Облік особового складу організації забезпечується веденням особових карток працівників, штатно-посадової книги (штатного формуляру) та алфавітної книги.
На працівників, яких приймають на постійну, тимчасову роботу та роботу за сумісництвом заповнюються особові картки (типова форма №П-2).
Особова картка – це документ, в якому міститься найсуттєвіша інформація про особу.
Особова картка включає розділи:
І розділ – "Загальні відомості" – в ньому відображається:
-прізвище, ім'я та по батькові працівника, дата і місце народження, номер і серія паспорта, домашня адреса;
-освіта;
-спеціальність за дипломом (свідоцтвом);
-кваліфікація за дипломом (свідоцтвом);
-загальний, безперервний та спеціальний стаж роботи;
-останнє місце роботи, посада, професія, дата і причина звільнення;
-сімейний стан.
ІІ розділ – "Відомості про військовий облік" заповнюється відповідно до інструкції з обліку військовозобов'язаних. Вказується:
-група обліку;
-категорія обліку;
-військове звання;
-військово-облікова спеціальність;
-придатність до військової служби;
-назва райвійськкомату за місцем проживання;
-перебування на спеціальному обліку.
ІІІ розділ – "Призначення та переведення"відображає дату прийому на роботу та всі переведення на інші посади, зміну кваліфікації. Всі записи з цього розділу переносяться до трудової книжки.
ІV розділ – "Відпустки"містить інформацію про надання щорічних і додаткових відпусток.
В разі звільнення працівника в особовій картці вказуються дата і причина звільнення, номер наказу про звільнення і робиться запис про те, що трудова книжка видана її власнику.