• Гідрологія і Гідрометрія
• Господарське право
• Економіка будівництва
• Економіка природокористування
• Економічна теорія
• Земельне право
• Історія України
• Кримінально виконавче право
• Медична радіологія
• Методи аналізу
• Міжнародне приватне право
• Міжнародний маркетинг
• Основи екології
• Предмет Політологія
• Соціальне страхування
• Технічні засоби організації дорожнього руху
• Товарознавство продовольчих товарів

Структура й логічна послідовність тексту документа

Текст документа складається з таких логічних елементів:

- вступу (зазначається привід, що викликав укладення документа, викладається історія питання та ін.);

- доказу (викладається суть питання: докази, пояснення, міркування, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти та інші матеріали);

- закінчення (формулюється мета, заради якої складено документ).

Закінчення у документі може бути активним або пасивним. Активне закінчення чітко зазначає, які дії має виконати адресат, мета пасивного закінчення – повідомити про події, що стались.

Текст документа, що складається з самого закінчення, називається простим, а той, що містить ще й інші логічні елементи, - складним.

Залежно від порядку логічних елементів у документі застосовується прямий (вступ, доказ, закінчення) або зворотний (спочатку викладається закінчення, потім доказ, вступ відсутній) порядок розташування логічних елементів.

Під час складання документа слід дотримуватися таких правил:

1) правильно й у певній послідовності розміщувати реквізити документа;

2) виклад тексту має бути переважно такий:

- від третьої особи (акти, листи, довідки, договори тощо) з уживанням дієслів теперішнього часу: Комісія дійшла висновку, що; Академія пропонує.., Студентка ... навчається на ... курсі; Виконавець виготовляє і здає роботу Замовнику;

- від першої особи викладаються заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази (Прошу надати ...; Я, ... народилася, навчаюсь...; Доводжу до Вашого відома, що; Наказую);

3) не вживати образних висловів та емоційно забарвлених слів;

4) не переобтяжувати текст іншомовними словами, якщо є їхні українські відповідники;

5) уживати лише ті мовні засоби, що відповідають мовним нормам і зрозумілі широкому колу читачів, використовувати лише загальноприйняті у справочинстві словоскорочення та абревіатури: обл., м. р-н, вул., грн., к.е.н.;

6) уживати стійкі (стандартизовані) мовні конструкції, які ще називають мовним кліше: відповідно до, у зв’язку з, згідно з;

7) уживати синтаксичні конструкції типу: Доводимо до Вашого відома, що; Нагадуємо Вам, що; У порядку обміну досвідом; Відповідно до попередньої домовленості;

8) надавати перевагу простим реченням;

9) уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет перед присудком, означення перед означуваним словом, додатки після опорного слова, вставні слова, у т.ч. дієприслівникові звороти: Враховуючи...; Беручи до уваги...; Розглянувши Ваше прохання...тощо– на початку речення);

10) з метою зняття гостроти стосунків з партнером слід заміняти активну форму дієслова на пасивну: Вами ще не надана відповідь на наш лист-запит (а не Ви досі не відповіли на наш лист-запит). Якщо ж важливо вказати на конкретного виконавця, то вживають активну форму дієслова: Комісія підтверджує... Деканат повідомляє;

11) уживати інфінітивні конструкції: створити комісію..., затвердити пропозицію;

12) у розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції наказового способу: Відрядити ..., Розробити заходи..., Пропоную...;

13) при безпосередньому звертанні використовувати кличний відмінок, а також форми ввічливості за допомогою слів: шановний, високоповажний, вельмишановний, сподіваємось на плідну співпрацю з Вами, з повагою, з найкращими побажаннями;

14) слідкувати за дотриманням логічної послідовності викладу матеріалу, фактів, для підкреслення причинно-наслідкових зв’язків між подіями чи явищами використовувати такі мовні конструкції та слова: таким чином, отже, у зв’язку з цим, насамперед, у першу чергу;

15) пам’ятати, що лише своєчасність і актуальність інформації та оперативне реагування на неї робить документ дієвим, доцільним і потрібним.

Читайте також:

1. III. Аудіювання тексту з метою розуміння
2. III. Географічна структура світового ринку позичкового капіталу
3. III.4 Форматування тексту.
4. VI. Оформлення маршрутної документації на проведення туристичних походів та експедицій
5. VІ Середня хронологічна
6. VІ. План та організаційна структура заняття
7. Адміністративно – територіальний устрій і соціальна структура Слобожанщини у половині XVII – кінці XVIII століття
8. Акти з охорони праці, що діють в організації, їх склад і структура.
9. Анатомо-фізіологічна перебудова організму підлітка
10. Анатомо-фізіологічна перебудова організму підлітка та її вплив на його психологічні особливості й поведінку.
11. Антропологічна періодизація первісної історії
12. Антропологічна спрямованість філософії Г.С.Сковороди.

Переглядів: 3886