Організація контролю за ходом виконання документів

Контроль виконання документів забезпечує своєчасне та якісне їх виконання. Контроль не є функцією, що виконується самостійно. Це одна зі складових управлінської діяльності, а його реалізація — невід'ємний елемент менеджменту. Контролю підлягає виконання всіх зареєстрованих в установі документів.

Чим вищий рівень звітності, тим більшою є потреба точного та швидкого визначення місцезнаходження окремих службових документів. Чим більше ризиків у діловій діяльності, наприклад, безпека суспільства від впливу небезпечних хімічних речовин, тим більшою є необхідність точності та контролю у разі пошуку.

Для підвищення рівня виконавської дисципліни керівники зобов'язані:

♦ поліпшувати якість підготовки управлінських рішень;

♦ відмовитися від практики повторного видання наказів, постанов чи інших актів;

♦ підвищити вимоги до якості підготовки та оформлення службових документів незалежно від форм носія;

♦ аналізувати практику направлення на місця розпорядчих документів, завдань, доручень та їх ефективність з обговоренням результатів на оперативних нарадах;

- впроваджувати автоматизовані форми контролю.

Відповідальність за виконання того чи іншого документа повинні нести особи, вказані у розпорядчому документі (наказі, рішенні, вказівці тощо) чи резолюції керівника на вхідному документі та безпосередні виконавці.

У тих випадках, коли виконання документа покладене на кілька осіб, відповідальною за організацію його виконання є особа, яка у резолюції вказана першою.

Усі інші виконавці також відповідальні за своєчасність і якість виконання документа. Вони зобов'язані на вимогу особи, відповідальної за організацію виконання доручення керівника, брати участь в опрацюванні поставлених ним питань, надавати в зазначений термін необхідні матеріали (проекти документів, довідки, відомості тощо).

Контроль за одержанням відповідей на запити, надіслані до установ, організацій, закладів, здійснюється безпосередніми виконавцями, відповідальними за підготовку відповідей на ці запити.

Обов'язково контролюється виконання законів України, постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень та доручень Президента України і його Адміністрації, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, прокуратури, судових органів, запитів та звернень народних депутатів України, наказів міністерств і відомств, наказів керівників.

Безпосередній контроль за виконанням документів покладається, насамперед, на службу діловодства (управління справами, загальний відділ, секретаріат, канцелярію) або спеціально створену в установі контрольну службу. У структурних підрозділах організація контролю покладається на секретаря-референта або особу, відповідальну за ведення діловодства.

Працівник, якому доручено здійснювати контроль і перевірку виконання доручень, зобов'язаний:

♦ встановити контакт із керівниками секретаріату і конкретним виконавцем;

♦ мати оперативну інформацію про хід виконання доручень, вживати, в разі необхідності, відповідних заходів щодо забезпечення своєчасного подання підрозділами та відповідальними особами матеріалів для доповіді керівництву;

♦ за неможливості виконання доручення до встановленого терміну затребувати подання від підрозділу-виконавця мотивованого рапорту про продовження строку не пізніше як за три дні до закінчення терміну його виконання.

Контроль за виконанням документів включає:

♦ постановку документа (доручення) на контроль, формування картотеки контрольованих документів;

♦ перевірку своєчасного доведення документа до виконавця;

♦ попередню перевірку і регулювання ходу виконання;

♦ облік і узагальнення результатів контролю виконання документів (доручень);

♦ інформування керівника про хід і підсумки виконання документів (доручень);

♦ повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних зборах, засіданнях колегіальних органів;

♦ зняття документів з контролю;

♦ формування картотеки виконаних документів.

Контроль за виконанням документів з паперовим носієм може відображатись у реєстраційно-контрольних картках, додаткові примірники яких роздруковуються на ПК при взятті документів на контроль.

Одночасно на лівому березі першого аркуша документа, що підлягає контролю, проставляється літера «К» або штамп

КОНТРОЛЬ

після чого документ передається виконавцеві; додатковий примірник реєстраційної картки зберігається в контрольній картотеці.

Картки контрольованих документів групуються в спеціальній контрольній картотеці або у відповідному розділі довідкової картотеки за строками виконання документів, виконавцями, групами документів (накази, рішення тощо).

Підготовлений проект відповіді на контрольний документ або доповідна записка про наслідки виконання контрольного документа доповідаються керівництву органу разом з контрольним документом і контрольною карткою.

Проекти відповідей на документи, які є на контролі у вищих органах, подаються на підпис керівництву установи не пізніше ніж за три дні до закінчення терміну виконання.

Документ вважається виконаним тоді, коли всі поставлені в ньому питання вирішені й кореспондентові (автору) дана відповідь.

З контролю документ знімає керівник, який дав доручення про виконання, або особа, що виконує його обов'язки. Це засвідчується його підписом на контрольній картці.

Перевірка ходу виконання документа здійснюється, зазвичай, за пять днів до закінчення терміну виконання.

Якщо про виконання документа доповідалося керівнику установи чи його заступникові в усній формі, то в контрольній картці робиться відповідний запис у графі «контрольні відмітки» за підписом особи, яка доповідала про наслідки виконання.

Контрольні картки на виконані документи повертаються до служби діловодства (секретаріатів) з відмітками про результати виконання, зняття з контролю, причини порушення терміну (якщо це мало місце) не пізніше наступного дня після виконання документа.

Контрольні картки на виконані документи розміщаються в архівній картотеці, зберігаються протягом трьох років, після чого знищуються за актом.

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Строки виконання документів	\|	Типова та приблизна номенклатура справ

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.018 сек.