Принципи організації діловодних процесів

Система роботи з документацією в установі у тому чи іншому випадку повинна ґрунтуватися на певних принципах, а саме:

♦ принципі ділової необхідності,

♦ принципі одноразової реєстрації документів;

♦ принципі децентралізації відповідальності за виконання;

♦ принципі паралельності обробки документів. Розглянемо вищезазначені принципи проходження документів в установі більш докладніше.

Принцип ділової необхідності ґрунтується на тому, що процес роботи з документом, починаючи з його створення, погодження, затвердження, переміщення, відправки і, закінчуючи переданням його копії в архів, досить складний, вимагає розумової праці й креативності, застосування технічних засобів, постійного вдосконалення технологічних процесів, подальшої автоматизації та інформатизації діловодства тощо.

Дотримання зазначеного принципу дає можливість підвищити оперативність проходження документів на всіх стадіях управлінського процесу — від стадії підготовки рішення і до його реалізації. Однак відсутність чіткої регламентації руху документів може призвести до збоїв у документаційному забезпеченні управління.

Ефективним засобом зменшення кількості паперових документів в установі може бути заміна разових первинних документів на накопичувальні, наприклад, уведення накопичувальних відомостей замість виписки одноразових накладних на приймання-здавання продукції. Значну економію може дати також застосування лімітно-забірних карток замість застосування бланків індивідуальних матеріальних вимог, на оформлення яких витрачається багато часу, тощо.

Для того, щоб упорядкувати рух документації і визначити оптимальні маршрути руху документів, мають складатися конкретні плани документообігу з переліченням кодифікаційних номерів і назв документів, прізвищ осіб, які їх складають та підписують, строків підготовки і передачі документів іншим виконавцям, прізвища відповідальних осіб і терміни обробки документації в канцелярії та інших відділах установи.

Принцип одноразової реєстрації документів і децентралізації відповідальності у процесі виконання управлінських функцій ґрунтується на чіткому розмежуванні відповідальності керівників і спеціалістів різного рівня управління за вирішення певного кола питань. Це дає змогу передавати документ безпосередньо виконавцеві і уникати дублювання операцій однакового цільового призначення з одним і тим самим документом.

Побудова документообігу має передбачати пряме направлення документів виконавцю і одноразовий розгляд їх відповідальним працівником. Як показує сучасна практика, в більшості випадків немає потреби, щоб керівник спочатку читав лист-запит, а потім підписував відповідь. Доцільно цей запит одразу ж направляти виконавцю, який вивчає його, а потім знайомить керівника з листом і підготовленою відповіддю.

Проходження документів має передбачати мінімум реєстраційних операцій і пунктів, де вони затримуються, а також скорочення періоду розгляду та оперативного вирішення справ шляхом визначення обов'язків службових осіб і рівня їх відповідальності

Підвищення рівня ведення діловодства і поліпшення оперативності управління можна досягти шляхом підвищення досконалості організації праці управлінців, розширення кола питань, що вирішуються ними, завдяки впровадженню комп'ютеризації діловодних процесів.

Принцип паралельності обробки документів. В установах можуть використовуватися послідовна і паралельна організаційні форми обробки документів. Суть паралельної форми обробки полягає в тому, що потрібно готувати кілька копій документа, які дають змогу одночасно розпочати роботу над ним кільком відділам або виконавцям.

За послідовної форми обробки може опрацьовуватися тільки один примірник документа і виконавці працюють з ним по черзі, що може призвести до затягування строків його виконання внаслідок затримання на певних стадіях обробки.

Щоб упоратися зі зростаючим обсягом управлінських операцій, потрібно підвищувати насамперед оснащеність управлінської праці через її комп'ютеризацію та впровадження оргтехніки. А оскільки будь-який об'єкт управління діє одночасно в кількох функціональних системах, кожна з яких має потребу в інформації про стан справ на об'єкті і забезпечує її своєю інформацією (вказівки, розпорядження, інструкції, рекомендації і т. ін.), доцільність роботи з основними групами і видами документів на підприємстві треба регламентувати за допомогою відповідних схем їх обробки і руху.

Документообіг призначений для забезпечення кожного підрозділу достовірною інформацією в заданий сірок, а також її необхідну обробку, а досконала організація керування документацією — забезпечувати створення обгрунтованих схем докумснтно-інформаційних зв'язків і усувати стихійне формування структури інформаційних потоків в установі.

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Основні поняття діловодства	\|	Документ: основні поняття.

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.164 сек.