• Гідрологія і Гідрометрія
• Господарське право
• Економіка будівництва
• Економіка природокористування
• Економічна теорія
• Земельне право
• Історія України
• Кримінально виконавче право
• Медична радіологія
• Методи аналізу
• Міжнародне приватне право
• Міжнародний маркетинг
• Основи екології
• Предмет Політологія
• Соціальне страхування
• Технічні засоби організації дорожнього руху
• Товарознавство продовольчих товарів

Формуляр документа, його основні реквізити та їх характеристика.

Цілі та завдання вивчення лекції 3.

Тема: Основні вимоги, що пред’являються до складання та оформлення управлінських документів

ЛЕКЦІЯ №3

Зміст:

1. Формуляр документа, його основні реквізити та їх характеристика.

2. Бланк документа, вимоги що пред'являються до нього.

3. Загальні вимоги до оформлення тексту документів.

Ключові слова: формуляр-зразок, реквізити, бланк, текст, мовна культура.

Успішне вивчення лекції 3 дозволяє: Мати уяву про основні вимоги, що пред’являються до складання, оформлення управлінських документів; про бланки документів та їх види; про основні правила оформлення тексту документів.

Володіти ключовими поняттями: формуляр-зразок, реквізити, бланк, текст, мовна культура.

Сукупність взаємопов'язаних документів, що застосовуються у певній сфері діяльності, становить систему документації. Нині діють уніфіковані системи. Однією з найпоширеніших є організаційно-розпорядча документація (ОРД), котра застосовується в оформленні управлінських рішень.

Документи широко використовуються у повсякденній діяльності людей.

Документи повинні відповідати таким вимогам, як придатність до тривалого зберігання, максимальна наочність тощо. Наукова дисципліна, яка вивчає структуру і властивості документальної інформації, розвиток форм документів, методи і засоби автоматизованого оброблення, зберігання, пошуку і використання їх, називається документалістикою.

Документ – це матеріальний об'єкт, що містить постійну інформацію, оформлений у встановленому порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

Документи треба правильно складати за формою і змістом, з дотриманням відповідних вимог оформлення реквізитів.

Кожен документ складається з окремих елементів – реквізитів. Реквізити є: постійні і змінні. Постійні реквізити наносять, коли виготовляють уніфіковану форму чи бланк документа, а змінні – під час його складання.

Виходячи з цих стандартів, формуляр-зразок визначається таким чином.

Формуляр-зразок (службового документа) – це модель побудови форми документа який встановлює галузь використання, формат розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та основні реквізити (ДСТУ 2732-2004 „Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять", затверджено наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 28.05.2004 р.).

Формуляр-зразок є основою створення формулярів та бланків управлінських документів усіх видів.

Стандарти встановлюють найбільш загальні правила складання документів, а також регламентують машинописне оформлення їх окремих реквізитів.

Термін „реквізит” латинського походження (requisutum), що перекладається як „потреба”.У термінологічному словнику слово „реквізит” подається як обов’язковий елемент офіційного документа. Це означає, що реквізити проставляються лише на офіційних документах.

У національному стандарті України ДСТУ 2732-2004 „Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення” під реквізитом розуміється інформація, зафіксована на службовому документі для його ідентифікування, організування обігу і (або) надання йому юридичної сили.

Звідси витікає, що реквізит – це елемент структури документа, що дозволяє його ідентифікувати. У примітці до стандарту зазначено також, що реквізит це елемент, що відбиває процес оформлювання службового документа, тобто фіксування його реквізитів, що необхідні для надання йому юридичної сили.

Реквізити – це елементи, з яких складається документ, без яких він не може бути підставою для обліку та не має юридичної сили.

Для виготовлення організаційно-розпорядчих документів необхідно засвоїти правила оформлення формуляра-зразка.

У таблиці 1.1. наведено правила оформлення реквізитів.

Таблиця 1.1.

Реквізити документів та їх розміщення

Усю сукупність реквізитів, залежно від тих функцій, що вони виконують, можна умовно поділити на:

· сигніфікаційні реквізити;

· комунікативні реквізити;

· семантичні реквізити;

· синтакційні реквізити;

· прагмаційні реквізити;

· реквізити руху.

Характеристика класифікаційних ознак реквізитів службового документа наведена в таблиці:

Перші п’ять груп реквізитів забезпечують створення й оформлення службового документа, тобто його ідентифікацію. Остання група реквізитів слугує для організування його обігу й надання документу юридичної сили, охоплюючи таким чином усі питання документаційного забезпечення управління.

Зверніть увагу!

Зверніть увагу!

З метою уніфікації та стандартизації документів у Радянському Союзі було розроблено та затверджено єдину державну систему документації (ЄДСД).

Єдину державна система документації (ЄДСД) – це науково впорядкований комплекс основних положень, норм, правил та рекомендацій, які регламентують процеси діловодства.

Згідно з основними положеннями єдиної державної системи документів (ЄДСД) складання і оформлення документів передбачає обов’язкову наявність таких їх атрибутів:

Атрибут (від лат. – надаю, наділяю) – необхідна, суттєва властивість об¢єкта.

· зазначення установи автора;

· найменування виду документа (включаючи лист);

· складання заголовка документа;

· адресування і датування документа;

· поставлення відміток про погодження тексту;

· засвідчення документа (підписання, затвердження, поставлення печатки);

· поставлення відміток про проходження і виконання документа.

У ДСТУ 6.38-90 встановлено такі розміри берегів формуляра-зразка:

· лівого – 20 мм (8 пробілів);

· правого – не менше ніж 8 мм (3-4 пробіли);

· верхнього – не менше ніж 10 мм (3-4 пробіли),

· нижнього – не менше ніж 8 мм (2-4 пробіли).

Крім того, атрибути залежать від типів документів, тобто можуть бути специфічними і зустрічатися лише у певної групи документів. Наприклад, вхідні документи поряд з базовими атрибутами мають такі специфічні: контрольний термін виконання, який чи зазначається безпосередньо у документі, чи вказується у чинному законодавстві щодо того або іншого документа, чи визначається керівником організації; контролююча особа (як, правило, це керівник організації, який в резолюції призначає відповідального виконавця (виконавців) і термін виконання документа). Слід зазначити, що даний атрибут не є характерним для всіх документів, а проставляється лише на найбільш важливих із них.

Внутрішні документи можуть мати такі атрибути:

· список підрозділів чи посадових осіб, які повинні бути ознайомленні з документом;

· контрольний термін ознайомлення чи виконання;

· список виконавців та питання, за виконання яких вони відповідали.

Вихідні документи можуть мати такі додаткові атрибути:

· документ-підстава, на основі або на вимогу якого створено документ;

· список (реєстр) розсилки;

· контрольний термін відповіді.

Читайте також:

1. II. Основні закономірності ходу і розгалуження судин великого і малого кіл кровообігу
2. Автобіографія. Резюме. Характеристика. Рекомендаційний лист
3. Адвокатура в Україні: основні завдання і функції
4. Амортизація основних засобів, основні методи амортизації
5. Аплікація як вид образотворчої діяльності дошкільнят, його характеристика.
6. Артеріальний пульс, основні параметри
7. Банківська система та її основні функції
8. Безстатеве розмноження, його визначення та загальна характеристика. Спори — клітини безстатевого розмноження, способи утворення і типи спор.
9. Біржові товари і основні види товарних бірж. Принципи товарних бірж.
10. Бланк документа, вимоги що пред'являються до нього.
11. Бланк документа, вимоги, що пред’являються до нього
12. Будова й основні елементи машини

Переглядів: 5786