Текстовий процесор завжди знаходиться в одному з двох режимів — вставка або заміна. Для їхнього переключення звичайно використовується клавіша <Ins>. У режимі вставки текст, що вводиться з клавіатури, відсуває праворуч текст документа, що коштує правее курсору, не руйнуючи його. У режимі заміни замість символу, що коштує над курсором (або правее його), уводиться новий символ із клавіатури. Режим вставки руйнує існуючий текст документа.
Коли текст уводиться вперше, зручніше користуватися режимом вставки, а також при редагуванні тексту, коли додається в текст символ, слово або пропозиція. Якщо ж ви хочете замінити один символ іншим, то використовуйте режим заміни.
Режим вставки — метод додавання тексту в документ, при якому існуючий текст зрушується вправо, звільняючи місце текстові, що вводиться. Режим заміни — метод додавання тексту в документ, при якому символ, що коштує над курсором, заміняється вводиться з клавіатури.