• Гідрологія і Гідрометрія
• Господарське право
• Економіка будівництва
• Економіка природокористування
• Економічна теорія
• Земельне право
• Історія України
• Кримінально виконавче право
• Медична радіологія
• Методи аналізу
• Міжнародне приватне право
• Міжнародний маркетинг
• Основи екології
• Предмет Політологія
• Соціальне страхування
• Технічні засоби організації дорожнього руху
• Товарознавство продовольчих товарів

Передача до архіву Подальше використання Знищення документів

Організація процесу руху документів

Основні принципи організації канцелярської роботи.

Основними принципами документообігу є те, що в жодному структурному підрозділі організації не повинно існувати локальних архівів документів. Будь-який вхідний документ, що не потрапив до загального архіву документів, потенційно може бути не виконаним, втраченим. В організації є відповідна служба, а саме канцелярія, яка відповідає за проходження документів. Документи, не зареєстровані відповідним чином в канцелярії, губляться найчастіше.

Бажано, щоб організація мала тільки один канал надходження вхідних документів. Якщо прийом документів побудований за децентралізованою схемою, що спрямовано на підвищення швидкості опрацювання документів, то всі підрозділи, які здійснюють такий прийом, миттєво подають інформацію в канцелярію (бажано в режимі on-line зв'язку з канцелярією). При цьому віддалені пункти реєстрації документів можна вважати підрозділами канцелярії.

Документообіг не повинен закінчуватись на відповідальних виконавцях, тобто система автоматизації документообігу організації не повинна замикатися лише на канцелярії, а мати продовження в системах управління документообігом підрозділів організації.

Насамперед, усі документи, що проходять через відділ, мають унікальний реєстраційний номер (можливі свої алгоритми побудови номерів для кожного з типів документів).

В кожній організації документи перебувають в постійному обігу, тому існує чітка система здійснення всіх послідовних операцій з документами: приймання і реєстрація, розгляд керівником, порядок проходження документів в організації, їх виконання, контроль виконання, формування справ, підготовка і передача справ до архіву.

Порядок проходження вхідних документів. Відповідно до вимог ДСТУ та ЄДСД на кожному документі, що надійшов до установи, робиться відмітка про надходження. Ця відмітка має вигляд реєстраційного штампу, який проставляють на нижньому полі першого аркуша праворуч. Штамп включає в себе скорочене найменування організації, установи або підприємства, дату одержання документа і його індекс.

Основним завданням, яке повинна виконувати канцелярія, є організація проходження вхідних документів. Служба ДЗУ відповідає за терміни виконання вхідних документів, тобто виконує контрольні функції: фіксуючи інформацію про те, хто, коли й на скільки затримав виконання документа. Відомі два основних маршрути (схеми) проходження документа:

1) документ передається безпосередньо виконавцю;

2) документ передається виконавцю після прийняття рішення про виконавця та виконувані ним дії у центральному апараті управління (директораті).

Під час проходження документа за першою схемою він відразу передається службою ДЗУ на виконання безпосереднім виконавцям (наприклад, інформаційні листи, адресовані конкретній посадовій особі).

Таким чином, на вході цього процесу – вхідний документ, на виході – проект вихідного документа, який рухається через службу ДЗУ і стає реальним вихідним документом після його реєстрації у службі.

Другий маршрут означає те, що цей документ буде поставлено на контроль. Водночас, його не варто плутати з іншим маршрутом документів, що надходять на виконання в центральні організації. Такі документи характеризуються тим, що відповідальним виконавцем для них є один із заступників керівника організації. Для документів, що проходять по другому маршруту, відповідальним виконавцем є хтось із керівників середньої ланки, а апарат управління (директорат) здійснює контроль за результатами роботи. Іноді ця процедура має формальний характер.

3 реальної практики канцелярій великих організацій відомо, що на контроль ставляться тільки документи, що рухаються за другою схемою, тобто через директорат. Як свідчать працівники канцелярії документи (справи), що рухаються за першою схемою, часто губляться в ході опрацювання. Якщо в майбутньому хтось із директорів побажає одержати інформацію про такий документ (справу), то у канцелярії виникнуть великі проблеми, і їх розв'язання, з'ясовування місцезнаходження документа потребуватиме багато часу.

Приймання кореспонденції. Усі документи, що надходять до організації, приймаються загальним відділом, підрозділом або відповідальною особою. Працівники розкривають всі конверти, за винятком тих, що мають напис «Особисте».

У разі пошкодження конверта робиться помітка в поштовому реєстрі. Конверти зберігаються і додаються до документів у тому разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та отримання документа або коли в конверті немає деяких документів чи встановлено невідповідність номерів на документі та на конверті. Неправильно оформлені, пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються адресатові.

Попередній розгляд кореспонденції. Всі документи, що надійшли до організації, підлягають обов'язковому попередньому розгляду. Попередній розгляд здійснюється відповідальною особою. Мета попереднього розгляду документів – розподіл їх на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівником організації, його заступниками, виконавцями відповідно до функціональних обов'язків, визначення необхідності їх реєстрації, а також встановлення строків виконання документів, які передаються структурним підрозділам чи безпосереднім виконавцям, прийняття рішень по листах, в яких порушуються питання, що не належать до компетенції установи.

Попередній розгляд кореспонденції здійснюється в день її отримання або в перший робочий день після надходження її в неробочий час.

Кореспонденція передається на розгляд керівництву через секретаря приймальні, який робить у журналі реєстрації вхідних документів відповідні записи. Журнал оформляють за формою, що наводиться нижче:

ЖУРНАЛ

реєстрації вхідних документів

He підлягають реєстрації в загальному відділі, секретарем керівника організації такі документи:

1) копії листів, що надійшли до відома;

2) графіки, наряди, рознарядки;

3) зведення та інформації, надіслані до відома;

4) навчальні плани, програми (копії);

5) рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо;

6) прейскуранти (копії);

7) поздоровні листи і запрошення;

8) друковані видання (книги, журнали, бюлетені);

9) місячні, квартальні, піврічні звіти;

10) форми статистичної звітності.

Результати розгляду документів керівництвом фіксуються в резолюціях, згідно з якими документи після відповідного оформлення контрольних (контрольно-реєстраційних) карток передаються виконавцям.

Якщо за резолюцією керівництва виконавцями документа визначено два управління (відділи, посадові особи) або більше, то оригінал документа передають управлінню (відділу, посадовій особі), що значиться в резолюції першим. Іншим виконавцям передається копія документа.

Реєстрація документа – це фіксування факту створення або надходження документа шляхом поставлення на ньому умовного позначення – реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Реєстрація документів проводиться з метою їх обліку, здійснення контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документі інформації.

Реєстрації підлягають документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою. Основним принципом реєстрації документів є однократність. Вхідні документи реєструються у день надходження, створені – у день підписання або затвердження. Зареєстрований документ, що передається з одного підрозділу до іншого, повторно не реєструється.

Для реєстрації всіх документів застосовується єдина реєстраційно-контрольна картка, придатна для обробки на ПК, або журнал. При реєстрації кожному документу присвоюється індекс.

Реєстраційний індекс складається з порядкового номера в межах групи документів, що реєструються, і доповнюється індексом кореспондента, а для вихідних документів – індексом управління (самостійного відділу). Складові частини індексу відокремлюються одна від одної косою рискою, наприклад: 415/0 - 13/27, тощо.

Індексами наказів, протоколів, службових розпоряджень є їхні реєстраційні порядкові номери, що присвоюються окремо кожному виду документів у межах календарного року. Облік перелічених документів ведеться в окремих журналах.

Помітки про проходження та виконання документів. Про надходження (реєстрацію) документа позначка робиться на нижньому полі справа на першій сторінці документа (реєстраційний штамп); про взяття документа на контроль – на лівому полі першої сторінки документа (на рівні заголовку тексту), де пишеться слово „Контроль” або літера „К”.

Політика про виконання документа і направлення його адресатові, а також про направлення його до справи робиться на нижньому полі зліва першої сторінки документа (коротка довідка про виконання, якщо немає документа про виконання; слова „До справи” і номер справи, в якій документ зберігатиметься; дата направлення документа до справи; її найменування і підпис виконавця).

Порядок обробки і надсилання вихідних документів. Вихідні документи обробляються і надсилаються централізовано в день їх отримання від структурних підрозділів та виконавців, a mi, що підписані після 15 години – не пізніше як наступного робочого дня.

Під час приймання від виконавців вихідних документів обов'язково перевіряються:

· правильність оформлення документа і розміщення на ньому всіх реквізитів;

· правильність зазначення адреси;

· наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;

· наявність віз на копії документа, що залишається у справах загального відділу (секретаря);

· наявність на документі відмітки про додатки;

· відповідність кількості примірників кількості адресатів.

У реєстраційній картці (книзі, журналі) зазначаються номер вихідного документа, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документа і номер справи, в якій зберігається його копія. Форма журналу має такий вигляд:

ЖУРНАЛ

реєстрації вихідних документів

Організація контролю за виконанням документів. Метою здійснення контролю за виконанням документів є сприяння своєчасному та високоякісному їх виконанню. Відповідальність за організацію контролю несуть посадові особи, які займаються організацією ведення діловодства, начальники управлінь, відділів.

Контролю підлягають усі документи (вхідні, вихідні, внутрішні), в яких визначено строки виконання. Якщо документ виконується кількома управліннями (відділами), відповідальним за організацію виконання є виконавець, який у резолюції зазначений першим. Він організовує виконання доручення і подає на розгляд керівництву повністю виконаний документ з візами усіх виконавців.

Строки виконання документів. Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення строку терміну виконання. Строки виконання можуть бути встановлені актами законодавствами або зазначені у самому документі. Документи без зазначення строку виконання повинні виконуватись не пізніше як за 30 календарних днів від дати реєстрації, а документи з позначкою „терміново” - протягом робочих днів від дати підписання документа.

Строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, або посадової особи, яка її заміщає. У разі потреби строк може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, що подається не пізніше як за три робочих дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа без зазначеного строку – до закінчення 30-денного строку від дати його одержання.

Контроль за виконанням документів передбачає такі види робіт:

· постановку документів на контроль, формування картотеки контрольованих документів;

· перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;

· попередні перевірки і регулювання ходу виконання;

· облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів;

· інформування керівника про хід виконання та підсумки виконання документів;

· повідомлення про хід та підсумки виконання документів на оперативних нарадах;

· зняття документів з контролю;

· формування картотеки виконаних документів.

Документ вважається виконаним лише тоді, коли питання, порушені в ньому, розв'язано, і кореспонденту дано відповідь по суті. Зняти документ з контролю може тільки та особа, яка поставила його на контроль, при цьому на документі і реєстраційно-контрольній картці (РКК) робиться помітка про зняття з контролю.

5. Складання номенклатури справ та їх формування.

Номенклатура справ – систематизований перелік назв справ, що створюються в структурних підрозділах. Це – обов'язковий документ управлінь (відділів) апарату управління, за яким здійснюється облік і формування справ у діловодстві.

Номенклатура справ складається на кожний діловодний рік для встановлення єдиної системи формування справ за їх змістом та різновидом, для здійснення відбору документів на державне зберігання в процесі діловодства.

До номенклатури справ включають усі справи і документи, що відображають документовані ділянки роботи та окремі питання діяльності відповідного структурного підрозділу.

За своєчасне та якісне складання номенклатури справ та їх перегляд відповідає керівник структурного підрозділу.

До номенклатури справ не включають друковані видання, збірники постанов Кабінету Міністрів України, „Відомості Верховної Ради України”, брошури, довідники, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформацію та інші подібні матеріали.

Найменування справ у номенклатурі повинно в стислій формі, конкретно відображати склад і зміст документів, що мають групуватись у справах. Основною частиною найменування справи є виклад питання (предмета), з якого вона заводиться, а також вид документа (наказ, розпорядження, довідка, лист тощо).

Кожна справа, включена до номенклатури, повинна мати свій індекс, який складається з індексу управління (відділу) і порядкового номера справи в межах відділу. Наприклад: 02-1-03, де 02 - індекс управління; 1 - індекс відділу; 03 - порядковий номер справи.

Якщо матеріали складаються з кількох томів, то номер тому додається до індексу.

Строки зберігання справ визначаються згідно з Переліком типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств.

Після закінчення діловодного року номенклатура справ обов'язково закривається. Закриття номенклатури оформляється підсумковим записом, в якому зазначають кількість і категорію фактично заведених справ. Підсумковий запис скріплює своїм підписом начальник управління (відділу).

Формування справ – це групування виконаних документів у справі відповідно до номенклатури справ. Під час формування справ потрібно додержуватись таких правил:

· групувати у справи тільки оригінали, а в разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії, не допускати включення до справи чорнових, особистих, дублетних документів, документів, що підлягають поверненню;

· групувати у справи документи одного діловодного року (за винятком особових, судових, перехідних справ); 0 особові справи формувати протягом усього часу роботи особи в організації; 0 групувати у справи окремо документи постійного строку зберігання та тимчасового; 0 включати до справи документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний

· комплекс, в такому порядку: спочатку ініціативний документ, а потім всі інші в логічній послідовності;

· справа не повинна перевищувати 250 сторінок (30-40 мм завтовшки);

· документи всередині справи групуються в хронологічному чи логічному порядку або в їх поєднанні.

Оперативне зберігання документів. 3 метою підвищення оперативності пошуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.

Важливим завданням є забезпечення схоронності справ. У структурних підрозділах схоронність документів і справ забезпечують керівники структурних підрозділів, а справи повинні зберігатися в робочих кімнатах або у спеціально відведених для цієї мети приміщеннях, у шафах і столах, що зачиняються.

Вилучати документи із справ постійного строку зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документа допускається з дозволу керівника організації, начальника відповідного управління (структурного підрозділу) з обов’язковим залишенням у справі завіреної копії документа.

Підготовка справ до зберігання та використання. Закінчені діловодством справи постійного та тривалого зберігання повинні здаватися до архіву. Підготовка документів до передачі в архів передбачає:

· експертизу цінності документа;

· оформлення справ;

· складання описів справ;

· передачу справ до архіву і забезпечення схоронності документів.

Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності з метою встановлення строків зберігання і відбору їх на державне зберігання. За результатами експертизи цінності документів складаються описи документів постійного і тривалого строків зберігання та акт про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню.

Справи постійного і тривалого зберігання оформляють у такому порядку:

· підшивають в обкладинку з твердого картону;

· нумерують сторінки у справи;

· складають підсумковий напис;

· складають у разі потреби внутрішній опис документів;

· оформляють обкладинку справи (зразок наведено нижче);

· написи на обкладинках справ постійного та тривалого строків зберігання роблять чітко, чорним світлостійким чорнилом або тушшю;

· за результатами експертизи цінності документів складають описи справ постійного, тривалого строків зберігання і з особового складу

Читайте також:

1. А. Розрахунки з використанням дистанційного банкінгу.
2. Альтернативна вартість та її використання у проектному аналізі
3. Аналіз використання капіталу.
4. Аналіз використання матеріальних ресурсів
5. Аналіз використання матеріальних ресурсів.
6. Аналіз використання обладнання.
7. Аналіз використання прибутку та резервів його зростання
8. Аналіз використання робочого часу на підприємстві
9. Аналіз використання фонду робочого часу.
10. Аналіз документів
11. Аналіз документів як метод соціологічного дослідження.
12. Аналіз ефективності використання каналів розподілу

Переглядів: 1456