Неологізми (від грецького – neos – новий, logos – слово) – нові слова, словосполучення, фразеологізми, що з’являються у мові. Виникнення неологізмів зумовлене потребою давати назви новим предметам, явищам, поняттям. Особливо активно поповнюються новими словами сучасні науково-технічні термінологічні системи: сайт, сервер, офшорний, дилер, менеджер, дизайнер, брокер, ді-джей, піар, євроремонт,бейсер (стрибки з парашутом із статичних об’єктів), спідмінтон (вид спорту), мерчендайзер.
Неологізми умовно можна поділити на три групи: неологізми, які стали термінами, неологізми-професіоналізми та індивідуальні неологізми (вжиті у творах одного письменника). Використання нових слів у тексті документа повинно ґрунтуватися на оцінці того, чи є це слово терміном, чи називає поняття, яке має усталене позначення у мові.
Неологізми першої групи доцільно використовувати (пояснюючи їх значення) у документах. Це слова типу телефакс, брокер, біржа, ваучер тощо. Особливо швидко приживаються і втрачають новизну ті неологізми, які вживаються в побуті, у діловому спілкуванні, у пресі і т.д. А також неологізми, які утворились з двох чи кількох загальновідомих, загальновживаних слів: мирне співіснування, служба побуту, залізна завіса, холодна війна, культурні контакти, комп’ютерний вірус.
Неологізми другої групи не варто вживати в документах, якщо в українській мові є їхні прямі відповідники, наприклад: меседж – повідомлення, рингтон – мелодія. Хоча тут треба зважати і на призначення документа: якщо це міжнародний документ, то вживання таких слів може бути вмотивованим.
Неологізми третьої групи у документах не використовуються. Вони вживаються у творах художньої літератури із стилістичною метою (безхлібно (П.Тичина), канцелярствувати (В.Маяковський), розпетльовувати (О.Вишня).