявами і скаргами громадян;

♦ контролює якість підготовки і оформлення документів, їх своєчасне виконання, вживає заходів до скорочення строків проходження і виконання документів, узагальнює й аналізує дані про хід і результати цієї роботи;

♦ здійснює приймання, реєстрацію, облік, зберігання, оперативний пошук, доставку документів, інформування за станом роботи з документами;

♦ реалізує єдиний порядок відбирання, обліку, збереження, якості обробки та використання документів, що утворюються внаслідок діяльності установи і підвідомчої мережі, для подальшої передачі на державне зберігання;

♦ удосконалює форми і методи роботи з документами в установі і підвідомчій мережі завдяки використанню новітніх інформаційних технологій організаційної техніки і засобів обчислювальної техніки;

♦ здійснює організаційно-методичне керівництво роботою з документами у підрозділах організації та підвідомчій мережі;

♦ організовує підвищення кваліфікації працівників установи щодо автоматизації роботи з документами;

♦ впроваджує державні стандарти, уніфіковані системи документації та інші нормативи в організації та підвідомчій мережі;

♦ завіряє печаткою документи в усіх випадках, передбачених інструкцією щодо роботи з документацією.

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Поняття та ознаки господарського договору	\|	Загальні засади побудови документообігу

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.004 сек.