• Гідрологія і Гідрометрія
• Господарське право
• Економіка будівництва
• Економіка природокористування
• Економічна теорія
• Земельне право
• Історія України
• Кримінально виконавче право
• Медична радіологія
• Методи аналізу
• Міжнародне приватне право
• Міжнародний маркетинг
• Основи екології
• Предмет Політологія
• Соціальне страхування
• Технічні засоби організації дорожнього руху
• Товарознавство продовольчих товарів

Характеристика уніфікованої системи документації

Уніфікація управлінських документів нерозривна пов’язана з їх подальшою стандартизацією, тобто перетворенням уніфікованих форм чи уніфікованих систем документації на документи загального користування в межах держави. такі роботи, від проведення досліджень до розробки власне стандартів та їх методичного супроводу, мають здійснюватись на основі відповідної державної програми

Узагальнення багаторічного досвіду роботи в цьому напрямі дозволяє сформулювати основні принципи уніфікації і стандартизації управлінських документів:

· досягнення однаковості документів у межах системи і співставність їх окремих елементів;

· зменшення кількості видів документів;

· підвищення інформативності документів;

· системність;

· комплексність;

· стабільність вимог;

· економічна доцільність.

Досягнення однаковості документів у межах системи і співставність їх окремих елементів.

Цей принцип є одним із найважливіших, принаймні для уніфікації організаційно-розпорядчих і деяких, інших управлінських систем документації. В сучасних організаційних структурах використовуються управлінські документи з різною формою подання інформації, серед яких-традиційна, графічна, електронна.

Тому цей принцип може бути реалізований за рахунок використання єдиної вихідної схеми побудови документів. які входять у систему. сучасні комп’ютери програми дозволяють суміщати традиційні моделі документів і опрацювати їх за допомогою будь-яких технічних засобів, тому за таку вихідну схему сьогодні можна прийняти формуляр-зразок організаційно-розпорядчого документа, включений до Уніфікованої системи організаційно-розпорядчих документів.

Ще одним шляхом досягнення однаковості документів і співставлення їх складових є визначення правил оформлення документа в цілому та окремих його реквізиті. ці правила також повинні мати мінімальну варіативність. оскільки організаційно-розпорядчі документи є переважно текстовими, в них слід ширше використовувати типові тексти або окремі типізовані складові, виробити єдину схему їх побудови, звести до мінімуму словниковий запас і максимально спростити граматичні засоби, використовувані при підготовці текстів.

Характерною особливістю організаційно-розпорядчих документів є їх багатофункціональність. що виявляється як при документування основних функцій управління, так і в межах певного рівня управління, тому для забезпечення їх більшої однаковості необхідно встановити єдині вимоги до оформлення документів. незалежно від ієрархічного управління і відомчої специфіки.

Основні правила і вимоги до створення. обробки і використання організаційно-розпорядчих документів встановлені Державним стандартом України 4163-2003 "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчих документації. вимоги до оформлення документів".

Зменшення кількості видів документів. Організаційно-розпорядча документація складається з багатьох видів і різновидів документів, що функціонують у традиційному діловодстві всіх установ. підприємств і організацій і є об’єктом постійного вдосконалення й раціоналізації.

Стрімке зростання обсягу управлінських документів обумовлене, з одного боку, ієрархічною субординацією, а з іншого-необхідністю документування нових напрямків діяльності нормативних і методичних документів по документаційному забезпеченню менеджменту.

В комп’ютеризованому менеджменті документ сам по собі вже не є інструментом управління: набагато більшого значення набуває інформація, яку містить сам носій, її достовірність і правове забезпечення. Використання в управлінських цілях будь-яких інформаційних джерел не дає підстав для юридичного посилання на ці джерел, якщо вони не мають законодавчого підтвердження.

Підвищення інформативності документа. Функції сучасного управління постійно розширюються. Передбачається, що вже найближчим часом обсяг інформаційних джерел, використовуваних суспільством, може подвоїтись. Опрацювання таких обсягів інформації вимагатиме збільшення в такій самій пропорції чисельності фахівців, що є економічно недоцільним.

Системність уніфікації. Уніфікація документів, що складають певну систему документації, вимагає попереднього визначення чітких меж даної системи як складової загальної системи документів.

Системний підхід до розробки уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації передбачає виявлення на початковому етапі роботи основних закономірностей формування окремих документів і структури системи. Для цього необхідно виявити основні класифікаційні ознаки організаційно-розпорядчих документів із їх наступним обґрунтуванням. Загальна класифікація схеми групування управлінських документів у відповідні системи закріплення Державним класифікатором управлінської документації (ДК 010-98).

Таким чином, ДКУД є одним із нормативних документів що складають державну систему класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної інформації в Україні.

Комплексність уніфікації. При здійсненні уніфікації документів у межах конкретної системи всі обмеження і вимоги необхідно приводити у відповідність із вимогами і практикою оформлення документів в інших документаційних системах.

Жодна з систем документів не може функціонувати ізольовано: вони тісно пов’язані між собою, і в практиці менеджменту доводиться мати справу з великими обсягами документів, що належать до різних систем документації. Ефективність управлінської діяльності відчутно знижується через відсутність єдиних форм і правил оформлень документів.

Стабільність вимог. Уніфікація окремих систем документації спрямована на зменшення витрат на допоміжні роботи, пов’язані з пошуком необхідної інформації на документних носіях на паперовій основі при підготовці, прийняті і виконання управлінських рішень.

Реалізація такого цільового завдання вимагає державної підтримки, що полягає зокрема, у визначенні загальних методів уніфікації систем документації та їх закріпленні у вигляді основоположного стандарту. Практикою стандартизації встановлення порядок внесення змін у стандарти, що забезпечує оперативність фіксування змін безпосередньо в уніфікованих формах документів.

Економічна доцільність. Економічність доцільність уніфікації документів визначається двома показниками:

· вартість витрат на розробку самої уніфікованої форми документа або системи;

· вартість витрат на використання цих уніфікованих форм або систем документації в управлінській діяльності.

Уніфікація документів заключається в установленні одностайного складу та форм управлінських документів, що фіксують здійснення однотипових управлінських функцій.

Стандартизація - це форма юридичного закріплення проведеної уніфікації.

Уніфікація документів проводиться з ціллю скорочення застосованих документів, типізація їх форм, зниження трудомісткості їх обробки, досягнення інформаційної сумісності різних систем документації по сумісним функціям управління, більш ефективного використання обчислювальної техніки.

З 07. 01. 1997 року введений в дію Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) - це складова частина державної системи класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної Інформації. ДКУД - представляє собою номенклатурний перелік уніфікованих форм документів (УФД). Класифікатор необхідний для обліку та систематизації документі, організації ведення відповідних класів документації, автоматизованого пошуку уніфікованих форм документації. Кожному класу документації відповідає певна уніфікована система документації (УСД).

ДКУД містить 15 класів:

1) організаційно-розпорядча документація;

2) первинно-облікова;

3) банківська;

4) фінансова;

5) звітно-статистична;

6) планова;

13) бухгалтерсько-облікова документація;

10) цінова документація і т. д.

Уніфікована система організаційно розпорядчої документації включає слідуючи системи:

1) документація з організаційної системи управління (акт про створення корпорацій, компаній, наказ про створення підприємства, про реорганізацію, про виробниче об'єднання, акт про ліквідацію корпорацій, підприємства);

2) документація з організації процесів управління (посадові інструкції категорій службовців апарату управління, наказ про розподіл обов'язків між керівниками, статути, структури та штатні чисельності, наказ про внесення змін у штатних розкладах апарату управління, правила внутрішнього розпорядку);

3) документація з організації пересування кадрів (реєстраційно-контрольна картка, анкета, наказ про прийняття на роботу, наказ та заява про переведення на іншу роботу, заява про звільнення, наказ про звільнення;

4) документація з оцінки трудової діяльності (подання про заохочення, доповідна записка, пояснювальна записка, наказ про накладання дисциплінарного стягнення).

Уніфікована система фінансової документації включає:

- бухгалтерська документація бюджетних установ та організацій;

- первинна бухгалтерська документація бюджетних установ і

організацій і т. д.

На сьогоднішній час застосовуються слідуючи основні стандарти стосовно документів та діловодства, які постійно поповнюються:

1. ДСТУ 2732-94 з 1.07.1995. Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення.

2. ДСТУ 2394 - 94 з 1.01.1995. Інформація та документація. Терміни та визначення.

3. ГОСТ 3.1130 - 93. Загальні вимоги до форм і бланків документів. Київ, Держстандарт, 1996 рік.

4. УСД ГОСТ 6.38 - 90. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів.

5. ДСТУ 3582 - 97 з 1.07.1998. Інформація та документація. Скорочення слів в українській мові. Загальні вимоги та правила.

6. ГОСТ 7.1 - 84. Бібліографічний опис документа. Загальні вимоги і правила складання.

7. ДСТУ 3008 - 95. Документація. Звіти у сфері науки і техніки.

Уніфікована система документації (УСД) - система документації, створена за єдиними правилами і вимогам, що містить інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності. ¹

Безпосередні розробники конкретних форм документів та систем документації - міністерства (відомства), які здійснюють координацію тій чи іншій галузі діяльності. Ними ж затверджуються уніфіковані форми документів, Так, міністерство фінансів відповідає за бухгалтерські документи, міністерство охорони здоров'я РФ - за медичні, Державний комітет РФ по статистиці - за форми первинної облікової та статистичної документації, Росархів РФ - за систему організаційно-розпорядчої документації.

Загальнодержавні уніфіковані форми документів розробляються з урахуванням можливості їх комп'ютерної обробки. Вони обов'язкові для застосування в усіх установах, організаціях і на підприємствах незалежно від їх підпорядкування і форми власності. ²

Таким чином, уніфіковані системи документації - це приведений до максимально можливого однаковості форми документів, об'єднані в основні загальноуправлінських функціональні системи і призначені для використання всіма організаціями, незалежно від рівня управління та форми власності, що застосовують як традиційні, так і змішані, з використанням комп'ютерних технологій, методи обробки документної інформації. ³

Уніфіковані системи управлінської документації розробляються на основі:

• однаковості побудови форм документів;

• регламентації змісту документів, що входять в кожну систему;

• виключення з документів дубльованих даних, домагаючись однократності введення інформації в процесі вирішення управлінської задачі;

• скорочення кількості традиційно включаються в них даних, які не використовуються при вирішенні конкретних управлінських завдань;

• єдності застосовуваної термінології та умовних позначень, домагаючись порівнянності показників не тільки на різних рівнях управління, але і в різних системах документації на основі єдності алгоритмів формування документів і показників у них;

• визначення сукупності реквізитів і показників для кожного виду документа і створення єдиних моделей їх побудови, орієнтованих на комп'ютерну обробку, але придатних і до сприйняття людиною;

• встановлення єдиних правил складання та оформлення реквізитів документів, загальних для всіх систем документації і конкретизованих у випадках наявності специфічних особливостей.

До теперішнього часу на загальноуправлінської рівні уніфіковано було понад три з половиною тисяч (3500) форм планових, облікових, фінансових та інших документів, зведених у 1993 р. в Загальноросійський класифікатор управлінської документації (ОКУД). Кожен з документів отримав кодову позначення, яке визначає його належність до однієї з систем документації і місце в цій системі. Код форми підтверджує саме його право на існування і відповідність затвердженому зразку-еталону.

Обов'язкові до застосування наступні загальноросійські уніфіковані системи управлінської документації, що включають в себе комплекси документів, що згруповано за завданнями.

Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації:

· документація зі створення організації, підприємства;

· документація по реорганізації організації, підприємства;

· документація по ліквідації організації, підприємства;

· документація з приватизації державних і муніципальних організацій, підприємств;

· документація по розпорядчої діяльності організації, підприємства;

· документація з організаційно-нормативного регулювання діяльності організації, підприємства;

· документація по оперативно-інформаційного регулювання діяльності організації, підприємства;

· документація по кадрах.

Уніфікована система документації (УСД) створюється за єдиними правилами і вимогам, і повинна містити інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності.

Зазвичай вона складається з одного-двох державних стандартів, сукупності взаємопов'язаних загальноросійських уніфікованих форм, які забезпечують документоване подання даних у певних видах господарської діяльності, засобів їх ведення, нормативних та методичних документів щодо їх розробки, ведення і застосування. Безпосередніми розробниками конкретних форм документів та систем документації є міністерства (відомства), які здійснюють координацію тій чи іншій галузі діяльності.

Особливість документів з особового складу - їх одночасна уніфікація у складі двох уніфікованих систем документації: організаційно-розпорядчої та первинної облікової. Наказ по особовому складу можна розглядати як документ розпорядчого дії, що підтверджує наявність юридичного факту виникнення (зміни, припинення та ін) трудового договору. Однак цей самий наказ реєструє факт виникнення (розірвання) трудових правовідносин, і в цьому випадку він є первинним обліковим документом, є підставою для створення інших облікових документів.

Так як єдиного відомства, яке координувало б кадрову діяльність, ніколи не існувало, то відомство, яке здійснює уніфікацію організаційно-розпорядчої документації (Головархів), підготувало систему документації з особового складу, а органи статистики - форми документів з обліку особового складу. Перша система використовувалася в органах влади і управління, друга - в організаціях будівництва і промисловості.

На сьогоднішній день ця історично склалися особливість зберігається: частина установ та організацій веде облік особового складу в текстових формах документів, а інша - в табличних. Тому працівник кадрової служби повинен знати діючі вимоги до оформлення кадрових документів і вміти використовувати їх у практичній діяльності.

Порядок оформлення документів, що входять в систему організаційно-розпорядчої документації, вимоги до бланків і текстам визначений ГОСТом Р 6.30-97. За вимогами, закладеним у цьому стандарті, розробляються текстові бланки документів, складаються накази про прийом, переведення, звільнення тощо, а також протоколи, листи, доповідні і пояснювальні записки.

Окрім державного стандарту, до складу уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації входить альбом уніфікованих форм документів, створений в розвиток вимог стандарту і містить конкретні форми документів (структура і штатна чисельність, штатний розклад, графік відпусток та ін.) Альбом містить приклади оформлення всіх кадрових документів, а для складних і об'ємних документів (положення, посадова інструкція) - не тільки склад і розташування обов'язкових реквізитів, але і обов'язкову структуру тексту.

Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах та організаціях (затв. постановою Держкомпраці СРСР від 20.06.74 № 162, зі зм. І доп.) Встановлює значення трудової книжки як основного документа про трудову діяльність працівника, закріплює порядок її оформлення, видачі, обліку і ведення, правила видачі вкладиша та дубліката трудової книжки. Інструкція відноситься до тих нормативним актам, які повною мірою регламентують порядок одержання і ведення трудової книжки, і є незамінним довідковим посібником в діяльності фахівця кадрової служби.

У практичній роботі по створенню та оформлення документів все більшого значення набуває кодування техніко-економічної та соціальної інформації.

Загальноросійський класифікатор професій робітників, посад службовців і тарифних розрядів дозволяє кодувати анкетно-біографічні дані про працівників, відомості про освіту, посаду та ін Класифікатор призначений для вирішення завдань, пов'язаних: з оцінкою чисельності робітників і службовців; урахуванням складу і розподілом кадрів за категоріями персоналу, рівню кваліфікації, ступеня механізації та умовам праці; забезпеченням зайнятості; організацією заробітної плати робітників і службовців, нарахуванням пенсій; визначенням додаткової потреби в кадрах та ін Класифікатор використовується при заповненні ряду облікових форм (наприклад, Т-2), що використовуються в діяльності кадрової служби.

Тим же цілям служить Загальноросійський класифікатор спеціальностей за освітою (ОКСО).

Класифікація управлінської документації (ОКУД) служить основою для кодування документів в інформаційно-пошукових системах. ОКУД призначений для вирішення завдань щодо реєстрації уніфікованих форм документів, їх обліку, скорочення застосовуваних форм документів, а також для контролю за складом документів і виключення дублювання уніфікованих форм. Об'єктами класифікації в ОКУД є уніфіковані форми дев'яти діючих в даний час уніфікованих систем документації, у тому числі організаційно-розпорядчої, первинно-облікової документації та документації з праці, використовуваних для документування кадрової діяльності.

До останніх відносяться документи з прийому, переведення, звільнення працівників, оформлення відпусток, заохочень та стягнень. Код по ОКУД повинен проставлятися на кожній уніфікованою формою. Знову розроблювані форми підлягають реєстрації шляхом включення до ОКУД.

У складі уніфікованих систем документації є елементи дублювання. Наприклад, наказ про прийом на роботу віднесений до організаційно-розпорядчої документації і в ОКУД має код 0281151, а форма Т-1 "Наказ (розпорядження) про прийом на роботу" відноситься до системи первинної облікової документації (код 0301006).

До тих нормативних документів відносяться і Міжгалузеві укрупнені нормативи часу на роботи з комплектування і обліку кадрів. Трудовитрати працівників кадрових служб, пов'язані з підготовкою та обробкою кадрової документації, впливають на штатну чисельність кадрових служб. За допомогою нормативів можна обгрунтувати необхідну чисельність працівників кадрових служб, так як сумарна трудомісткість виконуваних робіт - одна із складових частин формули розрахунку штатної чисельності, включеної в Укрупнені нормативи. Але основне значення цього документа - регламентація складу кадрових документів, а також послідовності виконуваних операцій:

при оформленні документів при прийомі на роботу та звільнення робітників і службовців;

оформленні та обліку трудових книжок;

оформленні документів з обліку руху кадрів;

складанні статистичної звітності з обліку особового складу;

складанні довідок, розробці планів та виконання інших робіт;

роботі по табельної обліку;

роботі бюро перепусток;

роботі військово-облікового столу.

Читайте також:

1. I. Загальна характеристика політичної та правової думки античної Греції.
2. I. Органи і системи, що забезпечують функцію виділення
3. I. Особливості аферентних і еферентних шляхів вегетативного і соматичного відділів нервової системи
4. II. Анатомічний склад лімфатичної системи
5. II. ВИРОБНИЧА ХАРАКТЕРИСТИКА ПРОФЕСІЇ
6. II. Морфофункціональна характеристика відділів головного мозку
7. IV. Розподіл нервової системи
8. IV. Система зв’язків всередині центральної нервової системи
9. IV. Філогенез кровоносної системи
10. POS-системи
11. VI. Оформлення маршрутної документації на проведення туристичних походів та експедицій
12. VI. Філогенез нервової системи

Переглядів: 3375