• Гідрологія і Гідрометрія
• Господарське право
• Економіка будівництва
• Економіка природокористування
• Економічна теорія
• Земельне право
• Історія України
• Кримінально виконавче право
• Медична радіологія
• Методи аналізу
• Міжнародне приватне право
• Міжнародний маркетинг
• Основи екології
• Предмет Політологія
• Соціальне страхування
• Технічні засоби організації дорожнього руху
• Товарознавство продовольчих товарів

Цілі та завдання вивчення лекції 8

Тема: Захист документів та державна таємниця.

ЛЕКЦІЯ 8

Зміст:

1. Порядок зберігання й охорони документів.

2. Комерційна таємниця та її збереження.

3. Загальні положення про державну таємницю.

4. Захист інформації за допомогою технічних засобів

Ключові слова: конфіденційне діловодств, конфіденційна інформація комерційна таємниця, державна таємниця.

Успішне вивчення лекції 8 дозволяє: Мати уяву про завдання та сутність конфіденційного діловодства; про методи захисту комерційної таємниці; про забезпечення збереженості документів, що містять комерційну інформацію; про основні заходи захисту інформації за допомогою технічних засобів.

Сформувати розуміння ключових понять:конфіденційне діловодств, конфіденційна інформація комерційна таємниця.

Знати проце руху тавиди робіт з документами.

1. Порядок зберігання й охорони документів.

Особи, відповідальні за роботу з документами, зобов'язані забезпечувати збереження документів, що створюються в організації.

Справи з моменту їх заведення і до здачі в архів організації зберігаються в робочих кімнатах чи в спеціально відведених приміщеннях. Ці приміщення мають відповідати вимогам пожежної безпеки, мати певний температурний режим.

Справи тримають у шафах канцелярського типу, які обов'язково закриваються. Це допомагає зберегти документи від попадання пилу, впливу сонячного світла та інших псуючих чинників. Документи підшиваються в тверді обкладинки чи в папки-реєстратори. Папки розставляють на полицях шафи в тій послідовності, в якій вони вказані в номенклатурі справ, досить щільно притиснуті одна до одної. Папки ставлять вертикально, корінцем назовні. При такому зберіганні основний тиск направлений на корінець, тому аркуші документів усередині папки тиску не відчувають. Це зручно для зберігання документів, та й виймати папки, що стоять вертикально, зручніше.

Якщо документи підшиті в папки з м'якими обкладинками, то ставити їх вертикально не можна, бо від цього псуються і рвуться нижні краї аркушів документів. Такі папки зберігаються горизонтально.

Фізичному збереженню документів сприяє також і правильна підшивка їх аркушів у справі. При підшивці необхідно слідкувати за тим, щоб нижні краї документів були на одному рівні і вище від краю папки приблизно на 1 см.

Вилучення і видача будь-яких документів зі справ постійного зберігання не дозволяється. У виняткових випадках (наприклад, на вимогу судово-слідчих органів), таке вилучення документа допускається з дозволу керівника установи з обов'язковою заміною його справі точно завіреною копією і вкладанням акта про причину вилучення оригіналу.

Протягом справочинного року на видану за службовою необхідністю справу заповнюється картка, в якій зазначають структурний підрозділ, номер справи, дату видачі, її заголовок, кому справа видана, дату повернення. У карті передбачаються графи для розписок про отримання і прийом справи.

2. Комерційна таємниця та її збереження

Комерційною таємницею є ділова інформація, що має тактичну чи потенційну цінність для організації, іншої виробничої або творчої організації з комерційних причин. Ця інформація є комерційно вигідною для недобросовісних конкурентів у разі потрапляння до їх рук. Основна мета захисту конфіденційної інформації полягає в тому, щоб запобігти розголошення інформації та заволодіння неї конкурентами.

Втрата комерційної таємниці може нанести збитки організації, або навіть привести до банкрутства.

Захист комерційної таємниці забезпечується заходами правового та організаційного характеру.

Правовий захист здійснюється методом закріплення прав і порядку захисту комерційної таємниці в нормативних і статутних актах. Заходи захисту можуть бути закріплені у статуті організації, трудових угодах (контрактах) із співробітниками, наказах, правилах внутрішнього розпорядку тощо.

Роботу з документами, що містять конфіденційну інформацію, регламентують „Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документв, справ та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави”, „Інструкція про порядок відбору та передачі секретних документів на архівне зберігання”, затверджена наказом Державного комітету України з питань державнних секретів та технічного захисту інформації та Головного архівного управління при Кабінеті Міністерств України від 03 березня 1997 р. №25/7.

Комерційна таємниця належить до різновидів конфіденційної інформації, що не є власністю держави. У частині 1 статті 36 Господарського Кодексу України поняття „комерційна таємниця” визначається як відомості, що не є державною таємницею, пов’язані з виробництвом, технологією, управлінням, фінансовою та іншою діяльністю організаціії, розголошення яких може завдати шкоди інтересам цієї організації.

Конфіденційна інформація – це відомості, що знаходяться у володінні, користуванні або розповсюдженні, окремих фізичних чи юридичних осіб і поширюються за їх бажанням відповідно до передбачених умов. (Закон України „Про інформацію” від 02.10.92 р., розділ 2, ст. 30)

Таким чином, до комерційної інформації можна віднести досить широкий спектр питань у різноманітних сферах життєдіяльності суб’єктів правовідносин.

Отже, комерційною таємницею можуть бути відомості організаційного, комерційного, технічного, виробничого та іншого характеру, за винятком тих, які згідно з чинним законодавством не можуть бути віднесені до комерційної таємниці.

Звертаємо увагу керівників організацій на те, що вони зобов’язані надавати зазначені у додатку відомості органам державної виконавчої влади, контролюючим і правоохоронним органам, іншим юридичним особам відповідно до чинного законодавства за їх вимогою.

Організаційними мірами захисту є:

· запровадження конфіденційного справочинства. Порядок функціонування цього справочинства і ступінь конфіденційності документів визначає і затверджує керівництво організації;

· розмежування доступу до комерційної інформації: кожен співробітник організації може користуватись тільки тими відомостями, які необхідні йому для виконання службових обов'язків. Дозвіл на доступ до такої інформації видається керівником організації, при цьому співробітник несе відповідальність за розголошення отриманих відомостей;

· встановлення такого порядку використання технічних засобів і приміщень, який виключав би витік відомостей. Наприклад, при роботі з копіювальними засобами необхідно забезпечити суворо регламентоване копіювання тих документів, на які поширюється режим конфіденційності;

· встановлення порядку ведення переговорів з відвідувачами, який би по-перше, унеможливив витік комерційної інформації і, по-друге, дозволив отримати найбільш повні відомості про наміри відвідувачів;

· навчання співробітників організації заходам захисту комерційної таємниці, підвищення їх відповідальності за її розголошення.

Відомості, які за рішенням керівництва можуть належати до комерційної таємниці організацій, повинні мати такі ознаки:

· не містити державної таємниці;

· не завдавати шкоди інтересам суспільства;

· стосуватися виробничої діяльності організації;

· мати дійову або потенційну комерційну цінність і створювати переваги в конкурентній боротьбі;

· мати обмеження в доступі.

Оскільки чинним законодавством України не встановлено, які саме грифи обмеженого доступу слід використовувати на матеріальних носіях інформації, що містить комерційну таємницю, то, вибираючи грифи, слід пам’ятати, що вони не повинні збігатися з грифами, використовуваними у сфері захисту державних таємниць.

Гриф конфіденційності – це позначення, яке засвідчує право власності підприємству на інформацію, яку містить документ. (Комова М. В. Діловодство [Текст] : навч. посіб. для студ.вищ. навч. закл. / М-во освіти і науки України, Нац. ун-т "Львівська політехніка".- 4-те вид..- Л.: Тріада плюс, 2011.- 220)

Звернути увагу!

Підготовка переліку документів, що містять комерційну таємницю.

Визначати перелік відомостей, що становлять комерційну таємницю, доручають експертній комісії (далі — ЕК) організації, до складу якої бажано залучати фахівців, що знаються на фінансових питаннях, кон’юнктурі ринку та інформації щодо діяльності фірм-конкурентів, досконало обізнані з виробничою діяльністю в цілому, її особливостями, технологічним циклом, проходженням усіх видів інформації (усної, документованої, такої як зразки, вузли, блоки, готова продукція), розуміються на укладанні договорів і контрактів.

Оформляючи перелік відомостей, що становлять комерційну таємницю, ЕК має керуватися такими критеріями:

- якщо організація володіє інформацією, яка належить до державної таємниці, її слід виокремити, оскільки цей вид інформації охороняється законодавством України;

- виокремлюється інформація, що становить комерційну таємницю, яку умовно можна об’єднати у дві групи: науково-технічна (технологічна) і службова (ділова) інформація.

Науково-технічну інформацію, яка потенційно може містити комерційну таємницю, становлять:

· ідеї, винаходи, відкриття;

· окремі формули;

· нові технологічні проекти;

· нові методи організації праці та виробництва;

· програмне забезпечення;

· результати наукових досліджень;

· конструкторська документація, зокрема креслення, схеми, записи;

· описи технологічних випробувань;

· „ноу-хау”;

· новітні технології;

· відомості про способи модернізації певних (зазвичай видатних) технологій, процесів і обладнання;

· точний опис конструкційних характеристик виробів та оптимальних параметрів розроблюваних організацієй технологічних процесів, а саме: розміри, обсяги, конфігурація, відсотковий вміст компонентів, температура, тиск, час тощо;

· відомості про матеріали, з яких виготовлено окремі деталі, умови експериментів, обладнання та устаткування, на яких вони проводилися;

· відомості про нові або унікальні вимірювальні комплекси, прилади, верстати й устаткування, що використовуються в організації;

· плани розвитку організації та його інвестицій.

Службова інформація, яка потенційно може містити комерційну таємницю, включає:

· відомості про фінансову діяльність організації (за винятком державної та іншої звітності, яка згідно з чинним законодавством України не може становити таємниці);

· відомості про розмір прибутків, собівартість продукції, зокрема плани маркетингу, відомості про характер і обсяги торговельних операцій, рівень цін, наявність товарів;

· тактичні й стратегічні плани розвитку організації;

· аналітичні огляди конкурентоспроможності продукції, що виробляється в організації;

· відомості про ефективність експорту й імпорту, запланований час виходу на ринок;

· плани рекламної діяльності;

· списки контрагентів, клієнтів, представників, посередників, конкурентів, відомості про їхній фінансовий стан та взаємовідносини (зв’язки) з ними;

· відомості про здійснювані комерційні операції та їх обсяги, про укладені контракти і їх умови.

Повніший і точніший склад і обсяг відомостей, що містять комерційну таємницю конкретного підприємства, порядок захисту й доступу до цих відомостей, а також правила користування відповідними документами визначає керівництво цього підприємства. До проведення такої роботи керівництво може залучати відповідних фахівців-аналітиків.

Методи захисту комерційної таємниці

Якщо у процесі діяльності підприємства створюються документи, що містять комерційну таємницю, то керівник цього підприємства повинен видати наказ про затвердження списку посадових і службових осіб, які мають право працювати з такими документами.

Посадові й службові особи, зокрема працівники служби діловодства (завідувач канцелярії, секретар тощо), які працюють з документами, що містять комерційну таємницю, мають бути обізнані з правилами роботи з ними, ознайомлені під розписку з відповідними відомчими інструкціями або індивідуальною інструкцією, котра визначає порядок роботи з документами, що містять комерційну таємницю, на конкретному підприємстві.

Звернути увагу!

Серед методів захисту комерційної таємної інформації можна виокремити такі найважливіші:

· розроблення положення про конфіденційну (комерційну) інформацію підприємства;

· підготовка інструкції, що визначає порядок роботи (обліку, зберігання і користування) з документами, які містять комерційну таємницю;

· розроблення інструкції (регламенту, порядку) щодо дотримання працівниками підприємства режиму нерозголошення конфіденційної (комерційної) інформації;

· включення до статуту (положення) підприємства розділів, що регламентують захист конфіденційної (комерційної) інформації;

· розроблення форми угоди про нерозголошення конфіденційної (комерційної) інформації, що укладається з особами, які мають доступ до такої інформації.

Сутність і завдання конфіденційного діловодства.

Сутність конфіденційного діловодства зумовлена його організаційними і технологічними особливостями і полягає у такому:

· суворе регламентування складу документів підприємства, що містять комерційну таємницю, та їх виготовлення;

· обов’язковий облік кожного примірника документа; поаркушний облік усіх без винятку документів та їх проектів;

· максимальна повнота реєстраційних даних про кожний документ;

· фіксація проходження і місцезнаходження кожного документа на підприємстві;

· проведення систематичних перевірок наявності документів;

· дозвільна система допуску до документів, що містять комерційну таємницю, і справ, у яких ці документи зберігаються;

· жорсткі вимоги до умов зберігання цих документів і користування ними;

· персональна відповідальність працівників (виконавців) за облік, збереження документів і порядок користування ними.

Завданнями конфіденційного діловодства є:

· документаційне забезпечення усіх видів конфіденційної (комерційної) діяльності;

· захист задокументованої інформації, що утворилася в процесі конфіденційної (комерційної) діяльності.

· Документуючи конфіденційну (комерційну) інформацію, слід врахувати такі аспекти:

· обсяг конфіденційних відомостей, що містяться у документі, має бути мінімальним (бажано зашифрованим) і визначатися реальною ситуацією;

· документ завжди має стосуватися лише одного питання (теми). Це є важливим не стільки для швидкого доведення документа до виконавців, скільки для забезпечення чіткого функціонування системи доступу персоналу до конфіденційної інформації, потрібної лише певному працівникові (виконавцеві), та запобігання несанкціонованому ознайомленню решти працівників підприємства;

· зведені розпорядчі (зокрема, накази з основної діяльності), організаційні, планові, звітні та інші подібні документи не можна розсилати підрозділам і виконавцям у повному оригінальному варіанті. Такі документи доводять до виконавців вибірково як витяги і персоніфіковані додатки-завдання;

· інформацію з обмеженим доступом слід максимально локалізувати у конкретній частині документа, його розділі, додатку, фотоілюстрації, графіку, окремій дискеті, диску тощо.

Загалом склад документованої конфіденційної інформації підприємства залежить від компетенції і функцій цього підприємства, характеру його діяльності, взаємовідносин (зв’язків) з іншими підприємствами, установами і організаціями.

Як уже зазначалося вище, документам, що містять комерційну таємницю, обов’язково надається гриф обмеженого доступу. Цей реквізит (гриф) проставляється у правому верхньому куті першої сторінки документа, а для зброшурованих видань — на обкладинці й титульному аркуші. Нижче грифа зазначається номер примірника відповідного документа, наприклад:

Відмінність конфіденційного діловодства від загального.

Документування конфіденційної (комерційної) інформації та порядок роботи з документами, що містять комерційну таємницю, називається конфіденційним діловодством.

Конфіденційне діловодство загалом базується на тих самих принципах, що й загальне (відкрите) діловодство, але водночас має деякі особливі відмінності, зумовлені конфіденційністю документованої інформації.

За сферою діяльності загальне діловодство поширюється на управлінські дії і охоплює переважно управлінські документи. Тоді як конфіденційне діловодство поширюється як на управлінську, так і на усі види виробничої діяльності, включаючи не тільки управлінські, а й науково-технічні (науково-дослідні, проектні, конструкторські, технологічні тощо) документи. Крім того, до конфіденційних документів належать і деякі документи з особового складу, як-от, особові справи провідних фахівців підприємства, які є авторами комерційних ідей, „ноу-хау”, зробили певні відкриття, винаходи, розробили новітні технології тощо. В особових справах цих працівників можуть зберігатися їхні характеристики, звіти про діяльність, перспективні плани роботи тощо, які також можна віднести до переліку документів, що містять комерційну таємницю.

Звернути увагу!

Крім того, відмінність конфіденційного діловодства від загального полягає у тому, що в ньому документи, які містять комерційну таємницю, треба захищати не лише від утрати, а й від недозволеного виходу їх інформації за межі зони функціонування або встановленого кола осіб, які мають право працювати з ними.

Зауважимо, що оскільки гриф обмеженого доступу не можна наносити на магнітний носій, його слід обумовити у супровідному листі. Тобто в такому разі гриф проставляється або безпосередньо в листі, або про обмеженість доступу до магнітного носія зауважують у тексті цього листа залежно від конкретної ситуації.

На документі гриф проставляє виконавець документа з дозволу керівника, який підписує цей документ, а на зброшурованому виданні — автор (укладач) з дозволу особи, яка підписала видання до друку.

Перелік відомостей, що не становлять комерційної таємниці (постанова Кабінету Міністрів України „Про перелік відомостей, що не становлять комерційної таємниці” від 9 серпня 1993 року № 611):

· Установчі документи, документи, що дозволяють займатися підприємницькою чи господарською діяльністю та її окремими видами

· Інформація за всіма встановленими формами державної звітності

· Дані, потрібні для перевірки обчислення і сплати податків та інших обов’язкових платежів

· Відомості про чисельність і склад працівників, їхню заробітну плату в цілому та за професіями й посадами, а також наявність вільних робочих місць

· Документи про сплату податків і обов’язкових платежів

· Інформація про забруднення навколишнього природного середовища, недотримання безпечних умов праці, реалізацію продукції, що завдає шкоди здоров’ю, а також інші порушення законодавства України та розміри заподіяних при цьому збитків

· Документи про платоспроможність

· Відомості про участь посадових осіб підприємства в кооперативах, малих підприємствах, спілках, об’єднаннях та інших організаціях, які займаються підприємницькою діяльністю

· Відомості, що відповідно до чинного законодавства підлягають оголошенню і т.д.

Облік документів, що містять комерційну таємницю.

Облік документів, що містять комерційну таємницю, охоплює:

· присвоєння та прославлення в облікових формах і на документах реєстраційних номерів;

· запис облікових і пошукових даних (дати, автора, заголовка, кількості сторінок, відомостей про місцезнаходження тощо) про документи.

Обліку підлягають усі без винятку виготовлені на підприємстві документи з грифом обмеженого доступу. Їх обліковують за кількістю сторінок, а друковані видання (книги, журнали, брошури) — за кількістю примірників.

Документи, що містять комерційну таємницю, реєструють один раз. Облік ведеться у журналі обліку конфіденційних документів та видань (або на картках), зазвичай окремо від обліку документів загального діловодства.

Облік магнітних носіїв інформації з грифом обмеженого доступу ведеться окремо від обліку паперових документів.

Звертаємо увагу, що, одержавши документ, який містить комерційну таємницю, працівник підприємства повинен:

· звірити номер отриманого документа з його номером у журналі реєстрації;

· перевірити кількість аркушів цього документа;

· розписатися за отриманий документ.

Повертаючи документ, що містить комерційну таємницю, працівник служби діловодства (секретар) зобов’язаний:

· звірити номер документа з відповідним номером у журналі реєстрації;

· перевірити кількість аркушів цього документа;

· розписатися у відповідній графі журналу за повернутий документ і проставити дату повернення у присутності працівника, який щойно повернув цей документ.

Сторінки реєстраційних журналів нумерують, прошнуровують і опечатують. На останній обліковій сторінці робиться запис про кількість сторінок у журналі. Цей запис має засвідчувати працівник служби діловодства (секретар), проставивши відбиток печатки для пакетів.

При незначному обсязі документів з грифом обмеженого доступу можна за рішенням керівництва підприємства вести їх облік (реєстрацію) разом з документами загального діловодства. При цьому на картці (у журналі) до реєстраційного номера документа чи видання, що містить комерційну таємницю, додається відповідна відмітка, скажімо: „12-ДСК”, „123-Конф. ”, „567-КТ” тощо.

Тираж видання з грифом обмеженого доступу, отриманий для розсилання, реєструють під одним вхідним номером у журналі обліку і розподілу видань з відповідними грифами.

Додатково розмножені примірники документа (видання) враховують за номером цього документа (видання), про що роблять відмітку на розмноженому документі (виданні) та в усіх облікових формах. При цьому нумерація додатково розмножених примірників ведеться від останнього номера примірників, розмножених раніше.

Друкування та розмноження документів.

Друкують документи, що містять комерційну таємницю, у друкарському бюро чи у структурних підрозділах підприємства. Відповідальність за збереження й нерозголошення таємної інформації несуть керівники цих підрозділів.

На звороті останньої сторінки кожного примірника документа друкарка повинна вказати:

· кількість надрукованих примірників;

· прізвище працівника — виконавця документа;

· власне прізвище;

· дату виконання документа.

Надруковані й підписані примірники вихідних документів з грифом обмеженого доступу разом із чернетками чи попередніми варіантами передають для реєстрації працівникові служби діловодства (секретарю), який здійснює їх облік. Чернетки й варіанти знищує виконавець документа у присутності працівника служби діловодства (секретаря), про що на копії вихідного документа (т. зв. відпуску документа), що підшивається до справи підприємства, роблять запис: „Чернетки і варіанти знищено”,проставляють дату, ставлять підписи.

Розмножують документи, що містять комерційну таємницю, з дозволу керівника підприємства чи структурного підрозділу, котрий відповідає за безпеку підприємства, під контролем служби діловодства (секретаря). Копіювально-розмножувальна техніка, використовувана при цьому, має оснащуватися технічними засобами захисту інформації.

Облік розмножених документів ведеться за кількістю примірників. У реєстраційних формах, які веде друкарське бюро, до реєстраційного номера чи назви документа додається відповідна відмітка: „ДСК”, „Конф. ” або „КТ”.

Звернути увагу!

Розсилання (відправлення) документів.

Розсилання документів, що містять комерційну таємницю, здійснюється на підставі рознарядок, підписаних керівником підприємства і керівником служби діловодства, із зазначенням облікових номерів примірників, що розсилаються.

Відправляють документи цінними або рекомендованими поштовими відправленнями чи доставляють кур’єрами під розписку в реєстрі.

Документи, що надсилаються до інших підприємств, установ і організацій (далі — підприємство), слід укладати у конверти або упаковувати так, щоб унеможливити доступ до них. При цьому конверти мають бути світлонепроникними, а пакети щільно заклеєними. На конвертах або інших упакуваннях обов’язково вказують:

· назву і адресу підприємства-одержувача;

· назву і адресу підприємства-відправника;

· номери вкладених документів із зазначенням відповідної відмітки „ДСК”, „Конф.” або „КТ”.

Зверніть увагу!

Формування документів у справи.

Документи, що містять комерційну таємницю, після їх виконання формують у справи. Порядок їх формування відповідає порядку формування справ у загальному діловодстві й здійснюється на підставі номенклатури справ підприємства. При цьому до номенклатури справ включають усі документи з грифами обмеженого доступу, а також довідкові й реєстраційні картотеки й журнали до них.

Документи, що містять комерційну таємницю, залежно від виробничої і довідково-інформаційної потреби дозволяється формувати у справи окремо або разом з несекретними документами з одного й того самого питання. Втім, якщо на підприємстві створюється значна кількість документів однакового виду (як-от, плани, звіти, інструкції, накази тощо) з грифом обмеженого доступу, доцільно передбачити їх формування в окремі справи. При цьому у першій графі номенклатури справ, що має назву „Індекс справи”, до номера справи з документами, які містять комерційну таємницю, додається відповідна відмітка, скажімо „03-11-КТ”.

У разі укладення документа з грифом обмеженого доступу до справи з документами, що не мають такого грифа, на справі ставиться відповідна відмітка, скажімо «ДСК», а до номенклатури справ вносяться відповідні зміни.

Якщо у процесі діяльності підприємства створюється незначна кількість документів, що містять комерційну таємницю, номенклатурою справ може передбачатися запровадження лише однієї справи із заголовком „Документи з грифом „Для службового користування” або „Документи згрифом „Комерційна таємниця”. Строк зберігання такої справи не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляється відмітка „ЕК”.

Після закінчення діловодного року таку справу переглядають поаркушно члени експертної комісії (ЕК) і в разі потреби ухвалюють рішення про переформування документів справи. Таким чином документи постійного зберігання, що містяться у справі, формують в окрему справу, якій надається окремий заголовок і яку додатково включають до номенклатури справ, а документи тимчасового зберігання залишаються у попередній розформованій справі згідно із затвердженою номенклатурою справ.

Якщо у справі з грифом обмеженого доступу містяться лише документи тимчасового зберігання, її дозволяється не переформовувати. Строк зберігання такої справи встановлюється відповідно до найбільшого строку зберігання документів, що містяться в ній. Скажімо, якщо у справі разом сформовано документи, що мають строки зберігання 3, 5 і 10 років, справі слід установити відповідний максимальний строк зберігання, тобто 10 років. У такому разі відмітка „ЕК” у графі „Строк зберігання” номенклатури справи закреслюється і замінюється уточненим строком зберігання.

Справи, у яких накопичуються окремі документи, що містять комерційну таємницю, належать до категорії обмеженого розповсюдження й використання. На обкладинках і титульних аркушах цих справ також проставляється гриф обмеженого доступу, а у номенклатуру справи вносяться відповідні уточнення.

Ще один важливий аспект, на який слід звернути увагу: справи з документами, що містять конфіденційну інформацію, повинні мати внутрішні описи.

Доступ до документів, що містять комерційну таємницю,

та користування ними.

Доступ до документів, що містять комерційну таємницю, здійснюється лише на підставі письмового дозволу керівника підприємства.

Дозвіл на доступ може оформлятися як:

· резолюція керівника підприємства на документі;

· оформлене у змісті розпорядчого документа (наказу, розпорядження або рішення) доручення щодо виконання документа із зазначенням посади і прізвища працівника — виконавця документа;

· окремо оформлений письмовий дозвіл на видавання документів (зокрема, архівних документів і справ).

Доступ до вхідних конфіденційних документів, що надійшли до підприємства, здійснюється на підставі резолюції керівника на самому документі або на супровідному листі до нього. Із супровідного листа зміст резолюції переноситься на документ і засвідчується підписом особи, відповідальної за облік, опрацювання та зберігання документів із грифом обмеженого доступу із зазначенням дати.

Доступ виконавців до документів, що містять комерційну таємницю, здійснюється відповідно до затвердженого списку посадових осіб, які мають право працювати з такими документами. Зміни до цих списків, пов’язані з розширенням або, навпаки, з обмеженням зазначеного кола осіб, вносяться з письмового дозволу керівника підприємства на підставі відповідних доповідних записок керівників структурних підрозділів.

Виконавець документа (якщо він і далі працює з тією самою тематикою) та особи, які візували й підписували документ, допускаються до нього без спеціального дозволу.

У разі відсутності виконавця у зв’язку з відрядженням, відпусткою чи хворобою його документами мають право користуватися керівник структурного підрозділу, у якому він працює, або за письмовим дозволом керівника — інші працівники того самого підрозділу, які мають стосунок до зазначених документів.

Звернути увагу!

Відомості, що містяться в конфіденційних документах, не дозволяється використовувати у відкритих виступах чи публікувати в засобах масової інформації, а також забороняється експонувати такі документи на відкритих виставках, демонструвати на стендах, вітринах тощо.

Знімати копії і робити витяги з внутрішніх документів, що містять комерційну таємницю, можна лише з дозволу керівника підприємства чи керівника відповідного структурного підрозділу, який відповідає за ці документи. Копіювати вхідні документи з грифом обмеженого доступу, отримані від інших підприємств, можна лише з дозволу підприємств — авторів цих документів.

Справи з грифом обмеженого доступу можна видавати з архіву підприємства чи відомчих бібліотек закритого типу таким особам:

- працівникам підприємства за списком, затвердженим керівником цього підприємства або за його письмовим дозволом;

- працівникам інших підприємств — за їхнім письмовим зверненням і на підставі письмового дозволу керівника підприємства-фондоутворювача.

Справи й видання, що містять комерційну таємницю, видають виконавцям для роботи й приймають від них під розписку в журналі обліку видавання справ і видань, що містять комерційну таємницю.

Звернути увагу!

Забезпечення збереженості документів, що містять комерційну таємницю.

Документи, що містять комерційну таємницю, потребують особливого режиму зберігання. Їх треба зберігати у службових приміщеннях у шафах (сейфах), сховищах, які надійно замикаються й опечатуються.

Документи, видані для роботи працівникам-виконавцям, повертають до служби діловодства (секретарю) або в архів того самого дня. У деяких випадках з дозволу керівника служби діловодства чи особи, відповідальної за архів підприємства, документи можуть зберігатися у працівника протягом терміну, потрібного йому для виконання завдання, за умови цілковитого забезпечення їх збереженості. При цьому документи не дозволяється залишати на столі, закінчивши роботу, їх треба покласти до шафи, що замикається, або сейфа.

Документи, що містять комерційну таємницю, не дозволяється виносити за межі підприємства. Лише за умови потреби їх погодження з фахівцями з інших підприємств, що територіального розташовані в одному населеному пункті, керівник підприємства може видати працівникам письмовий дозвіл на винесення цих документів за межі підприємства.

Працівникам, відрядженим з виробничою метою до інших населених пунктів, забороняється мати при собі документи, що містять комерційну таємницю підприємства. Такі документи заздалегідь пересилають за призначенням.

Перевірки наявності документів, що містять комерційну таємницю.

Наявність документів, що містять комерційну таємницю, щорічно переглядає комісія, спеціально призначена наказом керівника підприємства. До складу комісії входять особи, яким доручено облік і зберігання цих документів, а також працівники режимно-секретного підрозділу підприємства.

В архівах і бібліотеках, де зберігається значна кількість документів із грифом обмеженого доступу, перевірка їх наявності може проводитися одинраз на п’ять років.

Результати перевірок завжди оформляють протоколом. Виявивши у ході перевірки втрату документів з грифом „КТ” або розголошення відомостей, що містять комерційну таємницю, про це терміново доповідають керівництву підприємства, керівникам режимно-секретного відділу і служби діловодства, а також службі безпеки підприємства, якщо така на підприємстві є.

Для розслідування факту втрати документів або розголошення інформації, що міститься в них, наказом керівника підприємства призначається комісія, висновок якої, незалежно від результатів, затверджує керівник підприємства.

Зняття грифа обмеженого доступа.

Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання з грифом обмеженого доступу „ДСК”, „Конф.”, „КТ” тощо періодично (зазвичай один раз на 5–10 років) переглядають, аби зняти відповідний гриф.

Рішення про зняття грифа зі справ або видань ухвалює експертна комісія підприємства — автора відповідних документів або його правонаступника. Рішення комісії оформляється актом і затверджується керівником підприємства. В акті зазначають заголовки й номери за описом справ, з яких знімається гриф. На обкладинках справ гриф обмеженого доступу погашається штампом або записом від руки із зазначенням дати й номера акта. Аналогічні відмітки вносять до опису й номенклатури справ.

Звернути увагу!

Знімається з інформації статус комерційної таємниці після закінчення контрольного строку або втрати цього статусу через певні обставини, як-от: поява нової технології, методу, зразка, формули тощо або витік інформації до компанії-конкурента.

Публікуючи або представляючи у публічному виступі інформацію, яка доти була закритою, рекомендуємо наголошувати на її практичній цінності й ексклюзивності, щоб зацікавити споживачів у її використанні як у межах країни, так і за кордоном. Разом з тим обсяг опублікованих або оприлюднених іншим способом даних не повинен бути достатнім для їх самостійного впровадження споживачами без додаткової інформації розробника.

Відбір документів, що містять комерційну таємницю, для знищення.

На документи постійного строку зберігання або зі строком зберігання „До ліквідації підприємства” і тривалого (понад 10 років) зберігання з грифом обмеженого доступу складають описи справ, оформляють обкладинки справ, а також самі справи відповідно до архівних правил.

Відібрані для знищення документи, строк зберігання яких минув, включають до акта про вилучення документів для знищення. Якщо документи з грифом обмеженого доступу включають до загального акта разом з несекретними справами, то в графі „Заголовок справи” після номерів цих справ проставляють відповідну відмітку. Знищують документи лише після затвердження цього акта керівником підприємства.

Звернути увагу!

Якщо обсяг справ, відібраних для знищення, є незначним, їх можна спалити, про що в акті робиться відмітка.

Після знищення документів з грифом обмеженого доступу в облікових формах (картках, журналах, номенклатурах, описах справ тимчасового зберігання) робиться така відмітка: „Знищено. Акт № від (дата)”.

Інформаційні видання, телефонні й адресні довідники, копії документів, стенографічні записи й друкарський брак, що також можна віднести до категорії конфіденційних документів (видань), дозволяється знищувати без акта, але з позначкою в облікових формах, що засвідчуються підписами виконавця і працівника, відповідального за їх облік і зберігання.

Оформляючи справи, рекомендується керуватися Правилами роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затвердженими наказом Державного комітету архівів України від 16 березня 2001 року № 16.

3. Загальні положення про державну таємницю.

В Україні суспільні відносини, які пов´язані з віднесенням інформації до державної таємниці, засекречуванням, розсекречуванням її матеріальних носіїв та охороною з метою захисту національної безпеки регулює Закон України „Про державну таємницю” від 21.09.99р. № 1079-XIV.

Відповідно до Закону державна таємниця (секретна інформація) –це вид таємної інформації, що охоплює відомості у сфері оборони, економіки, науки і техніки, зовнішніх відносин, державної безпеки та охорони правопорядку, розголошення яких може завдати шкоди національній безпеці України та які визнані державною таємницею і підлягають охороні державою.

Відомості можуть мати різний ступінь секретності, що визначає особливості доступу до таких відомостей. За ступенями секретності відомості можуть бути віднесені до категорії: „особливої важності”, „цілком таємно”, „таємно”.

Ступінь секретності („особливої важливості”, „цілком таємно”, „таємно”) — категорія, яка характеризує важливість секретної інформації, ступінь обмеження доступу до неї та рівень її охорони державою.

Віднесення інформації до державної таємниці — це процедура прийняття (державним експертом з питань таємниць) рішення про віднесення категорії відомостей або окремих відомостей до державної таємниці з установленням ступеня їх секретності шляхом обґрунтування та визначення можливої шкоди національній безпеці України у разі розголошення цих відомостей, включенням цієї інформації до Зводу відомостей, що становлять державну таємницю.

Гриф секретності — реквізит матеріального носія секретної інформації, що засвідчує ступінь секретності даної інформації.

Державний експерт із питань таємниць — посадова особа, уповноважена здійснювати віднесення інформації до державної таємниці у сфері оборони, економіки, науки і техніки, зовнішніх відносин, державної безпеки та охорони правопорядку, зміни ступеня секретності цієї інформації та її розсекречування.

Допуск до державної таємниці — оформлення права громадянина на доступ до секретної інформації.

Доступ до державної таємниці — надання повноважною посадовою особою дозволу громадянину на ознайомлення з конкретною секретною інформацією та проведення діяльності, пов´язаної з державною таємницею, або ознайомлення (з конкретною секретною інформацією та провадження діяльності, пов´язаної з державною таємницею) цією посадовою особою відповідно до її службових повноважень.

Засекречування матеріальних носіїв інформації — введення обмежень на поширення та доступ до конкретної секретної інформації шляхом надання відповідного грифу секретності документам, виробам або іншим матеріальним носіям цієї інформації.

Звід відомостей, що становлять державну таємницю — акт, в якому зведено переліки відомостей, що згідно з рішеннями державних експертів із питань таємниць становлять державну таємницю.

Категорія режиму секретності — категорія, яка характеризує важливість та обсяги відомостей, що становлять державну таємницю, які зосереджені в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях.

Криптографічний захист секретної інформації — вид захисту, що реалізується шляхом перетворення інформації з використанням спеціальних даних (ключових даних) з метою приховування (або відновлення) змісту інформації, підтвердження її справжності, цілісності, авторства тощо.

Матеріальні носії секретної інформації — матеріальні об´єкти, в тому числі фізичні поля, в яких відомості, що становлять державну таємницю, відображені у вигляді текстів, знаків, символів, образів, сигналів, технічних рішень, процесів тощо.

Охорона державної таємниці — комплекс організаційно-правових, інженерно-технічних, криптографічних та оперативно-розшукових заходів, спрямованих на запобігання розголошенню секретної інформації та втратам її матеріальних носіїв.

Режим секретності — встановлений єдиний порядок забезпечення охорони державної таємниці.

Розсекречування матеріальних носіїв секретної інформації — зняття в установленому законодавством порядку обмежень на поширення та доступ до конкретної секретної інформації шляхом скасування раніше наданого грифу секретності документам, виробам або іншим матеріальним носіям цієї інформації.

Спеціальна експертиза щодо наявності умов для провадження діяльності, пов´язаної з державною таємницею, — експертиза, що проводиться з метою визначення в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях наявності умов, для провадження діяльності, пов´язаної з державною таємницею.

Технічний захист секретної інформації — вид захисту, спрямований на забезпечення інженерно-технічними заходами кон­фіденційності, цілісності та унеможливлення блокування інформації.

Законодавство про державну таємницю поширюється на органи законодавчої, виконавчої та судової влади, органи прокуратури України, інші органи державної влади, Верховну Раду Автономної Республіки Крим, Раду міністрів Автономної Республіки Крим, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації усіх форм власності, об´єднання громадян, що провадять діяльність, пов´язану з державною таємницею, громадян України, іноземців та осіб без громадянства, яким у встановленому порядку наданий доступ до державної таємниці.

Державну політику щодо державної таємниці як складову засад внутрішньої та зовнішньої політики визначає Верховна Рада України.

Компетенцією органів державної влади, органів місцевого самоврядування та їх посадових осіб у сфері охорони державної таємниці є:

1. Президент України, забезпечуючи національну безпеку, видає укази та розпорядження з питань охорони державної таємниці.

2. Рада національної безпеки і оборони України координує та контролює діяльність органів виконавчої влади у сфері охорони державної таємниці.

3. Кабінет Міністрів України спрямовує та координує роботу міністерств, інших органів виконавчої влади щодо забезпечення здійснення державної політики у сфері охорони державної таємниці.

4. Центральні та місцеві органи виконавчої влади, Рада міністрів Автономної Республіки Крим та органи місцевого самоврядування здійснюють державну політику в сфері охорони державної таємниці в межах своїх повноважень.

Спеціально уповноваженим органом державної влади у сфері забезпечення охорони державної таємниці є Служба безпеки України.

Забезпечення охорони державної таємниці відповідно до вимог режиму секретності в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, діяльність яких пов´язана з державною таємницею, покладається на керівників цих органів, підприємств, установ і організацій.

4. Захист інформації за допомогою технічних засобів.

Використання технічних засобів для забезпечення збереження інформації створює додаткові гарантії того, що документи та інші носії інформації будуть надійно захищені. Технічні засоби захисту можуть бути поділені на такі види:

· засоби охорони території підприємства;

· засоби захисту комунікацій;

· засоби захисту комп'ютерних систем і баз даних від несанкціонованого доступу.

Засоби охорони території – це різноманітні типи обмежень і контролюючих систем, включаючи системи телевізійного контролю території, різноманітні електронно-оптичні та інші засоби охорони.

Засоби захисту комунікацій. У наш час джерелом витоку інформації у більшості випадків є процеси опрацювання, передачі і зберігання інформації, пов'язані з використанням електронних, електромеханічних та електротехнічних засобів. Досить просто використати інформацію, яка зберігається в ЕОМ, звуко- та відео записуючій апаратурі, якщо не вжито спеціальних засобів для її захисту.

Основними заходами захисту інформації при використанні технічних засобів є:

· забезпечення закритої передачі інформації по телефоно-телеграфним каналам шляхом її шифрування;

· спеціальний захист апаратури від опромінення за допомогою спеціальних захисних засобів;

· використання спеціальних засобів захисту комп'ютерних систем і баз даних;

· створення штучних перешкод для перехвату електронних чи акустичних сигналів.

· Заходи захисту комерційної таємниці при використанні комп'ютерних систем і баз даних можна поділити на такі групи:

· кодування документів на магнітних носіях, тобто доповнення тексту документів ознакою авторства, що при нормальному прослуховуванні не читається;

· шифрування всього документа чи його частин на машинних носіях, що робить цей документ недоступним для розуміння особам, які не володіють ключем чи кодом для розшифровки.

Використання комп'ютерів у бізнесі призвело до того, що великі об'єми ділової інформації передаються і отримуються по комп'ютерних мережах, які охопили вже майже весь світ. Саме через комп'ютерні мережі здійснюється більшість викрадень інформації.

Іншою проблемою є захист інформації, що передається, від підробок та перекручень. Для цього використовується програма під назвою „електронний підпис”. Вона дозволяє засвідчити належність вам документа, що передається по мережі, власнику „електронного підпису”, але текст документа при цьому залишається незахищеним.

Щоб захистити всю інформацію, що передається, її потрібно зашифровувати. Зручніше зробити це за допомогою апаратних засобів, підключити до комп'ютера додаткову електронну плату.

Просто та ефективно захищають дані, що зберігаються в комп'ютері, від копіювання механічні чи електромеханічні ключі, які входять до комплекту комп'ютера. Поворот ключа, який можна носити з собою, надійно блокує роботу комп'ютера.

Із безлічі варіантів захисту і збереження інформації головним правильно підібрати її носій та якомога найкращий вид захисту. В такому разі інформація буде належати тільки її власнику.

Порядок роботи з документами, що містять комерційну таємницю підприємства, повинні розробляти безпосередньо спеціалісти цього підприємства. Рекомендації, надані у статті, допоможуть розібратися зі складом таких документів і кваліфіковано підготувати порядок роботи з ними.

Висновки:

В умовах конкуренції між фірмами актуальною проблемою стає збереження конфіденційної інформації, що становить їхню комерційну таємницю.

Комерційна інформація – це виробнича, науково-технічна, фінансова та інша інформація, яку використовують для лосягнення комерційних цілей (одержання прибутку, уникнення збитків, чесного здобуття переваги над конкурентами) і яку вважають конфіденційною.

Державна таємниця в Україні (або ще секретна інформація, скор. ДТ) — вид таємної інформації, що охоплює відомості у сфері оборони, економіки, науки і техніки, зовнішніх відносин, державної безпеки та охорони правопорядку, розголошення яких може завдати шкоди національній безпеці та які визнані у порядку, встановленому Законом, державною таємницею і підлягають охороні державою.

Контрольні питання:

1. Особливості охорони документів.

2. Охорона документів, які містять комерційну таємницю.

3. Що таке комерційна таємниця?

4. У чому полягає основна мета захисту конфіденційної інформації?

5. У чому полягає сутність державної таємниці?

6. Доступ до документів, що містять комерційну таємницю.

Бланк документа

Додаток 1

Додаток 2

Фірмовий бланк документа

Розміщення реквізитів (кутовий бланк)

Схема розташування реквізитів і зон кутових бланків формату А4

Розміщення реквізитів (повздовжний бланк)

Схема розташування реквізитів і зон повздовжних бланків формату А4

Загальна схема розміщення реквізитів документа Згідно ДСТУ 4163-2003

Додаток 3

Зразок офіційного доручення.

ДОРУЧЕННЯ №

м. Київ, сьоме лютого дві тисячі сьомого року

Я, Петренко Олександр Павлович, адреса м. Київ, вул. Грушевсько-го, 24, кв. 3, доручаю громадянці Кирилюк Нині Степанівні, яка мешкає в місті Луцьку по вулиці Миру, 18, кв. 3, продати будинок що є моєю власністю, в селі Боровичі Волинської області, по вулиці Лісовій під номером 15 за ціну і на умовах, які будуть доцільні на її розсуд, одер-жувати всі необхідні довідки і документи, подавати від мого імені заяви, підписати договір про купівлю-продаж, одержати належні за проданий будинок гроші, розписатися за мене і виконувати всі дії, пов’язані з ви-конанням цього доручення.

27 лютого 2007 року це доручення засвідчено мною, Павловим Г.М., секретарем виконкому Волинської міської ради народних депутатів.

Доручення підписано гр. Петренко Олександром Павловичем у мо-їй присутності, особа його встановлена, дієздатність перевірена.

Гербова печатка виконком

Секретар (підпис)

Зареєстровано в реєстрі за № 2718/2 Сплачено державного збору П.А.Іваненко

ДОРУЧЕННЯ

Я, Григоренко Іван Кирилович, доручаю Близнюк Тамарі Іванівні одержати в касира управління належну мені зарплату за лютий 2007 року.

Доручення дійсне до 1 квітня 2007 року.

07.02.2007 року

Інженер Григоренко І.К. засвідчую: І.К.Григоренко

(підпис)

Начальник управління

виробничо-технологічної комплектації О.М. Петренко

(підпис)

07.02.2011 р.

Таблиця 1.1.

Класифікація основних документів у діловодстві

Форма П- 2ДС

Затверджено наказом Мінстату України від 26.12.1995 р. №343

Читайте також:

1. Cтатистичне вивчення причин розлучень.
2. II. Мета вивчення курсу.
3. IV. Вивчення нового матеріалу – 20 хв.
4. IV. Вивчення нового матеріалу.
5. IV. Вивчення нового матеріалу.
6. IІІ. Вивченняння нового навчального матеріалу.
7. V. Вивчення нового матеріалу.
8. V. Завдання.
9. VІ. Підсумки уроку і повідомлення домашнього завдання.
10. Адаптація персоналу: цілі та завдання. Введення у посаду
11. Адвокатура в Україні: основні завдання і функції
12. Аксіологічний підхід до вивчення педагогічних явищ.

Переглядів: 3170