• Гідрологія і Гідрометрія
• Господарське право
• Економіка будівництва
• Економіка природокористування
• Економічна теорія
• Земельне право
• Історія України
• Кримінально виконавче право
• Медична радіологія
• Методи аналізу
• Міжнародне приватне право
• Міжнародний маркетинг
• Основи екології
• Предмет Політологія
• Соціальне страхування
• Технічні засоби організації дорожнього руху
• Товарознавство продовольчих товарів

Обов’язки

2.

1.

ЛЕКЦІЯ 2

Термінологія та організація керування документацією (КД)

1. Терміни та поняття КД.

2. Організація КД.

3. Принципи програм керування документаційними процесами.

4. Характеристики службового документа

1 Доступ (access) - право, можливість, засоби пошуку, використання або відновлення інформації

2. Відповідальність (accountabiliti) - Принцип, за яким особи, організації та спільноти відповідають за свої дії, та за яким від них можна вимагати пояснення своїх дій

3. Контроль строків виконання дій зі службовими документами (action tracking) - Процес, під час якого здійснюють контроль строків, відведених для виконання дій уповноваженими здійснювати таку діяльність

4. Уповноважена архівна установа (archival authority) (archival agency) (archival institution) (archival programme) - установа відповідальна за відбір, приймання та зберігання архівних документів, організацію доступу до них та знищення інших документів

5. Класифікування (classification) - систематизоване ідентифікування та розташовування напрямків ділової діяльності і (або) службових документів згідно з категоріями відповідно до логічно структурованих умов, методів та процедурних правил, представлених у системі класифікації

6. Система класифікації (classification system) - Дивись класифікування (пункт 5)

7. Конвертування (conversion) - процес зміни перезаписування інформації документа з одного носія на інший або з одного формату на інший - Дивись переміщення (пункт 13)

8. Знищування (destruction) - Процес знищування або вилучання службових документів без можливості їх відновлення

9. Передавання службових документів до архіву або вилучання їх для знищування (disposition) - певні процеси, пов’язані зі зберіганням, знищуванням та передаванням службових документів, документально оформлених у номенклатурах справ або інших засобах

10. Документ (document) - зафіксована інформація або об’єкт, який може трактуватися як окрема одиниця

11. Індексування (indexing) - процес установлювання умовних познак для полегшення пошуку службових документів і (або) інформації

12 Метадані (metadata) - дані, які описують контекст, зміст і структуру службових документів та керування ними протягом певного часу

13. Переміщування (migration) - перехід службових документів з однієї системи до іншої, під час якого зберігаються автентичність, цілісність, достовірність цих документів та можливість ними користуватися - Дивись конвертування (пункт 7)

14. Забезпечення збереженості (preservation) - процеси та операції, пов’язані із забезпеченням технічного та інтелектуального збереження автентичних службових документів у часі

15 Службові документи (record) - інформація, яку організація або фізична особа створила, отримала та зберігає як свідчення або інформацію згідно з правовими зобов’язаннями чи в процесі виконання основної діяльності

16 Керування документаційними процесами (records management)- галузь керування, яка відповідає за ефективний та систематичний контроль за створенням, прийманням, зберіганням, використанням, передаванням до архіву та вилученням для знищення службових документів, охоплюючи процеси відбирання та зберігання в документальній формі свідчень та інформації про ділову діяльність

17 Документаційна система (records system) - інформаційна система, яка містить службові документи, керує документаційними процесами та забезпечує доступ до службових документів у часі

18 Реєстрування (registration) - Надання службовому документу унікальних ідентифікаційних даних під час його долучання до документаційної системи

19 Контроль (tracking)- створення, долучання та зберігання інформації про рух та використання службових документів

20 Передавання (transfer) (custody) - зміна права контролю за службовими документами та власності на них і (або) відповідальності за дії з цими документами

21 Передавання (transfer) (movement) - переміщування службових документів з одного місця до іншого.

Керування документаційними процесами організовує практичну роботу як службових осіб, які керують документаційними процесами, так і будь-якої особи, яка створює службові документи або користується ними в процесі своєї ділової діяльності. Керування документаційними процесами в організації охоплює:

а) впровадження політики і застосовування стандартів,

б) визначення обов’язків і повноважень,

в) визначення процедур, інструкцій та ознайомлення з ними персоналу,

г) забезпечення низки послуг, пов’язаних із питаннями керування службовими документами та користування ними,

д) розробляння, реалізування та керування спеціалізованими системами для керування документаційними процесами, та

є) інтегрування керування документаційними процесами у ділові системи та процеси.

Службові документи містять інформацію, що є цінним ресурсом та важливим чинником ділової діяльності. Щоб захистити та зберегти службові документи як свідчення дій для організацій та суспільства, застосовують системний підхід до керування документаційними процесами. Результатом реалізації системи керування документаційними процесами є джерело інформації про ділову діяльність, яке може забезпечити подальші дії, прийняття рішень, звітність нинішнім й майбутнім зацікавленим сторонам. Службові документи дають можливість організаціям:

- здійснювати ділову діяльність на засадах регулярності, ефективності та відповідальності,

- надавати послуги на засадах процесуальної послідовності та рівноправності,

- підтримувати та документувати формування політики організації та прийняття керівних рішень,

- забезпечувати послідовність, неперервність та продуктивність здійснення адміністративних дій та керування в організації,

- сприяти ефективному здійсненню діяльності в межах усієї організації,

- забезпечити неперервність діяльності організації у випадку надзвичайної ситуації,

- відповідати правовим та регуляторним вимогам, охоплюючи архівну, аудиторську та наглядову діяльність,

- забезпечити захист та підтримування в судових позовах, охоплюючи керування ризиками, пов’язане з наявністю або відсутністю свідчень організаційної діяльності,

- захистити інтереси організації та права працівників, клієнтів та нинішніх і майбутніх зацікавлених сторін,

- підтримувати та документувати поточну та майбутню дослідницьку і проектну діяльність, інші розробляння та науково-технічні результати, так само як й історичні дослідження,

- забезпечувати свідчення ділової, особистої та культурної діяльності,

- встановлювати ділову, особисту та культурну ідентичність, та

- зберігати корпоративну, особисту або колективну задокументовану пам’ять.

Обов’язки та повноваження у сфері керування документаційними процесами визначають, встановлюють та поширюють на всю організацію з метою конкретизації персональної відповідальності за проведення необхідних дій у разі виникнення специфічної потреби створення та долучення службових документів до документаційних систем. Ці обов’язки встановлюють для всіх працівників організації, охоплюючи службових осіб, які керують документаційними процесами, фахівців із суміжних інформаційних сфер, керівників організації, інших керівних працівників, системних адміністраторів та тих, для кого створення службових документів є частиною їхньої роботи. Обов’язки фіксують у посадових інструкціях та подібних до них службових документах. Специфічні обов’язки керування та звітності за керування документаційними процесами покладають на службову особу з відповідними повноваженнями в організації. Призначення відповідальних осіб може визначатися законодавством.

Перелік обов’язків у сфері керування документаційними процесами такий:

а) Фахівці з керування документаційними процесами відповідають за всі аспекти керування документаціиними процесами, охоплюючи розробляння, реалізацію та ведення документаційних систем та їх операції, а також за навчання користувачів роботі з питань керування документаційними процесами та документаційними системами, оскільки вони впливають на роботу окремих осіб;

б) Керівні працівники відповідають за підтримування запровадження політики керування документаційними процесами в організації;

в) Системні адміністратори відповідають за забезпечення того, щоб, за потреби, вся службова документація була для персоналу точною, доступною та чіткою.

г) Усі працівники зобов’язані точно та повно задокументовувати свою діяльність і звітувати про це.

До процесу планування та впровадження політики і процедур керування документаціиними процесами можна залучати архівні установи.

Читайте також:

1. V Обов’язки Ради
2. Аліментні обов’язки батьків і дітей
3. Взаємні обов’язки матері, батька та дитини утримувати одне одного
4. Відповідальність аудиторів. Права та обов’язки аудиторів
5. Головні розпорядники бюджетних коштів. Їх права та обов’язки
6. Договори, в яких кожна із сторін має і права і обов’язки, називають двосторонніми, або взаємними.
7. Екологічні права та обов’язки громадян
8. Завдання, права та обов’язки суб’єктів підприємницької діяльності
9. Засоби масової інформації: сутність, цілі, функції, права та обов’язки.
10. Злочини проти правосуддя, вчинювані особами, на яких покладені обов’язки зі сприяння у здійсненні правосуддя.
11. Конституційні обов’язки людини в зарубіжних країнах.
12. Майнові права та обов’язки подружжя.

Переглядів: 725