Режим контекстного пошуку і заміни реалізується пошуком у документі деякого текстового елемента і заміною його на іншим, заданим користувачем. Замінні і заданий текстові елементи можуть бути різної довжини, містити в собі одне слово, групу слів, частина слова, числа й інші знаки. Існує ряд додаткових умов для виконання операції пошуку і заміни. Укажемо деякі з них.
• Одноразова і глобальна заміна. Режим одноразової заміни припиняє пошук після перебування першого входження замінного елемента. Глобальна заміна заміняє усі входження замінного елемента.
• Автоматична і ручна заміна. Режим ручної заміни вимагає підтвердження користувача на заміну після перебування кожного входження замінного елемента. Автоматичний режим такого підтвердження не вимагає.
• Чутливість і нечутливість до рядкових і прописних символів. При виборі режиму, чуттєвого до рядкових і прописних символів, регістр, у якому відображений замінний елемент, має значення при його пошуку. Іншими словами, якщо ви, наприклад, задали замінний елемент як ibm, текстовий процесор не зверне уваги на встретившейся йому в тексті слово IBM.
• Напрямок пошуку. Звичайно команда пошуку і заміни реалізує пошук, починаючи від позиції тексту, займаної в даний час курсором, і до кінця документа. У ряду текстових процесорів напрямок пошуку можна змінити на зворотне. У ряді текстових процесорів (наприклад, WinWord) за допомогою спеціальних символів реалізується мова запитів, що дає можливість здійснювати контекстний пошук за складними критеріями.