Інші способи встановлення контактів з контрагентом

Покупець-імпортер може відгукнутись на оголошення або інший вид реклами продавця шляхом направлення йому запиту на оферту або комерційного листа з уточнюючими запитаннями, які пропонує включити в оферту, а також з зазначенням строку, до якого він зацікавлений одержати товар.

Якщо покупець був ознайомлений з прейскурантом експортера та цінами на його продукцію, він може запитати згоди експортера на надання знижки з ціни і навіть запропонувати свій вид та розмір знижки. Покупці слаборозвинених країн широко використовують систему знижок при підготовці імпортних контрактів, особливо на поставку машин та обладнання через торги.

Встановлення ділового контакту з партнером супроводжується оформленням цілої низки згаданих вище документів: пропозиція (оферта), акцепт, контракт, замовлення та підтвердження замовлення, запит, рахунок-проформа – та деяких інших:

• замовлення на інструкції з поставки – документ, що видається постачальником з проханням до покупця повідомити інструкції відносно умов поставки замовлених товарів;

• тендер – пропозиція оферента, який бере участь у торгах, що відповідає конкретним вимогам замовника, викладеним у його технічних вимогах, та підтверджує згоду оферента взяти на себе виконання позначених у ньому робіт і містить запропоновану ціну або вартість робіт;

• лист про наміри – документ, за допомогою якого покупець інформує продавця про прийняття у принципі пропозиції та намір почати переговори щодо укладення контракту;

• тендерна документація – визначає вимоги замовника відносно змісту очікуваних пропозицій на торгах і містить тендерні умови, проформу тендера, умови проведення торгів, техніко-економічну документацію, перерахування видів та обсягів робіт тощо. Тендерні умови містять конкретні вимоги замовника до учасника торгів: назва та кількість товару, його техніко-економічні характеристики, основні комерційні та технічні умови. Проформа тендера – формуляр, який має бути заповнений та підписаний оферентом, якщо він згоден узяти на себе зобов'язання з виконання робіт відповідно до загальних і спеціальних умов тендерної документації.

Другим етапом зовнішньоекономічної операції є укладення контракту. Здебільшого під час заочної проробки пропозицій та запитів не вдається вирішити увесь комплекс технічних та комерційних питань, і тому зацікавлені сторони призначають час та місце для переговорів. Як правило, переговори про комерційні умови контракту (комерційні переговори) починаються тільки після закінчення технічних переговорів.

Ініціатива вступу у переговори може бути виявлена як продавцем, так і покупцем.

Попередні комерційні переговори є звичайним етапом узгодження умов контракту. Спірні питання з комерційних умов угоди та технічних вимог до товару розв'язуються методом уторгування, який полягає у взаємному вивченні об'єктивних аргументів сторін та знаходженні на цій основі взаємоприйнятних компромісних рішень.

Переговори можуть вестися листуванням (поштовим, телеграфним, телетайпним, шляхом особистих зустрічей або телефоном. Переговори телефоном досить широко використовуються при укладанні угод на масові стандартизовані товари, коли основні умови угоди є типовими та заздалегідь відомі обом сторонам. У цьому випадку телефоном погоджуються лише ціна, кількість товару та строк поставки. Потім сторони оформлюють свою домовленість письмово. У біржовій торгівлі переговори телефоном є основною формою ведення переговорів з укладання угод. Телефонні переговори досить часто використовують також для підтвердження запропонованих оферентом умов, для закінчення попередніх переговорів. Телефонні переговори значно полегшують контакти між сторонами і у цьому сенсі є дуже зручними.

Як правило, ці способи поєднуються у різних комбінаціях, наприклад, переговори, які починалися листуванням, можуть бути продовжені телефоном або під час особистих зустрічей.

При підготовці до проведення переговорів бажано дотримуватись таких рекомендацій:

■ визначити предмет переговорів; здійснити підготовчі заходи; розробити документацію відправки/приймання делегації для проведення переговорів; підготувати техніко-економічне обґрунтування, затвердити базу договірних цін, підготувати та узгодити проекти документів; вивчити фірму та членів делегації майбутнього партнера;

■ визначити склад своєї делегації, місце та завдання кожного її члена;

■ виробити тактику ведення переговорів: можливий розподіл ролей учасників, послідовність викладення питань, що цікавлять (першою вислуховується сторона, за ініціативою якої відбувається зустріч), підготувати довідкові та інші матеріали, які можуть бути потрібні під час переговорів, розробити шляхи розв'язання розбіжностей та претензій (бажано мати декілька варіантів розв'язання потенційних спірних питань), підготувати можливі відповіді на питання партнерів.

При проведенні переговорів слід додержуватись загальних норм протокольної практики, звичаїв та умовностей, які прийняті у міжнародному діловому спілкуванні, центральним серед яких є принцип "міжнародної ввічливості" – дотримання шанобливості та поваги до усього, що символізує та репрезентує державу партнера, незалежно від її місця та значимості у міжнародному співтоваристві. Повага до посадових осіб іноземних фірм та компаній, точне дотримання протоколу створює сприятливу для переговорів ситуацію, робочий настрій, який допомагає конcтруктивному розв'язанню обговорюваних питань та проблем.

Крім принципу міжнародної ввічливості, у міжнародній діловій практиці прийнято дотримуватись ще двох важливих принципів:

• принципу ввічливого нейтралітету (cultural adiophora), який означає манеру поведінки та ділову етику, згідно з якими іноземець у період перебування у закордонній країні може на свій вибір дотримуватись або не дотримуватись звичаїв та традицій цієї держави, не ображаючи його мешканців. Наприклад, український бізнесмен, перебуваючи в Індії, може замість рукостискання використати намаете, або вей, -скласти руки долонями разом на рівні грудей, як у людей, які моляться;

• ввічливого винятку (cultural exclusive), який означає прийняті у даній країні манери та звичаї, яких не слід дотримуватись іноземцю. Наприклад, європейському бізнесмену, який перебуває у якій-небудь країні Близького Сходу, не слід одягати арабський стрій.

Сучасний діловий протокол побудований на засадах раціональних звичаїв практики ділового спілкування, а не на "церемоніях" та "ритуалах". Дотримання загальноприйнятих норм протокола – це перша суттєва ознака готовності партнера серйозно вести справу.

Ділові зустрічі або переговори, спрямовані на підготовку чи підписання ЗТК, доцільно оформляти відповідним протоколом з точним записом прийнятих рішень або пропозицій. Такі протоколи зберігаються певний, узгоджений сторонами строк, і є основою при продовженні переговорів, визначають зобов'язання сторін на поточний період, а також використовуються при виникненні суперечок або претензій.

За результатами переговорів сторін з предмета передбачуваного контракту або угоди та її умов сторонами може бути укладений протокол про наміри (protocol of intentions).Це порівняно нова у нашій країні форма протоколу, зазвичай прийнята у ЗЕД. У цьому протоколі сторони виявляють свої наміри укласти контрактні відносини та приймають конкретні підготовчі зобов'язання на певний строк.

При уявній простоті процедури та складання документа до таких протоколів слід ставитися досить уважно з точки зору недопущення прийняття у них якихось зобов'язань надзвичайного характеру, здатних потягнути за собою фінансові вимоги чи претензії.

Протокол має містити таку мінімальну інформацію: найменування документа; місце укладення та дату; повні та достатні юридичні найменування сторін-учасниць; прізвища та імена представників, їх посади і повноваження; предмет обговорення та наміри сторін з даного предмета; цілі сторін з предмета обговорення; попередні зобов'язання сторін; зобов'язання сторін за протоколом; зобов'язання нерозголошення конфіденційної інформації; зобов'язання не здійснювати оферти зпредмета протоколу третій особі у період дії протоколу або зобов'язань за ним; строк дії протоколу, по закінченні якого домовленість сторін втрачає силу, якщо обидві сторони (або одна з них) не зробили конкретних кроків у напрямку здійснення якихось дій, обумовлених даним протоколом; обов'язки сторін здійснювати усі дії та витрати з виконання своїх зобов'язань за даним протоколом за свій рахунок і не висувати фінансових або інших претензій партнеру.

Остання умова є виключно важливою та обумовлює ризик кожної зі сторін. Слід відзначити, що на практиці значна частка таких протоколів не має життєвої сили та залишається лише на папері. Необхідність складання такого протоколу залежить від рішення сторін та від їх практичних намірів. Протокол про наміри може бути кориснимпри вирішенні питання про виділення фінансування об'єкта, отриманні кредиту, складанні перспективного плану та в інших випадках практичної діяльності з підготовки контракту, наприклад, при проведенні науково-технічної, екологічної або іншої експертизи, патентних досліджень.

Більш поглиблена та розширена форма протоколу про наміри – це попередній контракт (interim agreement).У ньому сторони формулюють основні принципи та умови майбутнього контракту і беруть зобов'язання з додаткового оформлення документації, отримання кредитів, пошуку підрядників та ін. За таким контрактом сторони у майбутньому зобов'язуються укласти контракт на передачу продукції, виконання робіт тощо на умовах, в основному передбачених цим контрактом. Попередній контракт може містити обмежені фінансові зобов'язання сторін із застереженнями. Попередній контракт обов'язково укладається в письмовій формі.

Іноді сторони розуміють попередній контракт у контексті генеральної угоди або контракту (generalcontract), у якому докладно описуються найзагальніші принципи наступних взаємовідносин та умов взаємодії. Такий контракт має юридичну силу та посилання на нього дійсні у додаткових контрактах, що випливають з нього. Нижче наведений зразок Попереднього контракту.

В результаті переговорів сторони одразу можуть скласти спільний проект контракту, в якому враховується фактична домовленість, досягнута сторонами. Немає законів чи звичаїв, яка сторона готує та оформляє міжнародний контракт. Контракт – це результат спільної творчості експортера та імпортера. Друкування тексту та оформлення додатків і копій звичайно здійснює сторона, що приймає. Тексти контрактів розробляються оперативними інженерами спеціалізованих фірм на основі аналогів з умовами, подібними до узгоджених контрагентами при проробці пропозицій.

Перед підписанням кожна із сторін погоджує умови контракту з функціональними підрозділами своєї організації:

Надруковані та завізовані контракти підлягають остаточній перевірці оперативними працівниками та парафуються (візуються) коротким підписом в одному з нижніх кутків кожної сторінки.Працівник, що підтвердив контракт, несе повну відповідальність за правильність тексту, зокрема і перекладу іноземною мовою.

Як правило, друкують два оригінали контракту, які підписуються безпосередньо присутніми на переговорах представниками обох контрагентів, які мають право підпису комерційних документів за посадою, що займають, або за довіреністю. Кількість підписів з кожного боку визначається юридичним статусом контрагента. Зовнішньоторгові контракти з боку українських організацій підписуються, як мінімум, двома особами, які мають на це право.

Якщо з української сторони у зовнішньоторговій угоді беруть участь декілька організацій, вона може бути підписана більше ніж двома особами. Відповідальність по зобов'язаннях підписаного договору несе організація, від імені якої підписана угода, або у контракті встановлюється солідарна відповідальність усіх українських організацій, що його підписали.

Підписаний оригінал контракту обліковується у планово-економічному відділі, валютно-фінансовому відділі, бухгалтерії та здається на зберігання у призначений порядком діловодства підрозділ фірми.

Для організації оперативного виконання контракту фірма має декілька копій контракту. У тих випадках, коли умови контракту накладають особливі обов'язки на функціональні відділи, наприклад, транспортний, відділ технічного обслуговування та інші, їм передаються ксерокопії контракту або його відповідних розділів. Якщо умови контракту містять зобов'язання, виконання яких залежить від постачальників експортних або замовників імпортних товарів, доцільно висилати їм копії контракту.

Контракт може бути укладений у письмовій, усній, частково в письмовій і частково в усній формах. Українське законодавство вимагає обов'язкового укладення у письмовій формі не тільки контрактів, а й оферти, акцепту чи будь-якого іншого прояву намірів. У міжнародній практиці угоди часто укладаються в усній формі –телефоном, на аукціонах, біржах. Проте домовленість потім обов'язково підтверджується письмовим контрактом, підписаним обома сторонами.

Права та обов'язки за контрактом виникають з моменту, коли він вважається укладеним, тобто після його підписання, якщо у ньому не зазначений інший строк набуття ним чинності. Датою укладення є дата його підписання.

Якщо контракт укладається листуванням, то момент його укладання визначається по-різному. У Великобританії, США, Японії, Швейцарії контракт вважається укладеним у момент відсилання письмового акцепту, у Франції, ФРН, Італії, Австрії – у момент одержання оферентом акцепту. Це стосується і видачі замовлень.

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Рекламна кампанія	\|	Пропозиція укласти контракт, зроблена усно, телефоном або телеграфом, веде до його укладення в момент, коли прийняття пропозиції стане відомим особі, що зробила пропозицію.

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.02 сек.