• Гідрологія і Гідрометрія
• Господарське право
• Економіка будівництва
• Економіка природокористування
• Економічна теорія
• Земельне право
• Історія України
• Кримінально виконавче право
• Медична радіологія
• Методи аналізу
• Міжнародне приватне право
• Міжнародний маркетинг
• Основи екології
• Предмет Політологія
• Соціальне страхування
• Технічні засоби організації дорожнього руху
• Товарознавство продовольчих товарів

Основи діловодства. Принципи організації діловодства

ВСТУП

ВСТУП

ПЛАН

ЛЬВІВ – 2013

Хатнюк Ю.А.

ЮРИДИЧНЕ ДОКУМЕНТОЗНАВСТВО

ЛЕКЦІЯ З КУРСУ

Кафедра адміністративного права

Додаток А

Таблиця 3.1.

Графік та етапи підготовки науково-дослідної (курсової, дипломної роботи)

та адміністративного процесу

ТЕМА №1

“Основи юридичного документознавства”

Склав:

доцент кафедри

адміністративного права та

адміністративного процесу

ст. лейтенант міліції

Лекція обговорена і схвалена на засіданні кафедри.

Протокол № 2 від 27.08.2013 р.

1. Документознавство як наукова дисципліна.

2. Основи діловодства. Принципи організації діловодства.

3. Загальна характеристика інформації.

ВИСНОВКИ

ЛІТЕРАТУРА

Ми приступаємо до вивчення нового для вас предмету – „Юридичне документознавство”. Створення документів – найбільш рутинна і водночас відпові­дальна частина праці юриста. Вся діяльність правознавця - безперерв­на робота зі словом, як усним, так і писемним. З часів виникнення юриспруденції рівень цієї роботи є показником професійної зрілості правника. Неможливо уявити досвідченим правником людину, яка не володіє навичками швидкого та якісного складання документів.

Питання наукової організації роботи державного апарату, вдосконалення діяльності установ, підвищення професійного рівня їх працівників набувають в наш час особливого значення. Вирішення задачі підготовки кадрів в галузі управління обумовлює значне підвищення управлінської культури всіх працівників апарату.

Вивчення навчальної дисципліни дає нам уяву про суть документознавства, діловодства, про діяльність державного апарату по створенню документів і роботу з ними.

Найбільш важливі питання організації діловодства в установах, організаціях і підприємствах визначаються основними положеннями єдиної державної системи діловодства, яка представляє собою систему документаційного забезпечення управлінської діяльності, що визначає процеси документування і організації роботи з документами. Єдина державна система діловодства – науково впорядкований комплекс правил нормативів і рекомендацій, яка визначає і регламентує процеси діловодства в установі.

1. Документознавство як наукова дисципліна

Вивчення навчальної дисципліни дає нам уяву про суть документознавства та діловодства, про діяльність державного апарату по створенню документів і роботу з ними.

Існує багато тлумачень поняття документознавства і жодне з них не є загальновизнаним. Це є закономірним, оскільки документознавство – термін багатоаспектний, структурно-розгалужений, такий що стосується різних боків документа та документно-комунікційної діяльності – явищ не менш складних та багатопланових. Таким чином цей термін слабко піддається однозначному тлумаченню, тим більш короткому визначенню.

Документознавство – наука про документ та документно-комунікаційну діяльність. Це наукова дисципліна, що вивчає закономірності створення та функціонування документів, що виробляє принципи побудови документно-комунікаційних систем методів їх діяльності.

Документознавство досліджує документ як джерело інформації та засіб соціальної комунікації. Це комплексна наука про документ та документно-комунікаційну діяльність, що вивчає в історичному, сучасному та прогностичному планах процеси створення, розповсюдження та використання документних джерел в суспільстві.

Документи супроводжують усю історію людства, проте їхнє на­укове вивчення почалося порівняно пізно. Документознавство як наука про документи існує три з половиною століття. За цей час пройдено цікавий, і своєрідний шлях становлення, і розвитку вироблено відпові­дну термінологію

У термінологічному довіднику дається таке визначення науки про документ: «Документознавство - наукова дисципліна, що вивчає закономірності утворення документів і займається розробленням ме­тодів їх створення, принципів організації документообігу та побудови систем документації» (документація - сукупність документів, що об'єднані за певною ознакою, наприклад, функціями чи матеріаль­ною основою).

Документознавство як наукова дисципліна поділяється на дві підсистеми. Загальне документознавство вивчає теорію та історію документа, а також історію і теорію документно-комунікаційної діяль­ності. Документи, створені у межах функціонування окремих суспіль­них структур, вивчає особливе документознавство, до якого належать різні галузі залежно від типів та видів документів.

Термін «документознавство» не слід плутати з документу­ванням та діловодством, як це часто роблять. Це спільнокореневі слова, похідні від слова «документ», схожі за звучанням, проте зна­чення їх різне.

Термін «документування» мас три значення: 1) створення до­кумента; 2) підтвердження (обґрунтування) документом відповідного факту, явища, події; 3) відображення в документі певного факту, яви­ща, події, з яких головним для нас перше. Ми розумітимемо документування як «регламентований процес запису інформації на папері чи іншому носієві, що забезпечує юридичну силу, здійснюється за певними правилами, встановленими правовими актами чи виробле­ними традицією».

Діловодство – сукупність процесів із документування управлін­ської діяльності установ і організації обігу, зберігання та використання документів у них. Частиною діловодства є правила написання та оформлення текстів документів. Із діловодством тісно пов'язаний ще один термін - «документообіг», що традиційно розуміють як «рух документів в установі з моменту їх отримання або створення до заве­ршення їх виконання чи відправлення».

Отже, документознавство - наукова дисципліна, що розробляє теоретичні засади діловодства і документування, документування - процес створення документа, а діловодство - діяльність, що охоплює документування й організацію роботи з документами. Наприклад, коли слідчий пише документ, він здійснює документування; коли цей документ (наприклад, запит характеристики) скеровують до установи, в якій працює підозрюваний, то це вже діяльність, пов'язана з діловод­ством; коли йдеться про дослідження тексту документа, його структу­ру, мовностильові особливості, скажімо, мовностильові особливості етикету службового листування - це сфера документознавства. Спів­відношення цих трьох понять відповідно ілюструється схематично:

Юридичне документознавство тісно пов'язане, з одного боку, з мовними дисциплінами, оскільки мова є засобом, створення юридич­них документів, а аналіз тексту документа неможливий без знання ор­фографії, морфології, пунктуації тощо, а з іншого – з правознавством, оскільки структура та реквізити більшості юридичних документів за­конодавчо обумовлені.

Важливою умовою підвищення ефективності управлінської діяльності є удосконалення діловодства.

Коли вирішуються складні задачі демократизації суспільства, широкого втягнення народу в управління, неможливо обійтись без управлінського апарату. Питання наукової організації роботи державного апарату, вдосконалення діяльності установ, підвищення професійного рівня їх працівників мають особливе значення. Вирішення задачі підготовки кадрів в галузі управління обумовлює значне підвищення управлінської культури всіх працівників апарату.

Отже,документознавствоможна розглядати в двох аспектах:

1. наука про документ та документообіг;

2. наукова дисципліна, яка досліджує процеси створення й функціонування документів та розробляє принципи побудови документно-комунікаційних систем та методи їхньої діяльності.

Юридичне документознавство – юридико-лінгвістична дисципліна, що вивчає правові, мовні та технічні норми документотворення, правила документообігу, оперативне та архівне зберігання документів.

Документознавство тісно пов’язане із діловодством. Під діловодством розуміють діяльність, що охоплює сукупність роботи з документування установи і організації роботи з документами.

Діловодство складається з наступних елементів: документування та документообігу. Під документуванням розуміють сукупність процесів по створенню всіх видів документації (підготовка, складання, узгодження, оформлення і виготовлення документів), що відображає діяльність установ, організацій, підприємств. Документообіг включає в себе комплекс робіт з готовими документами: прийом, розподіл, реєстрація, контроль за виконанням, формування справ, зберігання і використання документації, рух документів по інстанціях.

Документообіг - рух документів в організації починаючи з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення. Це рух документа від суб'єкта до об'єкта управління і навпаки, рух документа всередині об'єкта управління з метою його виконання або встановлення взаємозв'язку.

Документи, що надійшли в організацію, проходять такі етапи:

1. Первинна обробка (прийом);

2. Попередній розгляд (розмітка);

3. Реєстрація;

4. Розгляд документів керівником та винесення резолюції;

5. Направлення на виконання;

6. Контроль виконання;

7. Виконання документів;

8. Відправка вихідної кореспонденції;

9. Підшивка документів до справ;

Документальне оформлення управління і документообіг з метою його реалізації здійснюється через діловодство.

Головним джерелом діловодства є Конституція України, на другому місці є закони і підзаконні нормативні акти. Наступні за значенням нормативними документами є різні положення, правила, інструкції, статути та інші акти, затверджені постановами Верховної Ради. Особлива роль належить нормативним актам міністерств, відомств (накази, положення, інструкції).

Типова інструкція з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади встановлює загальні правила документування управлінської діяльності міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органів виконавчої влади і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів установи.

Типова інструкція визначає порядок ведення загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію, в тому числі створювану за допомогою персональних комп'ютерів (ПК). Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом та діловодства за зверненнями громадян визначається спеціальними нормативно-правовими актами.

Відповідальність за організацію діловодства в установі несе керівник установи. Ведення діловодства відповідно до вимог державних стандартів, Типової інструкції та інструкцій з діловодства установ покладається на управління справами, загальні відділи, канцелярії або секретарів.

В установах, їх структурних підрозділах, у яких за штатним розписом не передбачено посади працівника з діловодства, ця робота покладається на спеціально виділену для цього особу. Загальне керівництво роботою діловодних служб здійснюється керівниками установ. Керівник установи в межах наданих йому прав зобов'язаний:

1) вживати необхідних заходів до скорочення службового листування;

2) не допускати вимагання від підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління установи, різних відомостей, звітів, зведень та інших не передбачених нормативно-правовими актами документів, яке не викликане необхідністю;

3) забезпечувати регулярну перевірку стану діловодства в апараті установи та в організаціях, що належать до сфери її управління;

4) всебічно сприяти раціоналізації, механізації та автоматизації діловодних процесів, вживати необхідних заходів до оснащення канцелярії сучасним обладнанням та автоматизованими робочими місцями і локальними обчислювальними мережами на базі ПК;

5) забезпечувати організацію навчання працівників діловодної служби установи та її структурних підрозділів для підвищення кваліфікації;

6) здійснювати контроль за обов'язковим додержанням в апараті установи та в організаціях, що належать до сфери її управління, вимог щодо складання, оформлення документів і організації діловодних процесів, передбачених державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію та Примірною інструкцією з діловодства.

Документування управлінської діяльностіполягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів. В установах визначається конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ та необхідний і достатній для документування їх діяльності. Управлінська діяльність установ здійснюється шляхом видання розпорядчих документів. З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть прийматися спільні розпорядчі документи.

Розпорядчі документи, що надходять до установи від органів вищого рівня, доводяться до організацій, що належать до сфери її управління. Установа має право розсилати ксерокопії документів органів вищого рівня організаціям, що належать до сфери її управління, разом із супровідним листом.

Хід обговорення питань і рішення, що приймаються в колегіальних органах, на зборах, засіданнях, нарадах, фіксуються в протоколах. Протоколи оформляються на підставі записів і стенограм, зроблених у ході засідань.

У разі коли засідання стенографується, зміст виступів до протоколу не заноситься. Розшифрована та оформлена належним чином стенограма додається до протоколу. Якщо хід засідання фіксується на магнітній плівці шляхом запису на магнітофоні чи диктофоні, після засідання записані на ній тексти виступів передруковуються і заносяться до протоколу.

Рішення колегіальних органів доводяться до виконавців і організацій, що належать до сфери управління установи, шляхом надсилання їм рішень. Рішення колегій установ провадяться в життя наказами установи (керівника установи).

Установа під час здійснення оперативних зв'язків з організаціями, що належать до сфери її управління, іншими установами та організаціями, окремими громадянами може надсилати листи. Як правило, листи складаються у разі, коли неможливо або важко здійснити бездокументний обмін інформацією, дати усні роз'яснення, вказівки (особисті або по телефону), провести інструктування тощо. Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передача тексту документа може здійснюватися по телефону, телеграфу або телефаксу.

Принципи організації діловодства можна визначити як загальне правило ведення документації в апараті державних органів. Принципи організації діловодства можна розділити на дві основні групи: загальні принципи і спеціальні. Загальні принципи визначають напрямок і суть діяльності всього державного апарату, спеціальні принципи притаманні тільки певній галузі функціонування державного апарату, і являються конкретизацією загальних принципів.

Загальні принципи:

1) демократичного централізму – передбачає обов’язок для нищестоящих органів та їх посадових осіб виконувати приписи та вказівки вищестоящих органів та їх керівників і разом з тим можливість ініціативи підпорядкованих установ в удосконаленні організації діловодства.

Централізм забезпечує проведення в галузі діловодства єдиної державної дисципліни. Розробка і прийняття єдиної державної системи діловодства не тільки являється засобом підвищення рівня організації діловодства, але і привели до централізованого встановлення обов’язкових загальних правил складання, обробки, зберігання і використання документів в усіх державних органах і установах України. Демократизм в організації діловодства сприяє обліку його ведення в різних державних органах. Найбільш наглядним проявом демократизму в діловодстві являється надання права міністерству внутрішніх справ видавати типові правила організації діловодства, а підвідомчим органам – вкладати в існуючі обов’язкові правила специфічні положення, що відображають особливості компетенції і функціонування даного органу (підрозділу).

2) економічність – полягає в економії грошових і матеріальних засобів праці співробітників апарату управління. Створення і оформлення документів, їх розмноження, використання технічних засобів повинні тягнути мінімальний обсяг затрат засобів і праці, щоб не допустити невиправданих перевитрат засобів на управління в цілому.

Механізація і автоматизація діловодних процесів є обов'язковою умовою раціональної організації діловодства в кожній установі, засобом підвищення продуктивності і здешевлення управлінської праці. Механізація і автоматизація діловодних процесів повинні здійснюватися на основі упорядкованої системи документування управлінської діяльності, уніфікації та скорочення кількості форм використовуваних документів. Механізація і автоматизація впроваджується на всіх етапах діловодного процесу: підготовка документів, їх копіювання, оперативне зберігання і транспортування, контроль за виконанням тощо.

Засоби механізації і автоматизації діловодних процесів повинні бути сумісними і передбачати можливість їх об'єднання в єдину систему. Склад програмного забезпечення і засобів, що використовуються, залежать від конкретних умов роботи апарату управління з документами, зокрема від організаційної структури апарату управління, його розміщення, умов праці співробітників, кількості і змісту документів, потреб в оперативній і ретроспективній інформації, ступеня централізації робіт з документами.

З метою більш раціонального використання технічних засобів, ПК та запобігання їх простою засоби, які технічно неможливо або економічно недоцільно встановлювати на кожному робочому місці, слід використовувати централізовано. Комплекс технічних засобів повинен забезпечувати збирання і передачу інформації, її запис на машинні носії, введення інформації в ПК, виведення результатів її обробки у формі машинограм або відеограм, сумісність з іншими інформаційними системами, а також можливість об'єднання їх в єдину систему. Під час впровадження нових технологій роботи з документами необхідно враховувати: доцільність впровадження технічних засобів; можливість придбання технічних засобів у певні терміни; наявність придатних приміщень; можливість підготовки чи залучення спеціалістів до обслуговування техніки і її ремонту.

3) законність – державні органи і посадові особи зобов’язані неухильно дотримуватися вимог, обумовлених правовими нормами, зафіксованими в процесуальному законодавстві, в інструкціях по діловодству і в інших нормативних джерелах, які регулюють діловодство.

Додержання і виконання працівниками апарату в їх практичній діяльності норм права і конкретних приписів, що торкається діловодства, виступає як прояв ними державної дисципліни.

Спеціальними засобами забезпечення законності і державної дисципліни в галузі діловодства являється перевірка виконання, контроль і притягнення до відповідальності за порушення, пов’язані із здійсненням і організацією діловодства.

Спеціальні принципи:

1) уніфікації – означає, що всі види документів повинні створюватися на основі єдиних правил, що характеризують загальні вимоги стосовно окремих видів документів. Єдина державна система діловодства уніфікацію документів визначає як встановлення єдиного комплексу видів і різновидів для аналогічних управлінських ситуацій в розробці єдиних форм документів і правил їх складання, оформлення і створення текстів.

2) оперативність – полягає у швидкості та якості підготовки, виготовлення деяких документів, їх розгляд і підготовку певних відповідей і звітів. Оперативно повинна оформлятись документація колегіальних органів, результатів перевірок, а також оформлення інших різносторонніх дій державного апарату (наприклад, протоколів судових засідань та ін.).

3) централізаціяздійснення діловодства служить підвищенню продуктивності праці в процесі створення документів, їх обробки, зберігання і т.д. Централізація проявляється в створенні єдиних спеціалізованих підрозділів для забезпечення єдності в роботі з документами в масштабі установи (чітке розмежування функцій і обов’язків).

Читайте також:

1. A) правові і процесуальні основи судово-медичної експертизи
2. IV. Закономірності структурно-функціональної організації спинного мозку
3. PR-відділ організації: переваги і недоліки
4. R – розрахунковий опір грунту основи, це такий тиск, при якому глибина зон пластичних деформацій (t) рівна 1/4b.
5. V Практично всі психічні процеси роблять свій внесок в специфіку організації свідомості та самосвідомості.
6. АГЕНТ З ОРГАНІЗАЦІЇ ОБСЛУГОВУВАННЯ АВІАПЕРЕВЕЗЕНЬ
7. Аграрна політика як складова економічної політики держави. Сут­ність і принципи аграрної політики
8. Акти з охорони праці в організації.
9. Акти з охорони праці, що діють в організації, їх склад і структура.
10. Активне управління інвестиційним портфелем - теоретичні основи.
11. Актуальні тенденції організації іншомовної освіти в контексті євроінтеграції.
12. Аналіз сильних та слабких сторін організації

Переглядів: 10329