• Гідрологія і Гідрометрія
• Господарське право
• Економіка будівництва
• Економіка природокористування
• Економічна теорія
• Земельне право
• Історія України
• Кримінально виконавче право
• Медична радіологія
• Методи аналізу
• Міжнародне приватне право
• Міжнародний маркетинг
• Основи екології
• Предмет Політологія
• Соціальне страхування
• Технічні засоби організації дорожнього руху
• Товарознавство продовольчих товарів

Основні поняття діловодства

Основні поняття і терміни сучасного діловодства досить деталь­но викладені у розробленому Українським науково-дослідним інс­титутом архівної справи та документознавства (УНДІАСД) Дер­жавного комітету архівів України стандарті «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення понять. ДСТУ 2732:2004», який на­був чинності з 01.07.2005 р. [76].

У зазначеному стандарті наведено 158 термінів та понять, що викладені українською, російською та англійською мовами. На­ведемо деякі з них:

Діловодство (справочинство) — це сукупність процесів, що за­безпечують документування управлінської інформації та органі­зування роботи зі службовими документами.

Діловодство є повним циклом опрацювання та руху документів із моменту їх створення (одержання) до завершення виконання, відправлення або передачі на зберігання до архіву чи знищення. Від досконалості побудови документаційної системи, якнайпов­нішої її механізації і автоматизації залежить ефективність суспіль­ного управління в цілому.

В усі часи діловодство, в деякій літературі раніше можна було зустріти «справочинство», завжди було важливою галуззю дер­жавної діяльності. У кожній країні за період її розвитку виробле­ні свої специфічні види і назви діловодних служб та посад, фор­ми та правила роботи зі службовими документами, стиль і навіть особливості ділового мовлення.

Оскільки діловодство, чи як його все частіше називають сьо­годні — документаційне забезпечення управління, має переваж­но службовий характер, відносини, що складаються між суб'єк­тами з приводу документаційного забезпеченння управління, становлять сферу дії так званого службово-виконавчого права. Від рівня виконання діловодних процесів, стану їх автоматизації багато в чому залежить успіх діяльності як органів державної

влади, так і всіх суб'єктів господарської діяльності, незалежно від форми власності.

Діловодство зазначається важливою складовою роботи кожної установи, у процесі функціонування якої беруть участь усі пра­цівники:

♦ одні — створюють документи;

♦ другі — забезпечують їх передачу, обробку та контроль вико­нання;

♦ треті — керуються цими документами в своїй практичній ді­яльності.

Діловодство в установах може бути частково або повністю централізоване чи змішане.

При централізованій формі діловодства створення і прийняття службових документів в установі і виконання всіх операцій пов’язаних із ними, покладається на спеціальні діловодні служби: це можуть бути загальні відділи, департаменти документального за­безпечення, управління справами, канцелярії чи секретаріати.

При децентралізованій формі роботи з документами всі операції виконуються безпосередньо в структурних підрозділах установи.

При змішаній формі роботи з документами частина операцій виконується службами діловодства, а деякі здійснюються безпо­середньо в структурних підрозділах установи.

Незалежно від прийнятої форми роботи з документами загальне керівництво роботою служб діловодства здійснюється керівниками установ, на яких воно покладається, у межах наданих їм прав та обов'язків

За особливостями ведення діловодство поділяється на загальне, спеціальне, діловодство за зверненнями громадян та діловодство для документів, що містять державну чи комерційну таємницю.

Загальне діловодство охоплює вимоги до документування уп­равлінської інформації щодо функціонування установ, яке здій­снюється шляхом видання організаційно-розпорядчих документів відповідно до чинних актів законодавства й організування роботи з ними.

Організацію загального діловодства умовно поділяють на дві частини:

♦ забезпечення своєчасного і досконалого створення управ­лінської документації (документування);

♦ організування роботи зі службовими документами: одержан­ня, розподіл, передання, обробка, облік, реєстрація, контроль, зберігання, підготовка до архівування, знищення (забезпечен­ня руху документів). Спеціальне діловодство стосується перш за все документуван­ня, тобто створення спеціальних видів документації (фінансової, планової, бухгалтерської, торговельної, статистично-звітної, ци­вільно-правової роботи з персоналом тощо).

Окремий порядок і правила ведення встановлені для діловодс­тва за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації [12].

За окремим порядком здійснюється робота з документами, що містять державну чи комерційну таємницю, яка охороняється за­коном. Цей порядок визначається також спеціальними норма­тивно-правовими актами [36].

Особливості сучасного діловодства полягають насамперед у ши­рокому застосуванні комп'ютерних систем, долученні документів до них, обробці та організовуванні руху електронних документів, необхідності управляти всією документацією при дотриманні ви­мог чинних стандартів у відповідній галузі, регіональній побудові служб діловодства, вирішенні практичних завдань щодо побудови досконалого документаційного забезпечення управління.

Документування (creation of records) — це створення службових документів, змістом яких є управлінська інформація.

Процес документування досить складний і відповідальний, сюди входить підготовка, складання, перевірка керівником, виго­товлення, погодження, оформлення документів тощо. Швидкість рукописного складання чернетки у 80 разів менша за швидкість мислення і в 20-25 разів — за звичайну швидкість мови. Не зав­жди у керівника установи є можливість уважно перевірити зміст документа, його оформлення, розміщення реквізитів відповідно до чинних вимог, що також вимагає певного часу.

Слід ураховувати, що допоміжні операції в роботі з документа­ми (процес фіксації думки на папері, запис різних відомостей, арифметичні підрахунки, друкування, звіряння, виправлення, збирання підписів, погодження, візування, затвердження) пере­важають над формуванням інформації, яку передбачається пе­ретворити в документ. Це може відбуватися в зв'язку з нестачею

сучасних технічних засобів створення документної інформації та її опрацювання.

Документація (documentation) — сукупність службових доку­ментів, об'єднаних за ознакою належності до певної галузі, сфе­ри, напряму діяльності, установи чи її підрозділу.

Системи документації — це спільність певних видів докумен­тів, взаємопов'язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності та єдиних вимог до їх оформлення (укла­дання), що застосовуються у певній сфері діяльності чи галузі.

Можна виділити міжфункціональні системи документації, що мають міжгалузеве значення, але можна розглядати і галузеву систему документації в цілому. У ній відображається специфіка тієї чи іншої сфери діяльності.

Документаційний фонд установи (accumulation) — фонд служ­бових документів, який установа накопичила внаслідок діяль­ності, склад і процес формування якого визначають нормативні документи.

Організування роботи з документами — це побудова докумен­тообігу, зберігання службових документів та користування ними у поточній діяльності.

До організовування роботи зі службовими документами нале­жить: приймання, реєстрування, розгляд вхідних документів, їх кваліфікування, опрацювання виконавцями та надсилання ви­хідних документів, контроль за виконанням документів, скла­дання номенклатур і формування справ, готування справ до по­дальшого зберігання та використання.

В організуванні роботи з документами важливе значення має підвищення оперативності проходження документів за стадіями уп­равлінського процесу і зменшення витрат праці і часу на цю роботу.

Від 30 до 45 відсотків свого робочого часу спеціалісти витрача­ють на виконання роботи з документами. Тому організовування роботи з документами та керування документацією повинні бути суворо підпорядковані діловій необхідності.

Документообіг (movement of records) — рух документів в устано­ві з моменту їх створення або одержання до завершення виконан­ня або відправлення.

Обсяг документообігу визначається кількістю вхідних, вихід­них та внутрішніх документів, наприклад, за рік. Завданням дос­коналої побудови документообігу є встановлення раціональної послідовності руху і опрацювання документованої інформації, досягнення необхідної досконалості роботи, яка забезпечує швидке проходження документів від моменту їх одержання (складання) до виконання.

В установі доцільно розробити адекватні управлінським про­цедурам схеми проходження і опрацювання основних видів доку­ментів, що повинні грунтуватись на однократній реєстрації доку­ментів і децентралізації відповідальності при чіткому виконанні управлінських функцій.

Швидкість документообігу (spead of movement of records) — це обсяг зареєстрованих в установі документів за певний період ча­су, який залежить від якості документаційного обслуговування апарату управління в цілому та від системи організації діловодс­тва (повної або часткової).

Повна централізація діловодства застосовується в установах з обсягом документообігу до 10 тис. документів на рік (IV катего­рія) і невеликою кількістю структурних підрозділів.

Децентралізована система діловодства має місце в установах з територіально роз'єднаними структурними підрозділами та кількістю документів понад 100 тис. одиниць на рік (1 категорія).

Керування документаційними процесами — галузь управління, яка відповідає за ефективний та систематичний контроль за ство­ренням, прийманням, зберіганням, використанням, переданням до архіву та вилученням для знищення службових документів, включаючи процеси відбору та збереження в документальній формі інформації про ділову діяльність.

Перехід до керування документаційyими процесами зумовлений рядом об'єктивних чинників:

По-перше, це підвищення ролі документа, в т.ч. електронного, у сучасному світі як носія різноманітної інформації та каналу со­ціальної комунікації, засобу збереження, реєстрації і передаван­ня інформації у просторі й часі, як об'єкта охорони інтелектуаль­ної власності та захисту авторських прав.

По-друге, це зростання ролі інформаційних процесів у всіх різ­новидах людської діяльності, прояв спільної основи, притаман­ної багатьом інтелектуальним напрямам суспільного розвитку, його глобалізації та інтеграції.

Сьогодні в країні створюються не тільки інформаційно-аналі­тичні підрозділи, інформаційно-рекламні агенції, розширюється

коло центрів науково-технічної інформації, а й посилюється зна­чення високоякісного документаційного забезпечення вищого керівництва всіх рівнів і напрямів соціального управління на ба­зі використання новітніх інформаційних технологій та застосу­вання глобальних світових мереж.

Терміни та визначення понять в організації роботи з докумен­тами подані також у Національному стандарті « Інформація та документація. Керування документаційними процесами. Части­на 1.ДСТУ 4423-2005» [73]. Наведемо деякі з них:

Документаційна система (records system) — інформаційна сис­тема, яка містить службові документи, керує документаційними процесами та забезпечує доступ до службових документів у часі.

Доступ (access) — право, можливість, засоби пошуку, вико­ристання або відновлення інформації.

Забезпечення збереженості (preservation) — процеси та опера­ції, пов'язані із забезпеченням технічного та інтелектуального збереження автентичних службових документів у часі.

Знищування (destruction) — процес знищування або вилучання службових документів без можливості їх відновлення.

Індексування (indexing) — процес установлювання умовних познак для полегшення пошуку службових документів і (або) ін­формації.

Класифікування (classification) — систематизоване ідентифіку­вання та розташовування напрямків ділової діяльності і (або) службових документів згідно з категоріями відповідно до логічно структурованих умов, методів та процедурних правил, представ­лених у системі класифікації.

Конвертування (convershion) — процес зміни, перезаписування інформації документа з одного носія на інший або з одного фор­мату на інший.

Контроль (tracking) — створення, долучення та зберігання ін­формації про рух та використання службових документів.

Контроль строків виконання дій зі службовими документами (action tracking) — процес, під час якого здійснюють контроль строків, відведених для виконання дій уповноваженими здійсню­вати таку діяльність.

Метадані (metadata, migration) — дані, які описують контекст, зміст і структуру службових документів та керування ними про­тягом певного часу.

Передавання службових документів до архіву або вилучання їх для знищування (disposition) — певні процеси, пов'язані зі збері­ганням, знищуванням та передаванням службових документів документально оформлених у номенклатурах справ або інших за­собах.

Передавання (transfe, custody) — зміна права контролю за служ­бовими документами та власності на них і (або) відповідальності за дії з цими документами.

Передавання (transfer, movement) — перемішування службових документів з одного місця до іншого.

Переміщування (migration, preservation) — перехід службових документів з однієї системи до іншої, під час якого зберігаються автентичність, цілісність, достовірність цих документів та мож­ливість ними користуватися.

Реєстрування (registration) — надання службовому документу унікальних ідентифікаційних даних під час його долучання до до-кументаційної системи.

Уповноважена архівна установа (archival authority) (archival agency) (archival institution) (archival programmed) — установа, від­повідальна за відбір, приймання та зберігання архівних докумен­тів, організацію доступу до них та знищення інших документів.

Читайте також:

1. II. Основні закономірності ходу і розгалуження судин великого і малого кіл кровообігу
2. II. Основні засоби
3. II. Поняття соціального процесу.
4. II.3. Основні способи і прийоми досягнення адекватності
5. V. Поняття та ознаки (характеристики) злочинності
6. VII. ОСНОВНІ ЕТАПИ РОЗВИТКУ УКРАЇНСЬКОЇ КУЛЬТУРИ У ХХ ст.
7. VII. Поняття про рану, рановий процес, види загоювання ран
8. А/. Поняття про судовий процес.
9. Адвокатура в Україні: основні завдання і функції
10. Адміністративна відповідальність: поняття, мета, функції, принципи та ознаки.
11. Адміністративний проступок: поняття, ознаки, види.
12. Адміністративні провадження: поняття, класифікація, стадії

Переглядів: 4951