Організація інформації для ефективного використання її у менеджменті.

Задачі технології обробки даних, що розв'язуються в комп'ютерних інформаційних системах управління, мають ряд характерних особливостей, називають „ новою” інформаційною технологією

1. Інформаційний взаємозв'язок, який виявляється в тому, що результати розв'язування одних завдань є вхідними даними для розв'язування інших. Ця особливість впливає на склад та зміст інформаційної бази комп'ютерної системи, потребуючи також вибору способів і методів нагромадження і зберігання інформації в системі.

2. Масовість та груповий характер вирішення. Як правило, економічні розрахунки виконуються через певний термін, причому визначається не один, а група взаємопов'язаних економічних показників. Ця особливість впливає на структуру алгоритмів розв'язування завдань, а також на склад та зміст програмного забезпечення систем.

3. Потреба багатоваріантного розв'язування. Це стосується завдань прогнозування, планування та прийняття рішень. Саме тому в комп'ютерній системі мають бути передбачені відповідні спеціальні інструментальні та апаратні засоби, наприклад база моделей для задоволення згаданої потреби.

4. Чітко реґламентовані терміни подання вхідних даних і результатів розв'язування завдань, а також вимоги до точності вхідних даних і результатів розв'язування завдань. Тому при створенні комп'ютерної ІС необхідно вирішувати питання контролю інформації на всіх етапах її переробки (перетворення).

5. Постійні зміни складу економічних показників та методик їх розрахунку. Ця особливість впливає на склад та зміст програмного забезпечення, особливо на його прикладну частину.

Отже, зміни, що постійно відбуваються у внутрішньому і зовнішньому середовищі організації, викликають необхідність вдосконалення системи управління. Кожне рішення на підприємстві приймається з використанням усього обсягу інформації про поточну діяльність і ту, яка планується. Додавши до цього зручність у використанні, опрацюванні та збереженні даних, можна отримати вимоги щодо характеристик інформаційних систем управління підприємством, на базі комп'ютерних технологій.

За останній час відбулась переорієнтація всієї діяльності у сфері опрацювання даних на забезпечення її кінцевої мети: задоволення потреб в інформації керівників на усіх рівнях внутрішньогоуправління. Завданнями внутрішньоїінформаційної системи в організації є:

-координація діяльності з збирання та опрацювання даних звітів на вищому рівні управління та у виробничих відділеннях з метою поліпшення якості і своєчасності надходження інформації в цілому;

-планування основних напрямів збирання, опрацювання та зберігання первинних даних;

-визначення основних напрямів розвитку технології обробки даних.

Внутрішняінформаційна система повинна виконувати такі функції:

-визначення потреб кожного керівника в характері та змісті необхідної йому інформації для цілей оперативного управління виробничо-збутовою діяльністю організації;

- передбачення потреб у технічних засобах в цілому та кожного керівника для забезпечення всією необхідною інформацією;

- централізоване планування всіх витрат на отримання, оренду технічних засобів для забезпечення безперервного функціонування інформаційної системи;

-визначення рівня витрат на використання технічних засобів у системі (утримання й навчання обслуговуючого персоналу, оплату використовуваних приміщень, витрати на комплектуючі тощо);

-забезпечення відповідного рівня збору, зберігання та надання інформації;

-розробка програмних засобів, прикладних програм.

Iнформацiйнi потреби керiвництва значною мiрою залежать вiд рiвня управління. Кожний рiвень управління - стратегiчний, тактичний, а також оперативний - має рiзнi iнформацiйнi потреби. Це позначається на виборi проекту IС. Iнформацiйнi потреби, що потрiбнi управлiнському рiвню, показанi на слайдi i включають: Стратегiчне планування та управлiння. Вищi керiвники розробляють загальнi завдання для органiзацiї, стратегiї, правила, а також цiлi за допомогою процесу довгострокового стратегiчного планування. Вони також слiдкують за стратегiчною вiддачею вiд органiзацiї та її загальним напрямком дiяльностi. Примiтка: iнформацiйнi потреби вищого керiвництва часто вимагають, щоб IС обробляли великi масиви даних та iнформацiю в умовах зовнiшньої конкуренцiї. IС повиннi бути готовими забезпечити такий тип технологiї прогнозування, який необхiдний для забезпечення прийняття рiшень на цьому рiвнi.

Тактичне планування та управлiння. Менеджери середнього рiвня розробляють коротко та середньотермiновi плани i бюджети, а також визначають курс, правила та цiлi для пiдроздiлiв даної органiзацiї. Вони також замовляють та розподiляють ресурси i слiдкують за вiддачею вiд пiдроздiлiв органiзацiї в управлiннi, вiддiлi, а також в iнших рiвнях робочих груп. Їхнi потреби щодо IС вимагають детальної iнформацiї по всьому, що входить до цих сфер. Оперативне планування та управлiння. Менеджери-контролери (супервайзери) розробляють засоби коротко-термiнового планування, такi,наприклад, як графiки основного виробництва. Супервайзери є менеджерами, задiяними безпосередньо у виробничому процесi, тими, хто керує працiвниками - не менеджерами. Їхнi потреби щодо IС часто пов'язанi з Кiлька iнших категорiй iнформацiйних систем складають бiльш унiкальний широкий клас.

Інформація про зовнішнє середовище, реалізується шляхом створення інформаційної системи (ІСМ), що містить звіти щодо характеристик ринку, що відслідковуются співробітниками окремого підрозділу. Основні напрямки збору інформації про стан ринку:

•Потенційні клієнти й особливості їхнього купівельного поводження;

•Конкуренти (реальні і потенційні);

Джерелами інформації є:

1.Первинні дані - статистичні, повідомлення, які отримані в результаті опитуваннь.

2. Повторні дані - різноманітні звіти, отримані з других рук, які мають різноманітний ступінь достовірності. Очевидно, що для виконання своєї роботи фахівцям потрібна як можна більш повна і детальна інформація. Вся інформація окремого підрозділу повинна вводитися в інформаційну систему і бути доступною для роботи з нею. Проте, керівництву підприємства не потрібна зайво глибокий ступінь деталізації. Тому поданння інформації для керівництва підприємства повинно відрізнятися від робочого подання інформації, яким користуються самі співробітники відділу.

Інформація про внутрішнє середовище.Інформація про внутрішнє середовище підприємства охоплює всю діяльність підприємства. Повна звітність про діяльність підприємства формується на основі звітності по трьох видах планів:

- бюджет ( фінансова і бухгалтерська звітність);

- виробничий план - план по асортименту й обсягу товарів і послуг;

- плани заходів (подій) - квартальний (або місячний) план дій окремих підрозділів і всього підприємства. При наявності коректно розробленої системи звітності, що відповідає цим трьом видам планів, керівництво підприємства буде мати інформації про те, що відбувається на підприємстві.

У багатьох організаціях прийнята типова структура, наприклад, трьох рівнева система управлінської звітності, основними компонентами якої є:

• звітність ( книги, часописи і т.д.) для запису всіх операцій підприємства в обраній сфері діяльності або в даному підрозділі;

• стислі повідомлення про діяльність підприємства або підрозділу на конкретну дату або за конкретний період;

•зведені звіти - дані, що узагальнюють результати діяльності підприємства в декількох сферах за визначений період.

Основні операції заносяться в "часописи" або "повідомлення". Повідомлення дуже важливі, оскільки вони формують основу системи управлінської звітності, що використовується на всіх рівнях організації:

• оперативний (повсякденна діяльність);

•тактичний (середньострокові рішення);

•стратегічний (довгострокові рішення).

Повідомлення і звіти по-різному використовуються на різних рівнях (а їх зміст змінюється від даних про поточні операції до стратегічної інформації):

повідомлення, що містять первинні дані, використовуються в основному на оперативному рівні для реєстрації і контролю потокових операцій;

звіти про основну діяльність складаються на основі повідомлення і використовуються керівниками середньої ланки для потокових оперативних і тактичних рішень і застосування мір контролю і виміру ефективності роботи підрозділів і окремих співробітників ;

зведені звіти використовуються вищим керівництвом для прийняття рішень і розширеного (стратегічного) планування.

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Класифікація інформації в економіці.	\|	Засоби інфораційних технологій

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.004 сек.