• Гідрологія і Гідрометрія
• Господарське право
• Економіка будівництва
• Економіка природокористування
• Економічна теорія
• Земельне право
• Історія України
• Кримінально виконавче право
• Медична радіологія
• Методи аналізу
• Міжнародне приватне право
• Міжнародний маркетинг
• Основи екології
• Предмет Політологія
• Соціальне страхування
• Технічні засоби організації дорожнього руху
• Товарознавство продовольчих товарів

Системи електронного документообігу

Історія розвитку систем документообігу

Системи документообігу беруть свій початок з появи фотоапарата, коли стало можливо створювати зменшені копії документів. Шпигунські технології були конвертовані і стали застосовуватися для створення мікрографічних архівів документів. Мікрофіша зробила якісний стрибок у вартості збереження і копіювання документів, але з погляду швидкості їх пошуку і колективного використання документів усе залишилося на рівні паперових документів.

Поява комп'ютерних систем із колективним доступом дозволила досягти прориву й у цій області. Відбулася трансформація від мікрографічних документів до електронних образів паперових документів, від мікрографічних систем до так званих imaging-систем.

Розширена система пошуку, можливість одержувати доступ до одного документа декільком користувачам одночасно, можливість віддаленої і розподіленої роботи при незначній вартості збереження і копіювання інформації зумовило тенденцію заміни мікрографічних документів на електронні. 3 часом ускладнювалося устаткування і програмне забезпечення, з'являлися більш швидкісні і невибагливі до якості паперового документа сканери, спеціальні плати, що дозволяють прискорити процес друку, перегляду і сканування документів, створено оптичні і магнітооптичні роботизовані бібліотеки.

Imaging-системи дали поштовх для розвитку систем розпізнавання машинописних і рукописних символів, тоді ж з'явилися перші workflow- системи, призначені для організації процесу впровадження паперових документів у систему збереження. Надалі workflow-системи були поширені на офісну діяльність організацій.

На початку 90-х років у США з'явився новий клас систем, призначених для керування електронними документами. В основному це були файли текстових процесорів, і запити на такого роду рішення в основному приходили від федеральних агентств і юридичних компаній. Так з'явився новий клас систем, названий СКД (система керування документами). Розвиток функціональності, наявність функцій роботи з образами документів призвело до того, що сучасні СКД перекривають за функціональністю imaging-системи при приблизно вдвічі меншій вартості. Крім функцій збереження і пошуку, що властиві imaging-системам, у СКД з'явилися функції контролю життєвого циклу документа – на відміну від своїх попередників СКД призначені для роботи з динамічними документами.

У світі існують два основних типи документів – паперові і їх клони –електронні. Паперові документи породжують електронні (наприклад, сканування документа), і навпаки, електронні -паперові документи (наприклад, процес друку документа).

Електронний документ (ЕД) – це файл, що представляє змістовну інформацію, яка може бути використана, наприклад, для пошуку документа або віднесення його до тієї або іншої групи документів.

Це може бути текст або електронна форма Microsoft Word, таблиця Excel, повідомлення у форматі електронної пошти, Internet. Файли документів можуть бути неструктурованими (звичайні текстові документи) або структурованими. Останні містять елементи структури, що надає зовнішнім додаткам можливість їх розпізнання (форми Word, електронні таблиці, документи у форматі XML). Ще одним різновидом даної групи документів є файли збірних («складених”) документів, наприклад файли Binder Microsoft Office.

Система електронного документообігу (СЕД) повинна підтримувати роботу з усіма типами документів, забезпечуючи прозору навігацію користувачів по всьому доступному інформаційному простору і, за необхідності, безболісно підключати до системи інші типи документів, визначаючи при цьому регламент їхньої обробки. Основним принципом організації систем роботи з ЕД є принцип "інформаційної парасольки” – працювати з усіма типами документів, що пов'язані з життєдіяльністю організації.

Життєвий цикл документа (ЖЦ) – це існування документа від моменту його створення до моменту його знищення.

Життевий цикл документа складається з двох основних стадій.

1. Стадія розробки документа, яка включає:

• власне розробку самого документа;

• формлення документа (реєстрація);

• затвердження документа.

Якщо документ перебуває в стадії розробки, він вважається неопублікованим, і права на документ визначаються правами доступу конкретного користувача.

2. Стадія опублікованого документа, яка включає:

• активний доступ;

• архівацію і розархівацію (короткострокове збереження, довгострокове збереження);

• знищення документа.

Коли документ переходить з першої на другу стадію, він стає опублікованим, і права на документ залишаються тільки одні -доступ на читання. Прикладом опублікованого документа може бути шаблон стандартного бланка організації. Крім права доступу на читання, можуть існувати права на переведення опублікованого документа в стадію розробки. Залежно від конкретної стадії життєвого циклу документа архіви підрозділяються на такі типи:

- статичні архіви документів (або просто архіви) – системи, що мають справу тільки з опублікованими документами;

- динамічні архіви документів (або СКД) – системи, що мають справу як з опублікованими документами, так і з тими, що знаходяться в розробці.

Контроль доступу – це дозвіл або заборона виконання, залежно від повноважень користувача, що ввійшов у систему, таких операцій як: перегляд документа, копіювання документа, знищення документа, редагування документа, керування доступом до документа.

Система електронного документообігу – одна з найважливіших складових інформаційної системи, яка відповідає за управління вводом документів у систему, збереження, пошук, маршрутизацію, обробку документів, збір і аналіз інформації про поточний стан виконання ділових і адміністративних процедур.

переваги переходу до ЕД

Документ, як будь-яка річ, що приносить прибуток і допомагає в бізнесі, так само потребує і витрат. Як відомо, підвищувати прибуток можна шляхом зниження витрат. Західні консалтингові компанії провели оцінки витрат на обробку паперових документів. Для уникнення невідповідностей при переносі цих оцінок у нашу дійсність, ці оцінки наведені не в доларах, а в разах, штуках і відсотках. Справа в тому, що дотепер існують значні розбіжності у вартості оплати праці в нас і на Заході, що, природно, є немаловажним стримуючим чинником у переході до електронних документів.

Компанія DELPHI констатує, що 15% усіх паперових документів безповоротно губляться і працівники витрачають до 30% свого часу на їх пошук. За оцінкою компанії Coopers&Lybrand, корпорації роблять 19 копій кожного документа, a 7,5% усіх документів губляться безповоротно. Лише у масштабах США дані втрати складають близько одного трильйона доларів на рік. Тому зрозуміле бажання бізнесменів якнайшвидше позбутися паперових документів і перейти до електронних.

Існують оцінки виграшу компаній внаслідок переходу до електронних документів.

Узагальнюючи викладене вище, визначимо переваги електронних документів, які полягають у можливості:

1) обслуговувати клієнта краще. Мета будь-якої організації –обслуговувати краще своїх клієнтів. Упровадження систем електронного документообігу дозволяє виконувати цю задачу більш ефективно. При роботі з ЕД час пошуку документа, а отже й час реакції на запит, набагато менший, ніж при роботі з паперовими документами. Клієнт одержує відповідь швидше, ніж раніше, і, природно, задоволений набагато більше;

2) управляти інформацією більш ефективно. Керування життєво важливими документами, збереженими в електронному вигляді, радикально поліпшується. Працівник може:

- одержувати доступ до документів швидше;

- не губити документи;

- перейти до засобів правильного зберігання документів;

- збирати, опрацьовувати документи у більшій кількості, ніж раніше, і приймати рішення швидше і точніше;

3) захищати документи краще. Технологія дозволяє зберігати ключову інформацію на оптичних або магнітних носіях.

Це відразу дає значні переваги, а саме, забезпечує:

- захист від втрати або ушкодження. Втрата всієї або частини інформації для організації може загрожувати значними наслідками, аж до банкрутства і повного припинення діяльності. 3 папером усе набагато складніше, ніж з електронними носіями інформації. Папір схильний до багатьох хвороб, а саме –старіння, небезпеки нагрівання і вогню. Крім того, дуже важко зробити копію всього архіву паперових документів на випадок непередбачуваних обставин. Це викликано, по-перше, високою вартістю збереження, по-друге, високою вартістю і тривалим часом копіювання документів. У випадку з електронними носіями усе навпаки. Компактність, швидкість і дешевина копіювання дозволяють робити і зберігати стільки копій інформації, скільки потрібно для забезпечення надійності бізнесу;

- захист від несанкціонованого доступу. Електронні носії дозволяють зберегти більше інформації в меншому обсязі. Отже менший обсяг дешевше захищати. Крім того, електронна інформація легше обробляється, процес криптозахисту інформації можна автоматизувати і виконувати швидше і дешевше;

4) підвищити продуктивність праці. Праця будь-якого співробітника має дві основні складові – продуктивну і забезпечувальну діяльність. Залежно від категорії працівника і виду діяльності співвідношення цих складових різне, але при будь-якому розкладі частка забезпечувальної діяльності залишається чималою.

Операції з паперовими й електронними документами відносяться до забезпечувальної діяльності, і, отже, скорочуючи час на ці операції, ми скорочуємо частку цієї діяльності, звільняючи час для продуктивної праці. Крім продуктивності праці окремої людини, перехід до електронних документів радикально підвищує продуктивність праці робочих груп (при цьому перехід до обробки електронних документів ні в якому разі не варто розглядати як самоціль). Робота з електронними документами разом з мережевими технологіями дозволяє одночасно багатьом користувачам із робочої групи одержувати доступ до документів, що досить проблематично і дорого при роботі з паперовими документами. А якщо організація у своїй діяльності використовує такі технології, як workflow і groupware, то це надає можливість взаємодії співробітників всередині всіх її підрозділів, що дозволяє уникнути дублювання функцій і задач і, отже, ще знизити витрати;

5) зменшувати витрати:

- на обробку паперу. При роботі з електронними документами немає потреби робити паперові копії документів для того, щоб вони стали доступні кільком співробітникам організації одночасно. Крім того, це зменшує необхідність наймати на роботу кур’єрів для збору і доставки документів, що забезпечують інфраструктуру передачі інформації між співробітниками;

- на устаткування. Сканер, факс-плата, програмне забезпечення можуть коштувати менше, ніж високопродук-тивне копіювальне і факс-устаткування;

- на підтримку процесу обробки. Збереження документів в електронному вигляді може знизити потребу в таких предметах, як скріпки, степлери, папки і шафи для паперів;

- на збереження. Звільнення реальної, фізичної площі, необхідної для зберігання документів, забезпечення необхід-них умов для зберігання паперових документів, створення копій документів тощо.

Однак можна виділити труднощі трьох рівнів при переході на безпаперову технологію роботи з документами:

1) технічна неготовність організацій для роботи з електрон-ними документами (що може виражатися як у тривіальній проблемі відсутності комп'ютера на столах у співробітників, так і в тому, що в організації немає необхідних програмно-апаратних засобів для переходу документів з однієї форми представлення до іншої – від паперового до електронного – через відсутність сканера);

2) технологічна недопустимість переходу окремих категорій конфіденційних документів в електронний вид (служби безпеки вимагають, щоб такого роду документи передавалися під розпис через довірену особу або кур'єра). He можна випускати з поля зору і таку обставину, як відсутність у багатьох високопоставлених співробітників (керівна ланка) вільного часу для постійного спілкування з комп'ютером, що призводить до процедури переводу документа з електронного виду в паперовий (через друк) або навпаки (шляхом сканування) і створення, наприклад, версій документа;

3) законодавча неврегульованість електронного документообігу. Навіть, якщо в межах окремо взятої компанії або організації вирішили перейти до безпаперової роботи з документами, компанія все одно не зможе існувати ізольовано – між нею і зовнішнім світом постійно циркулюють різноманітного роду документи. Виникає необхідність законодавчого вирішення питання, що власне слід розуміти під електронним документом і який його вид може мати юридичну силу (питання, пов'язані з достовірністю документів, що пересилаються, достовірністю підписів посадових осіб тощо).

Висновки:

Документообіг – це рух документів в організації, установі з часу їх отримання або створення до завершення виконання або відправлення. Правильна організація документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, рівномірному завантаженню підрозділів і посадових осіб, позитивно впливає на упралвнський процес взагалі.

Контрольні питання:

1. Що являє собою організація роботи з документами?

2. Особливості централізованої та децентралізованої організації діловодства.

3.Види робіт з документами та особливості їх здійснення для різних груп документів.

4. Документообіг та вимоги, що пред’являються до його організації.

5. Документопотік та основні види документопотоків в організації.

6. Основні принципи організації канцелярської роботи.

7. Організація процесу руху документів, коротка характеристика етапів проходження документів.

8. Реєстрація вхідних документів та відмітки про їх проходження та виконання.

9. Особливості обробки та реєстрації вихідних документів.

10. Номенклатура справ та особливості їх формування.

11. Зберігання документів: оперативне та архівне.

12. Яке означення електронного документа?

13. Опишіть життєвий цикл документа.

14. Які переваги використання систем документообігу?

Читайте також:

1. G2G-модель електронного уряду
2. I. Органи і системи, що забезпечують функцію виділення
3. I. Особливості аферентних і еферентних шляхів вегетативного і соматичного відділів нервової системи
4. II. Анатомічний склад лімфатичної системи
5. IV. Розподіл нервової системи
6. IV. Система зв’язків всередині центральної нервової системи
7. IV. Філогенез кровоносної системи
8. POS-системи
9. VI. Філогенез нервової системи
10. Автокореляційна характеристика системи
11. АВТОМАТИЗОВАНІ СИСТЕМИ ДИСПЕТЧЕРСЬКОГО УПРАВЛІННЯ
12. АВТОМАТИЗОВАНІ СИСТЕМИ УПРАВЛІННЯ ДОРОЖНІМ РУХОМ

Переглядів: 5440