Використання можливостей текстового редактора WORD у торговельному менеджменті. Формування документів та звітів для торговельного менеджменту

План

Лекція 6 Технологія роботи з документами торговельного менеджменту з використанням офісних програм

Тема 5. Технологія роботи з документами торговельного менеджменту з використанням офісних програм

Контрольні питання

1. Назвіть основні технології електронного обміну даними.

2. Які Ви знаєте стандарти на структуру електронних повідомлень?

3. Що включає в себе система електронної пошти?

4. Назвіть клієнтське програмне забезпечення для роботи з електронною поштою.

5. Які бувають телеконференції?

6. Назвіть основні компоненти систем телеконференцзв’язку.

7. Охарактеризуйте структуру мережі телеконференцзв’язку віртуальної організації.

8. Що включає в себе технологія проведення відеоконференції?

9. Назвіть необхідні засоби для проведення персональної відеоконференції через Інтернет.

10. Яким чином можна провести аудіоконференцію через Інтернет?

1. Використання можливостей текстового редактора WORD у торговельному менеджменті. Формування документів та звітів для торговельного менеджменту

2. Використання редактора електронних таблиць Excel для формування документів

Використання системи управління базами даних Access для формування документів, таблиць, журналів, звітів

Електронні технології обробки і поширення інформації поступово змінюють традиційні форми її носіїв. Сьогодні значні обсяги повідомлень, довідок та інших документів інформаційного характеру зберігаються в пам'яті комп'ютерів і передаються користувачам на великі відстані і в найкоротший час. Цокументування управлінської діяльності орієнтоване на нові інформаційні технології, що передбачають заміну паперового документа машинним носієм - так званим електронним документом. Законом України “Про електронні документи та електронний документо-обіг" (№851-IV 22.05.2003; ВВР.-2003.-№36.-Ст.275) визначені організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів. Державне регулювання в даній сфері спрямоване на:

♦ реалізацію єдиної державної політики щодо електронного документообігу;

♦ забезпечення законних прав та інтересів суб'єктів електронного документообігу;

♦нормативно-правове забезпечення процесів обробки, створення, передавання, одержання, зберігання, викорис-тання та знищення електронних документів.

Під електронним документом слід розуміти документ, у якому інформація зафксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа. Склад і порядок розміщення обов'язкових реквізитів електронних документів визначаються законодавством. Зокрема, для організаційно-розпорядчих документів, створених в електронному режимі, цей порядок визначається положеннями ДСТУ 4163-2003 “Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів".

Складання і оформлення документа з використанням комп'ютера розпочинається з виклику тієї форми, на базі якої він має бути виготовлений. Це може бути уніфікована і затверджена на будь-якому рівні уніфкації (міжнародному, державному, галузевому, локальному) форма документа чи бланкустанови або навіть чистий аркуш.

У нашій країні для оформлення управлінських документів прийнято використовувати формати паперу А4 і А5. Розпочинаючи роботу в MS Word, необхідно встановити розміри аркуша - А4 210x297мм і А5 148x210мм. Після цього на встановлених форматахслід визначити параметри:

♦ лівий - 30мм;

♦ правий - не менше 10мм;

♦ верхній і нижній - по 20мм.

Для документів формату А5 нижнє поле може бути зменшене до 15мм.

Встановлені параметри аркуша закріплюються за всіма документами, що надалі оформлятимуться в даній організації.

Таким чином, будь-який новий документ, створюваний у текстовому редакторі типу MS Word, базується на певній основі - шаблоні. Носії інформації, або шаблони, повинні бути не тільки зручними для фіксації інформації, але й добре пристосованими для забезпечення:

♦ комунікативної функції, а саме для передавання інформації в часі й просторі;

♦ технологічності і зручності в роботі, тобто відповідати рівню організації і розподілу праці в суспільстві;

♦ збереженості інформації протягом тривалого часу, для виконання функції історичного джерела.

Шаблоном може бути чистий аркуш, що містить певний набір параметрів для оформлення документів (розміри полів, шрифти тощо). Вони можуть містити такожуніфіковані аботрафаретні тексти, графіку- все, що є необхідним при оформленні документів або відображає специфчні аспекти діяльності певної установи чи організації. Використання в документуванні управлінської діяльності шаблонів, що фксують повторювані дані, значно скорочує час на підготовку документів і покращує їх оформлення і сприйняття.

Перший етап створення відомчих шаблонів полягає в розробці бланків основних видів документів, що являють собою стандартні аркуші паперу з відбиттям на них постійної інформації. До такої інформації належить, перш за все, назва установи, що є автором документа. Розробка макета бланка для малих фрм недержавної форми власності також здійснюється відповідно до вимог ДСТУ 4163-2003 “Державна уніфкована система документації. Уніфкована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів". Однак бланки з зображенням Державного герба України і Державного Герба Автономної Республіки Крим не можуть бути внесені в шаблон комп'ютера, оскільки, згідно з державним стандартом і Постановою Кабінету Міністрів України від 22 травня 2004р. №655 “Про затвердження зразків та описів печатки, бланка і вивіски націо-нального закладу (установи)”, вони мають виготовлятися друкарським способом фіксованим накладом.

На бланках установ недержавної форми власності часто вміщується зображення емблеми або товарного знака. Якщо програмне забезпечення включає еталонне зображення емблеми організації у вигляді графчного файла, воно використовується при оформленні бланку. В разі ж його відсутності така емблема сканується, після чого для зручності вноситься в кадр фксованого розміру, за допомогою якого розміщується в межах стандартного аркуша. Після цього в обраний кадр легко імпортувати графчне зображення емблеми. В режимі розмітки аркуша в меню “Вставка" обирають команду “Кадр". Курсором відмічають фрагмент, що приблизно відповідає місцю і розміру емблеми. В меню “Формат" за допомогою команди “Кадр” викликають вікно властивостей кадру і встановлюють точні його розміри для наступного внесення в нього емблеми. Якщо місце для емблеми відведене у верхньому лівому куті, то в параметрах кадру її розташування може бути вказане таким чином „Вверху” відносно "Поля". Якщо емблема буде розміщена на верхньому березі документа в його центрі, то вона фксується в колонтитулі першого аркуша (не слід забувати встановити опцію „Розрізняти колонтитули першого аркуша”, щоб емблема не з'явилась на інших сторінках документа).

Треба знати, що стандартний документ, роздрукований на принтері разом із зображенням атрибутів бланка, не захищений від підробок. Навіть наявність відбитка печатки не може гаран-тувати достовірності документа, оскільки він легко може іміту-ватися стандартними офісними засобами - сканером і кольоровим принтером.

Таким чином, для найбільш важливих документів слід використовувати бланки, виготовлені друкарським способом, оскільки вони, як правило, нумеруються і обліковуються.

2.Використання редактора електронних таблиць Excel для формування документів

Програмним продуктом, незамінним в офісній роботі менеджера, є електронна таблиця Microsoft Excel.
За допомогою цього продукту можна аналізувати великі масиви даних. В Excel можна використовувати більше 400 математичних, статистичних, фінансових та інших спеціалізованих функцій, зв'язувати різні таблиці між собою, вибирати довільні формати подання даних, створювати ієрархічні структури. Значними є також методи графічного подання даних: крім декількох десятків вбудованих типів діаграм, можна створювати свої, що допомагають наочно відбити тематику діаграми. Ті, хто тільки освоює роботу з Excel, оцінять допомогу "майстрів" – допоміжних програм, що допомагають при створенні діаграм.
У таблиці можна вводити інформацію будь-якого типу: текст, числа, дати і час, формули, малюнки, діаграми, графіки і т.д. Вся введена інформація може бути оброблена за допомогою спеціальних функцій.
Наприклад, у таблиці можуть знаходитися дані про працівників фірми: прізвище, ім’я, по-батькові, дата народження, стаж роботи, сімейний стан, об’єм виконуваної роботи. Із введеної інформації за допомогою функцій Excel можна отримувати відповіді на найрізноманітніші запитання. Скільки в організації співробітників у віці від 35 до 40 років? Який об’єм роботи виконують працюючі молодше 30 років? Чи є зв’язок між сімейним станом і об’ємом виконуваної роботи? У скількох робітників стаж роботи більше 10 років?
А якщо підприємство займається продажем товарів? Нехай в таблиці наявні дані про результати продажу мережі магазинів. Із введеної інформації за допомогою функцій Excel можна з’ясувати, який із товарів найкраще всього продавався у певному періоді, яка група товарів із асортименту погано продається, який із магазинів дає найбільшу виручку і у якого магазину найбільш високе співвідношення між отриманою виручкою і витратами. Також ви маєте можливість дослідити тенденцію продажу будь-якої групи товарів.
Функція Auto Calculate (Автоматичне обчислення) дозволяє побачити результат проміжного підсумовування в рядку, просто виділивши необхідні ячейки таблиці. При цьому ви можете вказати, якого типу результат ви бажаєте побачити – суму або середнє арифметичне.
Також в Excel є можливим при заповненні великої таблиці не витрачати час на введення із клавіатури тексту, що вже втримується в якій-небудь ячейці, заповненій раніше. При введенні тексту відбувається автоматичне сканування введених раніше ячейок, і, якщо є відповідність, Excel пропонує автоматично помістити знайдений вміст ячейки в нову. Для цього досить просто нажати клавішу Enter.
При запуску Excel на екрані з’являється робоча книга “Книга 1”, яка містить декілька робочих листків. Кожен лист являє собою таблицю, яка складається з рядків і стовпчиків. У цих таблицях містяться дані, які необхідно обробляти.

3. Використання системи управління базами даних Access для формування документів, таблиць, журналів, звітів

Access є одній з найпопулярніших настільних систем управління базами даних (СУБД), яка може працювати з текстовими файлами, з електронними таблицями і базами даних найбільш популярних форматів.
База даних зберігає сукупність даних і об'єктів, що відносяться до певного завдання. Вона допомагає нам упорядкувати інформацію по різних ознаках і дозволяє швидко робити вибірку з довільним поєднанням ознак. Як дані може використовуватися будь-яка інформація, що зберігається на диску комп'ютера: поєднання символів, слова, файли, малюнки, об'єкти і так далі Методи введення і зберігання даних визначають структуру бази даних.
Access дозволяє створювати реляційні бази даних, в яких дані зберігаються у вигляді таблиці. Його можна використовувати для аналізу даних, для створення динамічних веб-сторінок, в яких автоматично відображуватимуться зміни даних. З його допомогою можна створювати додатки баз даних, наприклад додатки клиент/сервер.

Access може працювати в якості:
автономною СУБД для настільних систем;
СУБД для файлового сервера;
як інтерфейсний клієнт для зв'язку з серверними СУБД масштабу підприємства, наприклад, з Microsoft SQL Server.

Access є потужною платформою для створення настільних застосувань і додатків клиент/сервер рівня підрозділу або цілого підприємства.
Access дозволяє перетворювати бази даних Microsoft Access у формат Microsoft SQL Server, надає двосторонню підтримку XML. Для інтеграції інструментарію Access з базами даних MS SQL використовуються швидкодіючі засоби доступу до баз даних на основі інтерфейсу OLE-DB.

Access зберігає всі дані в одному файлі, не дивлячись на те, що вони можуть бути розподілені по різних таблицях. Таблиці з даними, їх індекси, форми, звіти зберігаються у файлах з розширенням .mdb (Microsoft Access database). Закритий формат файлів з розширенням .mde дозволяє не включати вихідний код VBA в поширювані додатки Access. Файли,adp (Microsoft Access. project) забезпечують підключення до інтегрованих сховищ даних SQL Server 2000 через з'єднання OLE DB, що дозволяє створювати повноцінні застосування, що мають архітектуру клиент/сервер.
За умовчанням в Access використовуються файли з розширенням .mdb. Цей формат дозволяє розробникам зберігати файли як *.mde або *.ade. При цьому будь-який код Visual Basic компілюється, і вихідний код виключається як з файлу бази даних Access (.MDB), так і з файлу проекту Access (.ADP), що забезпечує надійніший захист.

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Технологія організації відеоконференцій	\|	Лекція7 Організація презентацій із застосуванням офісних програм

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.024 сек.