Проектування форм носіїв первинної інформації

В умовах функціонування ІС первинні документи залишаються основними носіями вхідних (первинних) даних і засобом оформлення виконуваних підприємствами чи установами гocподарських операцій. Незважаючи на сучасні тенденції до використання "безпаперової" інформаційної технології, документ досі є найпоширенішим носієм інформації.

За формою побудови первинні документи є:

анкетні,

лінійні,

табличні (табельні),

комбіновані.

Анкетна формапобудови передбачає розміщення реквізитів, котрі підлягають машинній обробці, у вертикальній послідовності. Для назв реквізитів, виготовлених друкарським способом, відводиться ліва частина кожного рядка, а в правій — записуються відповіді на запитання. Цю форму можна застосувати у разі заповнення первинних документів різними особами. За анкетним способом побудовані особові картки працівників, деякі зони форм статистичної звітності.

Лінійна формапобудови передбачає поділ бланка на зони для запису окремих груп реквізитів, котрі мають логічну або арифметичну залежність, заповнюються одночасно одним виконавцем, належать до однієї визначеної обліково-обчислювальної роботи або мають іншу форму зв'язку.

Табельна або таблична форма побудовипередбачає виділення для кожної зони або групи реквізитів кількох рядків. Цей принцип побудови є похідним від лінійної форми.

До позитивних якостей цієї форми належать компактність розміщення реквізитів і можливість розміщення значно більшого обсягу інформації, аніж в інших формах. Це забезпечує скорочення загальної кількості первинних документів на підприємстві.

У чистому вигляді анкетна, лінійна і табельна форми зустрічаються рідко. На практиці найбільшого розповсюдження отримали документи, які поєднують різні форми, наприклад, лінійну і табличну, лінійну й анкетну тощо. Тому найефективнішою є так звана комбінована форма,в якій частина реквізитів будується за лінійною, а інша частина — за табельною чи анкетною формами (наприклад, картка виробітку робітника тощо). Комбінована форма дає можливість найповніше використати переваги різних принципів побудови форм.

Крім вищенаведеної, первинні документи класифікують ще і за іншими ознаками:

за характером відтворюваних господарських операцій (матеріальні, грошові, товарні тощо);

за призначенням ( розпорядчі, організаційні, технічні тощо);

за способом охоплення господарських операцій (одноразові, одиничні, накопичувальні, зведені тощо);

за характером заповнення(однорядкові та багаторядкові, однобічні й двобічні);

за кількістю виписуваних примірників (однопримірникові, двопримірникові тощо);

за типізацією— типові та індивідуальні;

за місцем формування— зовнішні та внутрішні.

Первинний документ містить визначений склад реквізитів-ознак, довідкових і групувальних, та реквізитів-основ, вхідних і результатних. На бланку документа реквізити розміщуються відповідно до правил, обумовлених уніфікованою системою документації і вимогами стандартизації документів.

Кожен документ поділяється на шість зон. Перші чотири зони становлять заголовну частину документа:

перша зона - вказується назва підприємства, структурного підрозділу або назва організації та її адреса;

друга зона — індекс форми документа і гриф її затвердження;

третя зона — назва і значення реквізитів-ознак, постійних для документа;

четверта зона — назва документа і його номер;

п'ята зона — змістовна — містить назви рядків, стовпців і значення реквізитів.

шоста зона — юридична — містить підписи відповідальних осіб, печатку.

Форми первинних документів повинні бути максимально і пристосовані для машинної обробки інформації і зручні для сприйняття людиною. Насамперед, треба враховувати логічну послідовність розміщення реквізитів, зручність їх заповнення, читання та обробки.

Проектування первинних документівдоцільно виконувати у такій послідовності:

визначити зміст первинного документа, тобто склад реквізитів, котрі включені в документ;

розмістити реквізити в певній послідовності та взаємозв'язку;

розробити ескіз форми первинного документа (ескіз розробляється у натуральну величину);

уніфікувати форми первинних документів;

узгодити форму первинного документа із змістом машинного носія інформації;

уточнити форму первинного документа;

виготовити зразок документа для замовлення в друкарню.

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Носії інформації, їх класифікація та основні характеристики	\|	Проектування форм виводу результатної інформації

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.004 сек.