• Гідрологія і Гідрометрія
• Господарське право
• Економіка будівництва
• Економіка природокористування
• Економічна теорія
• Земельне право
• Історія України
• Кримінально виконавче право
• Медична радіологія
• Методи аналізу
• Міжнародне приватне право
• Міжнародний маркетинг
• Основи екології
• Предмет Політологія
• Соціальне страхування
• Технічні засоби організації дорожнього руху
• Товарознавство продовольчих товарів

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ, МОЛОДІ ТА СПОРТУ УКРАЇНИ

План.

ПИТАННЯ ДО ТЕМИ

Розносна книга

Журнал реєстрації вихідної кореспонденції

1 Охарактеризуйте документообіг.

2 Назвіть основні етапи документообігу.

3 Як відбувається прийом документів?

4 Як оформлюють реєстрацію документів?

5 Як відбувається контроль за виконанням документів?

6 Як відбувається обробка та відправлення вихідної кореспонденції?

Заняття № 11 ( 2 год.)

Лекція № 8.

Тема: 2.6 Робота з документами обмеженого доступу.

1.Основи систематизації документів в установі. Номенклатура справ як систематизований перелік заголовків справ, що формуються в установі.

2.Розробка класифікаторів згідно з напрямами діяльності установи. Види номенклатур справ, їх призначення і використання.

3.Заголовки справ. Індексація справ. Оформлення номенклатури справ. Організація роботи з впровадження номенклатури справ в установі. Формування справ згідно з затвердженою систематизацією. Оформлення справ.

4.Терміни зберігання. Особливості визначення термінів зберігання деяких категорій документів та справ.

Література:

1. ДСТУ 2732-94. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення. – К.: Держстандарт України, 1994.

2. Нелюба А. Теорія і практика ділової мови. – Х.: Акта, 1997.

3. Мацюк З.О. Станкевич Н.І, Українська мова професійного спілкування – К.: Каравела, 2005.

Гриф обмеження доступу - реквізит матеріального носія інформації, що засвідчує ступінь обмеження доступу до цієї інформації (для службового користування, таємно, цілком таємно).

ДЕРЖАВНА МИТНА СЛУЖБА УКРАЇНИ Н А К А З Про затвердження Порядку організації захисту інформації під час здійснення митного контролю та митного оформлення товарів і транспортних засобів із застосуванням вантажної митної декларації, яка містить інформацію з обмеженим доступом, що є власністю держави (Порядок, п.1.4) 05.01.2005 N 5

"Гриф обмеження доступу" - позначка, що проставляється на носії інформації з обмеженим доступом або у супровідній документації до нього та засвідчує ступінь обмеження доступу до інформації.

Угода між Кабінетом Міністрів України та Урядом Словацької Республіки про взаємну охорону інформації з обмеженим доступом (ст.1) м. Братислава, 22 червня 2006 року ( Угоду подано на ратифікацію Постановою КМ N 1024 від 08.08.2007 )

"Гриф обмеження доступу" означає позначку, яка проставляється на носії інформації з обмеженим доступом, або зазначається у супровідних до нього документах, та визначає ступінь обмеження доступу, наданий цій інформації.

Угода між Кабінетом Міністрів України та Урядом Алжирської Народної Демократичної Республіки про охорону інформації з обмеженим доступом (ст.2) м.Алжир, 7 квітня 2008 р.

"Гриф обмеження доступу" - позначення інформації з обмеженим доступом та супровідної документації, яке вказує на ступінь обмеження доступу цієї інформації.

Угода між Кабінетом Міністрів України та Урядом Республіки Македонія про взаємну охорону інформації з обмеженим доступом (ст.1) м. Охрід "29" червня 2009 року

Номенклатура справ - Індексація - проставляння при реєстрації порядкових номерів і необхідних умовних позначень, вказуючих місце складання або зберігання документа. Як умовні позначення можуть використовуватися порядкові номери (коди) з класифікатора постійних кореспондентів, структурних підрозділів або посадових осіб, питань діяльності і так далі Наприклад: 02-12/156, де:

02 - належна особа - адресат;

12 - кореспондент;

156 - порядковий реєстраційний номер.

Найбільш оптимальною прийнято рахувати індексацію з використанням номера справи по номенклатурі справ, оскільки номер справи одночасно указує і на місце зберігання, і на авторство, і на зміст документа. Наприклад: 01-20/156, де:

01-20 - номер справи по номенклатурі справ;

156 - порядковий реєстраційний номер.

При індексації вхідних, витікаючих і внутрішніх документів слід використовувати одноманітну систему умовних позначень (індексів), в основі якої лежать наступні правила:

· розташування складових частин індексу має бути постійним;

· система індексів, вживана в організації, повинна залишатися незмінною протягом тривалого проміжку часу.

Якщо в конкретній організації при невеликому об'ємі документообігу для оперативного пошуку документа або інформації про нього необхідним і достатнім є використання тільки порядкового реєстраційного номера, система індексів може не розроблятися.

Систематизований перелік найменувань справ, які утворюються у діловодстві підприємства і є основою для складання описів справ постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання і основним обліковим документом у діловодстві.

Номенклатура справ необхідна для:

· ¨ швидкого пошуку документів за їх видами;

· ¨ розподілу виконаних документів по справах;

· ¨ встановлення термінів зберігання;

· ¨ створення довідкової картотеки виконаних документів.

Існує три види номенклатури справ:

1) типова - обов'язкова;

2) зразкова - рекомендаційна;

3) індивідуальна.

Типова та приблизна номенклатура справ розробляються і розсилаються вищестоящими організаціями - міністерствами, відомствами, головними управліннями, облвиконкомами, промисловими об'єднаннями і т.д. і узгоджуються з архівними установами.

На основі типової та примірної НД організації розробляють індивідуальну номенклатуру справ. Відповідальність за розробку номенклатури справ зазвичай покладається на завідувача канцелярією або сектором діловодства, секретаріат або секретаря.

Номенклатуру справ структурного підрозділу розробляє його керівник, залучаючи до цієї роботи фахівців та осіб, відповідальних за діловодство.

Номенклатура справ структурного підрозділу друкується в 3-х прим., Підписується керівником структурного підрозділу, узгоджується з архівом установи і передається:

1 екз. - Канцелярії;

2 екз. - Структурному підрозділу;

3 прим. - В архів.

Після створення номенклатура справ структурними підрозділами складається зведена номенклатура справ всієї установи, яка складається з номенклатури справ всіх підрозділів, потім затверджується керівником і погоджується з архівною установою.

Зведену номенклатуру справ в установах розробляє зав.канцеляріей або секретар. До розробки залучають завідувача відомчим архівом чи співробітника, відповідального за архів.

У зведеній номенклатурі справ в першій графі проставляють індекси справ.

У другій графі вказують найменування розділів номенклатури справ. Індекси розділів відповідають індексами структурних підрозділів.

Третю графу номенклатури заповнюють у структурному підрозділі в кінці року, коли відомо кількість справ і томів, що утворилися в минулому році.

У четвертій графі вказують термін зберігання справ і номер статті в переліку, згідно з якою він встановлений.

У графі "Примітки" протягом періоду дії номенклатури проставляють відмітки: про заклад справ, знищення справ, передачу їх в архів установи або ін установи, про що переходять справах і т.д.

У зведеній номенклатурі справ першим розділом ставиться діловодна служба (канцелярія), а громадські організації - в кінці після структурних підрозділів. Наприклад: канцелярія, виробничо-технічний відділ, плановий відділ, бухгалтерія, відділ кадрів, профспілковий комітет.

Номенклатура справ установи друкується в кількох примірниках. Перший прим. зберігається в канцелярії, другий - використовується канцелярією як робочий примірника; третій - знаходиться у відомчому архіві в якості робочого документа; четвертий - у гос.архіве.

Номенклатура справ вводиться в дію з 1 січня наступного року. Якщо функції і завдання установи не змінюються, номенклатура справ може залишатися впродовж кількох років без змін. Однак, вона підлягає перескладанню та узгодженню не рідше одного разу на п'ять років.

Наприкінці поточного року заповнюється підсумковий запис про кількість заведених справ за рік. Підсумкова запис у зведенії номенклатурі справ підписується зав.канцеляріей, затверджується керівником організації і узгоджується з архівом установи.

.

Читайте також:

1. L2.T4. Транспортування рідких, твердих та газоподібних речовин.
2. L2.T4/1.1. Засоби періодичного транспортування штучних матеріалів.
3. L2.T4/1.2. Засоби безперервного транспортування матеріалів. Транспортери.
4. А/. Верховна Рада України.
5. АГРАРНЕ ПРАВО УКРАЇНИ
6. Аграрні закони України
7. Адаптація законодавства України до законодавства ЄС - один із важливих інструментів створення в Україні нової правової системи та громадянського суспільства
8. Адаптація законодавства України до законодавства ЄС - один із важливих інструментів створення в Україні нової правової системи та громадянського суспільства
9. АДМІНІСТРАТИВНО-ПРАВОВЕ РЕГУЛЮВАННЯ У ГАЛУЗІ СПОРТУ
10. Адміністративно-правовий статус Кабінету Міністрів України
11. Адміністрація Президента України
12. Адреси бібліотек України

Переглядів: 454