Організація діловодства.

Діловодство в районній державній адміністрації ведеться згідно з номенклатурою справ, що вводиться в дію з 01 січня щорічно.

Контроль за дотриманням єдиної системи діловодства в структурних підрозділах райдержадміністрації здійснює загальний відділ.

Відповідальність за стан ведення діловодства і зберігання документів в управліннях, відділах та інших службах адміністрації покладається на їхніх керівників.

Уся службова кореспонденція, що надходить до райдержадміністрації, приймається й опрацьовується загальним відділом, вводиться в базу даних електронної системи обліку та контролю і в той же день передається на розгляд керівникам райдержадміністрації згідно з розподілом обов’язків. Термінові документи реєструються і передаються на розгляд негайно.

Передача документів, зареєстрованих у загальному відділі, відображає у журналах реєстрації видачі службової кореспонденції за встановленою формою.

Ha дорученнях голови райдержадміністрації, що містять контрольні строки та потребують відповіді заявникам, працівники загального відділу вимічають час взяття їх на контроль.

Резолюції на документах повинні точно визначити характер доручень, строки виконання і відповідальних виконавців. Обов’язковими є особистий підпис керівника і зазначення дати.

Резолюції на документах пишуться українською мовою.

Якщо питання, порушені у службовій кореспонденції, виходять за межі компетенції одного керівника, такий документ направляється особі, яка в резолюції визначена як відповідальна. Якщо відповідальний виконавець не вказується, ним вважається службова особа, прізвище якої стоїть в резолюції першим.

Після розгляду документів заступником голови райдержадміністрації працівники загального відділу знімають з них необхідну кількість копій (по числу виконавців) і передають у відділи та управління виконавцям.

Оригінали доручень з відповідними документами зберігаються в загальному відділі. Якщо службовий документ не підлягає розмноженню, то ознайомлюють з ним осіб, яких він стосується, працівники загального відділу.

Прийом документів для перевід мітки і відправлення виконавцям здійснює загальний відділ, як правило, з 9.00 до 13.00 та з 17.00 до 18.00 щоденно.

За вимогою відповідального виконавця співвиконавці надають усі необхідні матеріали не пізніше як за п’ять днів до закінчення строку виконання документа. Співвиконавці рівною мірою несуть відповідальність за своєчасну та якісну підготовку проектів документів.

Зберігання документів у працівників відділів та управлінь адміністрації довше встановленого строку забороняється.

Усі резолюції та службові відмітки на службовому документі, що пов’язані з його проходженням та виконанням, повинні датуватися і підписуватися.

На кожний документ, що надійшов до райдержадміністрації, у загальному відділі заповнюється картка встановленого зразка, де відмічається проходження і розгляд документа за допомогою персональної ЕОМ.

Після розгляду службових документів головою райдержадміністрації, заступником голови вони надсилаються виконавцям, у відповідності до резолюції, через загальний відділ.

Ініціативні плани керівників відділів, управлінь райдержадміністрації на ім'я голови обов'язково візуються відповідним заступником голови згідно з розподілом обов'язків. Проекти листів подаються на підпис голові, завізовані відповідними заступниками голови чи керівниками відділів та управлінь райдержадміністрації, із зазначенням на зворотному боці останньої сторінки прізвища та ініціалів виконавця і його службового телефону.

Всю вихідну службову кореспонденцію реєструє та відправляє загальний відділ, який перевіряє правильність її оформлення. Копії листів формуються у справи згідно з їх номенклатурою та зберігаються в загальному відділі для передачі в архів.

Направлення документів голові Київської міської державної адміністрації, керівникам інших організацій державної виконавчої та законодавчої влади, здійснюється тільки за підписом голови райдержадміністрації, заступникам голови та начальникам відділів та управлінь міської державної адміністрації – за підписом голови або заступників голови райдержадміністрації.

Ведення журналу реєстрації вхідних телефонограм, що надходять на ім'я голови адміністрації, його заступників, покладається на відповідних спеціалістів райдержадміністрації. На них також покладається ведення журналу реєстрації вихідних телефонограм. Тексти вихідних телефонограм в обов'язковому порядку затверджуються заступниками голови райдержадміністрації за напрямком роботи.

Формування справ та підготовка їх до передачі в архів. Облік і формування справ у діловодстві райдержадміністрації здійснюється за номенклатурою справ, що складається щорічно загальним відділом разом із керівниками структурних підрозділів адміністрації та за участю працівника Державного архіву.

Номенклатура справ структурного підрозділу погоджується з начальником загального відділу та працівником архіву і підписується керівником структурного підрозділу.

Зведену номенклатуру справ райдержадміністрації підписує начальник загального відділу та затверджує голова райдержадміністрації.

Усі виконані документи райдержадміністрації, після їх оформлення в установленому порядку, формуються у відповідності із затвердженою номенклатурою справ. Справи формуються з оригіналів (за їх відсутності - із засвідчених в установленому порядку копій) лише виконаних документів. Невиконані документи підшивати у справи забороняється.

Документи постійного і тривалого зберігання, сформовані у справи, підшиваються у твердій палітурці.

На всі документи постійного і тривалого зберігання, після закінчення їх діловодства, керівники структурних підрозділів райдержадміністрації складаються описи.

Оригінали розпоряджень голови райдержадміністрації зберігаються в загальному відділі. Виносити оригінали із загального відділу забороняється.

Закінчені діловодством справи оформляються згідно з описом та за актом передаються до Державного архіву міста

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Особливості організації служби документаційного забезпечення управління в органах державної влади та місцевого самоврядування.	\|	Функції діловодної служби.

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.012 сек.