• Гідрологія і Гідрометрія
• Господарське право
• Економіка будівництва
• Економіка природокористування
• Економічна теорія
• Земельне право
• Історія України
• Кримінально виконавче право
• Медична радіологія
• Методи аналізу
• Міжнародне приватне право
• Міжнародний маркетинг
• Основи екології
• Предмет Політологія
• Соціальне страхування
• Технічні засоби організації дорожнього руху
• Товарознавство продовольчих товарів

Службова записка

Під загальним терміном службові записки найчастіше розуміють такі різновиди довідково-інформаційних документів: доповідна записка, пояснювальна записка, рапорт.

Реквізити службових записок:

1. Адресат (Керівникові проекту “Україна дітям” ВисоцькомуА. В.; Ректорові Національного економічного університету імені Вадима Гетьмана).

2. Адресант (кафедра історії та культури української мови; доцента кафедри філософії Козачука С. В.)

3. Назва виду документа (Доповідна записка; Пояснювальна записка; Рапорт).

4. Заголовок (про відрядження, про запровадження державного іспиту з української мови (за професійним спрямуванням), про порушення трудової дисципліни).

5. Текст.

6. Дата.

7. Підпис.

Доповідна записка – це документ на ім’я керівника установи, у якому повідомляють про певний факт, подію, подають звіт про виконання службових доручень або взятих на себе зобов’язань.

За змістом доповідні записки поділяють на інформаційні, звітні, ініціативні, за походженням – внутрішні, зовнішні.

Зміст доповідної записки повинен бути точним і лаконічним, для зручності поділятися на частини. Текст доповідної записки має дві частини – описову (констатаційну), в якій висвітлюється ситуація, що склалася; у другій частині сформульовані висновки і пропозиції або прохання, способи їх виконання.

Якщо доповідна записка надсилається з установи або структурного підрозділу, то підписується керівником, укладається на бланку і має, окрім зазначених реквізитів, вихідний реєстраційний номер.

6. Протокол. Витяг із протоколу.

Протокол – документ, що відбиває процес і результат роботи постійних та тимчасових колегіальних органів, проведення зборів, засідань, нарад, конференцій, обговорень тощо.

Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа, конспектуючи, стенографуючи або записуючи на диктофон виступи учасників засідання.

За обсягом фіксованої інформації протоколи поділяють на:

– стислі – записують порядок денний, прізвища доповідачів, назву питання, формулюють ухвалу;

– повні – крім порядку денного, ухвали, стисло фіксують виступи доповідачів, інших осіб, які беруть участь у роботі колегіального органу;

– стенографічні – весь хід засідання записують дослівно.

Реквізити протоколу:

1. Назва виду документа (Протокол).

2. Індекс (номер).

3. Дата.

4. Місце засідання.

5. Гриф затвердження (якщо протокол підлягає затвердженню).

6. Заголовок до тексту.

7. Текст.

8. Підпис голови.

9. Підпис секретаря.

Вимоги до оформлення протоколу

Протокол оформлюють на загальних бланках формату А-4.

Датою протоколу є дата засідання. Протоколи мають порядкову нумерацію з початку року, яка водночас означає й кількість проведених засідань. Правильне ведення протоколу має важливе значення, оскільки ухвалені рішення набувають юридичної сили тоді, коли вони оформлені протоколом. Протокол дає можливість перевірити правильність прийнятих рішень, контролювати їх виконання.

У тексті протоколу виділяють дві частини:

–вступна частина має постійну інформацію (голова, секретар, присутні) та змінну (ініціали та прізвища голови, секретаря, присутніх). Слова: Голова, Секретар, Присутні пишуть від лівого берега. Прізвища присутніх і запрошених подають за абеткою. Якщо їх кількість перевищує 15, до протоколу додають список присутніх, а у вступній частині протоколу вказують загальну кількість: Були присутні 130 осіб. Вступну частину протоколу закінчують порядком денним. Слова Порядок денний друкують від лівого берега, кожний пункт якого нумерують і записують з нового рядка. Питання формулюють у називному, а не у знахідному відмінку (форма Про розгляд і затвердження... не рекомендована).

ПОРЯДОК ДЕННИЙ:

1. Звіти викладачів про виконання індивідуальних планів за її семестр 2013-2014 навчальний рік.

2. Завдання членів кафедри з поліпшення запровадження кредитно-модульної системи навчання.

3. Підсумки зимової екзаменаційної сесії.

4. Наукова робота студентів у проблемних групах.

–Основна частинатексту протоколу складається з розділів, які відповідають пунктам порядку денного. Текст кожного розділу будують за схемою:

1. СЛУХАЛИ:

2. ВИСТУПИЛИ:

3. УХВАЛИЛИ:

Після двокрапки з абзацу пишуть прізвище й ініціали доповідача, через тире – короткий виклад тексту виступу. У тих випадках, коли текст доповіді додають, виступ не записують, а після прізвища доповідача вказують: текст доповіді додається,

У розділі УХВАЛИЛИ викладають прийняте рішення, яке може складатися з одного чи декількох пунктів або мати форму резолюції.

1. СЛУХАЛИ:

Інформацію проф. Шевчук С. В., завідувача кафедри культури української мови, про запровадження вступного іспиту до аспірантури з української мови (за професійним спрямуванням) (текст доповіді додається).

ВИСТУПИЛИ:

Лобода Т. М., доцент кафедри культури української мови – запропонувала створити типову програму вступного іспиту до аспірантури з української мови (за професійним спрямуванням) на підставі типової навчальної програми курсу.

Кабиш О. О., доцент кафедри культури української мови – вказала на необхідність запровадження тестування під час вступного іспиту до аспірантури.

УХВАЛИЛИ:

1. Інформацію проф. Шевчук С. В. взяти до відома.

2. Створити комісію у складі 5 осіб для укладання типової програми вступного іспиту до аспірантури з української мови (за професійним спрямуванням).

3. Розробити систему тестів з української мови (за професійним спрямуванням).

Запам’ятайте!

Доповідь, план заходів затверджують

Інформацію беруть до відома

Заходи схвалюють

Проект документа затверджують у пропонованій редакції, приймають у першому (другому) читанні, із внесенням змін та поправок

Якщо на зборах проводять вибори таємним голосуванням, результати оформлюються окремими протоколами лічильної комісії: в одному зазначається склад комісії, а в другому – результати голосування:

За Федоренка С. В. – 10 голосів, проти – 1, утримався – 1.

Протокол, складений під час засідання, редагують, за наявності стенограми – розшифровують і друкують. Документ набуває чинності після підписання секретарем і головою або після затвердження відповідними (визначеними законодавством) установами чи посадовцями. Протокол засідань комісій підписують усі члени комісії.

Взірець протоколу:

Читайте також:

1. Звіт. Службова записка. Рапорт
2. І. Пояснювальна записка
3. Інструкція та пояснювальна записка
4. Методична записка
5. ПЗ - пояснювальна записка
6. ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА
7. Пояснювальна записка
8. Пояснювальна записка
9. Пояснювальна записка
10. Пояснювальна записка
11. ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА
12. ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

Переглядів: 2054