• Гідрологія і Гідрометрія
• Господарське право
• Економіка будівництва
• Економіка природокористування
• Економічна теорія
• Земельне право
• Історія України
• Кримінально виконавче право
• Медична радіологія
• Методи аналізу
• Міжнародне приватне право
• Міжнародний маркетинг
• Основи екології
• Предмет Політологія
• Соціальне страхування
• Технічні засоби організації дорожнього руху
• Товарознавство продовольчих товарів

Структура складного документа

Автоматичне форматування

Microsoft Word може автоматично відформатувати документ на підставі вбудованих стилів. Для цього потрібно:

1 Завантажити документ, що форматується.

2 Обрати команду Формат / Автоформат.

3 У діалоговому вікні Автоформат необхідно вказати тип документу, що форматується, та настроїти параметри атоформатування, встановивши потрібні прапорці, після натискання кнопки Параметри.

4 Обрати режим Одразу весь текст, або З переглядом кожної зміни.

Перегляд та корекція результатів автоматичного форматування

Якщо під час автофоратування було обрано режим із переглядом кожної зміни на екрані з’являється вікно Автоформат, в якому надається можливість:

1 Підтвердити всі зроблені заміни форматування за допомогою кнопки Застосувати всі.

2 Відмовитись від всіх зроблених змін – кнопка Скасувати всі (або кнопка Скасування).

3 Обрати інший стиль автофоратування у діалоговому вікні, що викликається кнопкою Бібліотека стилів.

4 Скорегувати зроблені зміни форматування – кнопка Перегляд змін.

За натискання останньої кнопки з’являється нове діалогове вікно, в якому:

1 За допомогою кнопок Знайтизі стрілочками направо та наліво відбувається перехід з одного зміненого фрагменту тексту до іншого.

2 Кнопки Скасувати відбувається відмова від змін у активному фрагменті, а за допомогою кнопки Повернути відбувається поновлення зміни.

3 За допомогою кнопки Приховати (Показати) можна приховувати або повертати зміни у активному фрагменті.

Настроювання параметрів автоматичного форматування

За допомогою команди Сервіс / Параметри автозаміни / Автоформат можна відкрити діалог параметрів автоматичного форматування, у якому у зоні Застосувати до обираються елементи документа, до яких буде застосовуватись форматування після обрання команди Формат / Автоформат:

- до заголовків тексту буде застосовано стилі Заголовок 1, Заголовок 2... Заголовок 9;

- прапорець стилі переліків форматує відповідним чином переліки у тексті;

- на місцях користувацьких позначок, за умови активізації відповідного прапорця, до маркірованих переліків буде застосовано стилі маркірованих переліків;

- інших абзаців – форматування буде застосовано для всіх інших абзаців, крім вище наведених.

Якщо активовано Не застосовувати до стилів автоматичне форматування не застосовується до тих абзаців, що відформатовані користувачем.

В області Заміняти можна активізувати деякі режими, що автоматично заміняють одни символи іншими, що робить документ досконалішим (наприклад slash між двома цифрами на відповідний знак дробу).

Автоматичне форматування під час введення тексту

Форматування документу може відбуватись автоматично без застосування команди Формат / Автоформат безпосередньо під час введення тексту.

Режим цього форматування можна настроїти за допомогою команди Сервіс / Параметри автозаміни / Автоформат під час вводу. Діалогове вікно цієї команди містить три зони (Заміняти під час вводу, Застосовувати під час вводу, Автоматично під час вводу). Режими, що встановлюються прапорцями цих зон аналогічні режимам команди Автоформат.

5.9 Робота зі складними документами

За необхідності роботи із великими за обсягом структурованими документами (поділеними на розділи, підрозділи, пункти або параграфи) доцільним є використання режиму, що викликається командою Вид / Структура (або натисканням кнопки перемикання режимів перегляду документу).

У цьому режимі можна обмежити показ текстової інформації за допомогою переліку Показати рівень, що знаходиться на панелі інструментів, яка виникає автоматично під час активізації режиму структури. В цьому переліку можна обрати рівні, що відображатимуться на екрані: Показати рівень 1 – залишаться тільки заголовки першого рівня, Показати рівень 2 – залишаться тільки заголовки першого та другого рівня і т.д. Якщо необхідно повернути на екран весь текст слід обрати варіант Показати всі рівні.

Панель інструментів містить також кнопки та перелік Рівні, що дають змогу змінювати рівень абзаців у межах яких знаходиться курсор:

– підвищення рівня на один;

– зниження рівня на один;

– підвищення до заголовка першого рівня;

– зниження рівня до звичайного тексту.

За допомогою кнопок на панелі інструментів можна переміщувати абзац, в межах якого розміщено курсор, або виделений фрагмент тексту (видилити абзац можна натисканням на маленький квадратик біля абзацу) верх або вниз на один абзац.

Якщо структуру документу показано на верхніх рівнях ієрархіі біля кожного підрозділу показана позначка, що вказує на можливість розгортання інформації цього розділу до більш детальної форми. Для виконання цієї операції необхідно встановити курсор на найменування потрібного розділу та натиснути кнопку на панелі інструментів. Для здійснення зворотної операції існує кнопка – .

Для того, щоб відобразити лише перші рядки кожного абзацу документу треба натиснути кнопку .

Відобразити форматування заголовків дозволяє кнопка , якщо дезактивізувати цю кнопку весь текст відобразиться однаковим шрифтом.

5.9.2 Призначення та створення складних документів

Часто документи великого обсягу (звіти, посібники) є результатом праці групи співробітників. Під час створення таких документів дуже зручним є такий режим роботи за яким кожен із працівників створює та корегує тільки частину документу в окремому файлі, а керівник групи може у будь-який момент переглядати весь документ. Вказані можливості реалізуються за допомогою кнопок роботи із складним документом, що стають доступними у режимі складного документу.

Для створення складного документа існують наступні способи:

Перший спосіб – розбити існуючий документ на кілька частин. Для цього треба виділити частину документу (вона повинна містити хоча б один заголовок) та натиснути на кнопку – Створити вкладений документ, після чого визначена частина відділяється символом , розривом розділу. Вказані дії повторюються поки весь документ не буде розподілено на окремі документи, що розташовані за різними файлами.

Документи, що включаються у головний документ можна редагувати у окремому вікні після подвійного натискання на піктограмі біля заголовка цього документа в тексті.

Вкладений документ можна знов об’єднати із головним за допомогою кнопки Видалити вкладений документ (але розрив розділу залишається).

Якщо необхідно поділити вкладений документ на частини треба виділити одну з частин та натиснути кнопку – Розбити вкладений документ. Отриманий таким чином новий документ рекомендується зберігати під окремим ім’ям.

Для об’єднання кількох вкладених документів треба виділити їх натисканням на піктограму біля заголовку із затисненою клавішею <Shift>, а потім натиснути на кнопку – Об’єднати вкладені документи.

За необхідності можна захистити певний вкладений документ від змін за допомогою кнопки – Заблокувати документ.

Для вставки вкладеного документу, що зберігається в окремому файлі в основний документ треба натиснути кнопку – Вставити вкладений документ.

Читайте також:

1. III. Географічна структура світового ринку позичкового капіталу
2. VI. Оформлення маршрутної документації на проведення туристичних походів та експедицій
3. VІ. План та організаційна структура заняття
4. Адміністративно – територіальний устрій і соціальна структура Слобожанщини у половині XVII – кінці XVIII століття
5. Акти з охорони праці, що діють в організації, їх склад і структура.
6. АРХІВНІ ДОВІДНИКИ В СИСТЕМІ НДА: ФУНКЦІЇ ТА СТРУКТУРА
7. Атомно-кристалічна структура металів
8. Базова алгоритмічна структура
9. Банківська система та її структура. Функції Центрального банку.
10. Безцехова виробнича структура.
11. Бланк документа
12. Бланк документа, вимоги що пред'являються до нього.

Переглядів: 1168