Функції діловодної служби.

Робота діловодної служби регламентується положенням про неї, яке розробляється на основі положення (статуту) про установу і Примірної інструкції та затверджується керівником установи. Діяльність працівників діловодної служби регламентується посадовими інструкціями, які розробляються керівником діловодної служби на підставі кваліфікаційного довідника посад керівників, спеціалістів і службовців і затверджуються керівником установи.

Основним завданням діловодної служби є встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами в установі на основі використання сучасної обчислювальної техніки, автоматизованої технології роботи з документами та скорочення кількості документів.

Відповідно до основного завдання діловодна служба:

· розробляє інструкції з діловодства та номенклатури справ;

· організовує за дорученням керівництва підготовку проектів документів, забезпечує оформлення і випуск документів;

· організовує і забезпечує документаційне та організаційно-технічне обслуговування роботи колегіальних органів;

· організовує друкарське виготовлення, копіювання і тиражування документів;

· уніфікує системи документації та документів з урахуванням можливості їх машинної обробки, вживає заходів до скорочення кількості форм і видів документів;

· здійснює контроль за підготовкою та оформленням документів, за їх своєчасним виконанням, вживає заходів до скорочення строк проходження і виконання документів, узагальнює та аналізує дані про хід і результати цієї роботи;

· приймає, реєструє, веде облік, забезпечує зберігання, оперативний розшук, інформування за документами та доставляє документи;

· забезпечує додержання єдиного порядку відбору, обліку, схоронності, якості оброблення та використання документів, що створюються під час діяльності установи та організацій, що належать до сфери її управління, для передачі на державне зберігання;

· удосконалює форми і методи роботи з документами в установі та організаціях, що належать до сфери її управління, з урахуванням використання організаційної техніки і персональних комп’ютерів;

· здійснює організаційно-методичне керівництво роботою з документами в підрозділах установи;

· організовує підвищення кваліфікації працівників установи в роботі з документами;

· впроваджує державні стандарти, уніфіковані системи документації (УСД), інші нормативи в установі та організаціях, що належать до сфери її управління;

· завіряє печаткою документи у випадках, передбачених інструкцією по роботі з документами.

Контрольні питання:

1. Перерахуйте основні завдання та напрями роботи кадрової служби.

2. Фактори, що визначають вид структурного підрозділу документаційного забезпечення управління організацією.

3. Дайте визначення поняття хедхантер та антихантер.

4. Охарактеризуйте поняття кадровий консалтинг.

Висновки:

Документаційне забезпечення управління – галузь діяльності, що забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами.

Організація роботи з документами у районній державній адміністрації здійснюється відповідно до інструкції з діловодства, що затверджується головою райдержадміністрації згідно з Примірною інструкцією з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органів виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. № 1853.

Основними завданнями служби діловодства є встановлення єдиного порядку роботи з документами в установі, документаційне забезпечення на основі використання сучасної техніки, автоматизованої технології роботи з документами і скорочення кількості документів.

Відповідальність за організацію виконання документів несуть голова, заступники голови райдержадміністрації (відповідно до розподілу обов'язків), керівники управлінь, відділів та інших структурних підрозділів.

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Організація діловодства.	\|	Формуляр документа, його основні реквізити та їх характеристика.

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.004 сек.