Документ: основні поняття.

В основі терміна «документ» лежить латинське слово «dосео», що означає «пояснювати, викладати справу». У значенні письмового свідчення термін «документ» уживався від середньовіччя й до XIX століття, а згодом із латинської мови його було запозичене в усі європейські мови. В сучасній літературній мові можна зустріти більш трьохсот значень слова «документ».

Основоположник узагальнюючої науки про документ бельгійський учений Поль Отле (1885-1945) документом вважав «матеріалізовану пам'ять людства, яка день за днем реєструє факти, ідеї дії, почуття, мрії, що відбулися в свідомості людини» [129].

У посібниках можна зустріти окремі визначення терміна «документ», уведені в науку П.Отле та А. Лафонтеном:

♦ будь-яке джерело інформації, передавання людської думки, знань незалежно від того, чи втілене воно в матеріально фіксованій формі або є провідником (передавачем) інформації в часі (охоплює як матеріальні об'єкти — носії інформації (службові та особисті документи, креслення, малюнки, фотографії), так і аудіо- та телепередачі);

♦ матеріальні об'єкти із зафіксованою інформацією, зібрані людиною з метою створення колекцій (входять як штучні предмети, створені людиною, так і природні, технічні предмети, що знаходяться в музеях);

♦ матеріальні об'єкти, створені людиною спеціально для фіксації, зберігання і відтворення інформації з метою її передавання в просторі й часі, незалежно від способу фіксації («написані» документи, тобто зафіксовані знаками письма, образотворчі, фонозаписи, фільми тощо).

Поява слова «документ» в українській мові пов'язана з царюванням російського самодержця Петра І (наприкінці XVII — на початку XVIII ст), котрий надавав перевагу всьому іноземному, запозиченому. Спочатку слово позначало папери, які підтверджували чиїсь права, законність володіння чимось, мали юридичну силу.

Значний вклад у розвиток поняття «документ» у першій половині XIX століття внесли Г.Г. Воробйов, Р.С. Гіляревський, О.П. Кор-шунов, Ю.М. Столяров та багато інших вітчизняних і закордонних учених, завдяки роботам яких документ став розглядатися як одне із найважливіших джерел інформації.

Як позначення об'єкта архівної справи, замість терміну «документальні матеріали», поняття «документ» з'явилося порівняно недавно, в 50-х роках минулого століття. В 1959 році відомий архівознавець, автор теорії документознавства, проф. К. Г. Мітяєв [122] позначав документом усе, що є документальним, тобто все, що базується на відображенні об'єктивної діяльності і є відображенням, фіксацією, реєстрацією фактів, явищ за допомогою письма, зображення чи звукозапису.

Документ як явище матеріальної дійсності архівознавці визначали як джерело інформації, навіть, історичне джерело, історична пам'ятка. Друге визначення поняття «документ» — будь-який створений людиною матеріального об'єкта, в якому уречевилася людська думка. Третє визначення стосувалось документа як матеріального об'єкта, спеціально створеного людиною для передавання інформації будь-яким можливим способом.

У 70-тих роках минулого століття у термінологічному словнику «Архівістика» з'явилася більш виважена дефініція документа: «запис інформації на матеріальному носії, основна функція якого — збереження і передавання інформації в просторі і часі». Ця дефініція, безумовно, стала загальною для таких споріднених галузей діяльності, як архівна і бібліотечна справа, бібліографія, науково-інформаційна діяльність тощо.

У статті 27 Закону України «Про інформацію» говориться, що «документ — це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві» [6].

За національним стандартом України «Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення понять» (ДСТУ 2732:2004) документ — це інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі [76 ].

За національним стандартом України «Інформація та документація. Керування документацією: ДСТУ 4423:2005 — документ — це зафіксована інформація або об'єкт, який може трактуватися як окрема одиниця [73].

У фаховій літературі з питань документаційного забезпечення управління можна зустріти також такі терміни, як: офіційний, службовий, управлінський, електронний та архівний документ. Розглянемо їх більш детально.

Офіційний документ в енциклопедичних матеріалах зазначається, як—інформація на матеріальному носієві, оформлена і засвідчена у встановленому порядку При цьому офіційність чи неофіційність документа визначається залежно від статусу джерела інформації.

Офіційними документами вважаються насамперед урядові документи, матеріали, постанови, декрети, заяви, комюніке, стенограми офіційних засідань, дані державної та відомчої статистики, архіви і поточні документи різних установ, організацій, ділова кореспонденція, протоколи судових органів, прокуратури, нотаріату тощо. Основними атрибутами офіційного документа вважаються підпис посадової особи та/або його реєстрація в установленому порядку.

До неофіційних документів відносяться особисті матеріали, виконані на основі власних спостережень.

В цій самій енциклопедії дається також визначення поняття офіційна документована інформація, як така, що створюється в процесі поточної діяльності органів законодавчої, виконавчої та судової влади, органів місцевого самоврядування.

Чинне законодавство встановлює й способи доведення офіційної інформації до відома зацікавлених осіб: опублікування в офіційних друкованих виданнях або поширення інформаційними службами; опублікування у друкованих ЗМІ або публічне оголошення через аудіовізуальні засоби; безпосереднє доведення до зацікавлених осіб (усно, письмово чи іншими способами); надання можливості ознайомлення з архівними матеріалами тощо.

Законодавче врегулювання цього питання здійснюється відповідно до законів «Про інформацію, «Про звернення громадян», «Про друковані засоби масової інформації (пресу) в Україні», «Про порядок висвітлення діяльності органів державної влади та органів місцевого самоврядування в Україні засобами масової інформації» [6, 12, 13].

В Україні у законодавчому порядку забезпечене право громадян, юридичних чи неюридичних осіб, об'єднань громадян та державних органів на отримання, ознайомлення з офіційними документами шляхом звернення до органів державної влади, подання інформаційного запиту на отримання чи ознайомлення з офіційними документами, подання запиту щодо надання письмової або усної інформації. Термін розгляду документів державними органами у всіх трьох випадках (звернення громадян, інформаційного запиту чи запиту на отримання інформації) не повинен перевищувати 10 календарних днів із дня реєстрації.

Службовими документами називають відповідним чином складені, підписані і завірені ділові папери, якими оформлюються управлінські операції, дії юридичних осіб і окремих громадян.

Сучасний службовий документ використовується в усіх сферах господарства країни. Він є носієм інформації, як необхідним елементом внутрішньої організації будь-якої установи, фірми, забезпечує взаємодію їх підрозділів та управління ними. Інформація службового документа є основою для прийняття рішень, доказом їх виконання і джерелом для узагльнення, а також матеріалом для ведення довідково-пошукової роботи.

Усім відомо, що вміння говорити й слухати відіграє значну роль в спілкуванні, від якого у партнера складається думка про опонента. Так само на опонента справляє вплив і службовий документ. Залежно від призначення документа, вміння відправника вибудувати текст, його грамотності, дотримання встановлених вимог, знання правил оформлення документа та вимог до розміщення його реквізитів залежить подальша доля ділових стосунків.

Склавши службовий документ, з ним треба ще багато працювати: зареєстувати (для того, щоб у разі потреби отримати довідку), передати виконавцю, проконтролювати його виконання, зробити певні висновки, зберегти, знищити тощо.

Службові документи мають правове й господарське значення, зокрема можуть служити письмовими доказами, бути джерелом різних аналітичних відомостей довідкового характеру. Вони дають змогу відтворювати факти діяльності установи, знаходити в закінчених і переданих до архіву справах відомості, що мають важливе значення як для поточної оперативної роботи, так і для історії.

Управлінський документ — це службовий документ, що містить інформацію, яка виникла й використовується у сфері управління. Це, насамперед, зафіксований письмовим способом (рукописним, машинописним, друкарським) носій інформації і водночас своєрідний «матеріал», «сировина для обробки» перед прийняттям кеівником рішення.

Ця «сировина» повинна бути доброякісною: швидко й продуктивно надавати релевантну інформацію. Зазначене стосується передусім цифрової (планової, фінансової та облікової) документації, сучасна обробка якої повністю комп'ютеризована, а також документації організаційно-розпорядчого характеру, де переважає словесний текст.

Частина управлінських документів — планування, звітність, ділове листування — призначені для безпосередньої управлінської діяльності, тому вони мусять бути особливо зручними для користування.

Архівний документ — документ незалежно від його виду, виду матеріального носія інформації, місця, часу створення і місця зберігання та форми власності на нього, що припинив виконувати свої функції, для яких був створений, але зберігається або підлягає зберіганню з огляду на значущість для особи, суспільства чи держави або цінність для власника як об'єкт рухомого майна [82].

Архівний документ, культурна цінність якого визнана відповідною експертизою та який підлягає державному обліку і зберіганню, відноситься до Національного архівного фонду, що є сукупністю архівних документів, які відображають історію духовного і матеріального життя українського народу та інших народів, мають культурну цінність і є надбанням нації.

Формується Національний архівний фонд з архівних документів органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій усіх форм власності, а також архівних документів громадян і їхніх об'єднань.

Серед документів Національного архівного фонду особлива увага приділяється унікальним документам, що становлять виняткову культурну цінність, оскільки мають важливе значення для формування національної свідомості українського народу і визначають його вклад у всесвітню культурну спадщину.

Умови для зберігання, примноження та використання Національного архівного фонду гарантуються державою, яка повинна сприяти досягненню світового рівня в розвитку архівної справи та веденні діловодства.

Постановою Кабінету Міністрів України від 1 лю это 2006 року № 92 затверджено Державну програму розвитку архівної справи на 2006-2010 роки [50], де передбачено цілий ряд заходів із вирішення назрілих проблем в архівній справі й діловодстві, в тому числі уніфікації законодавства щодо роботи з документами й запровадження сучасних інформаційних технологій.

Електронний документ (electronic record) — документ, який створюють та використовують тільки в межах комп'ютерної системи.

У Законі України «Про електронні документи та електронний документообіг» [20] зазначено, що електронний документ (ЕД) — це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа. Юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму.

Оригіналом ЕД вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом його автора, накладанням якого й завершується створення документа.

Впровадження інформаційних технологій ініціювало дискусії та дослідження щодо концепції ЕД, його відмінностей та особливостей порівняно з традиційним документом на паперовому носії.

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Принципи організації діловодних процесів	\|	Класифікація службових документів

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.014 сек.