Робочі системи знання й автоматизації діловодства

Робочі системи знання (KWS) і автоматизації діловодства (OAS) обслуговують інформаційні потреби на тактичному й функціонально- оперативному рівнях керування організацією.

Ключові питання керування знаннями:

Як формувати й актуалізувати знання?
Як зробити знання використовуваними?
Як виміряти знання?
Як оцінити людей, що володіють знаннями?
Як мотивувати власників знань?
Як змусити співробітників ділитися знаннями?
Як виявити сховані знання й поставити їх на службу бізнесу?

Робочі системи знання використовують різнорідні, багатопрофільні дані різного ступеня формалізації. Їх ціль - акумулювати знання й досвід, сформувати "робоче" знання для супроводу основної діяльності й для одержання додаткових оригінальних знань, необхідних для виконання, наприклад, перепроектованих бізнес-процесів або для формування підходу при оцінці нестандартної ситуації, а також знаходити нові області застосування для вже використаних даних. Вони сприяють систематизації даних і створенню нових знань. Завдання керівника підрозділу KWS - гарантувати, щоб нові знання й технічний досвід були затребувані й належним чином інтегровані в бізнес. Робочі місця KWS виконуються у вигляді науков або інженерних Армов (Workbench, Workstation) і є частиною КИЦЬ. Працівники знання - висококваліфіковані фахівці із широким науковим і технічним кругозором і гарною професійною підготовкою.

Користувачі системи автоматизації діловодства працюють із майже формалізованими даними, їхньої функції - доповнювати й контролювати роботу систем TPS на експлуатаційному рівні, а також діловодство й документообіг, які утворять підсистему документационного забезпечення (ДОУ) на рівні організації (рис. 6.8.Це менеджери середньої ланки, діловоди, технологи, розроблювачі й т.д. Рішення є у великому ступені структурованими, і тому результати легко простежуються. Локальн і мережні OAS мають розвитий графічний інтерфейс, що дозволяє успішно працювати співробітникові з мінімальною інформаційною підготовкою.

Рис. 1.8.

Підсистеми діловодства забезпечують роботу з електронними версіями документів, шаблонами й реквізитами обліково-контрольних форм відповідно до правил і стандартами діловодства, прийнятими в Росії й в організації. Підсистеми документообігу забезпечують строго регламентований і контрольований рух документів усередині й поза організацією на основі інформаційних і комунікаційних технологій. Процеси діловодства й документообігу є процесами, що документально відбивають і забезпечують управлінські процеси.

Основні завдання підсистеми ДОУ стосовно до програмних систем автоматизації управлінської діяльності:

документування - створення документів, що підтримують і реєструють управлінську діяльність (підготовка, оформлення, узгодження й виготовлення);
розробка правил і організація документообігу - забезпечення пошуку, руху, зберігання й використання документів;
систематизація архівного зберігання документів - визначення правил відбору, систематизації, зберігання даних і інформації, пошук у базах і сховищах даних і використання для підтримки прийняття управлінських рішень і виробничих процедур.

Функції корпоративної автоматизованої підсистеми документационного забезпечення керування:

організація єдиного порядку роботи з документами в підрозділах;
підготовка, виготовлення, оформлення відповідно до шаблонів, узгодження, коректування, доставка, реєстрація, облік документів;
використання уніфікованих форм подання й обробки документів;
обмін документами усередині й між структурними підрозділами організації й із зовнішнім середовищем;
своєчасне забезпечення співробітників організації повною, точною й достовірною інформацією про стан підготовки й виконання документів, рішень і доручень керівництва організації;
проведення інформаційно-довідкової й аналітичної роботи з питань документационного забезпечення;
забезпечення захисту процесів документообігу й діловодства;
формування звітів, у тому числі статистичних, на підставі інформації про документи, їхньому місцезнаходженні й стані їхнього виконання.

Приклади фірм і програмних продуктів, що реалізують підсистему ДОУ:

компанія Lotus (дочірня компанія корпорації IBM) має 10-літню історію роботи на російському ринку із продуктами, що реалізують ДОУ в середовищі Notes - багато російських партнерів Lotus створили власні корпоративні додатки в середовищі Notes, які автоматизують складні процеси діловодства й роботи з документами;
серед найбільш відомих вітчизняних продуктів цього класу можна назвати продукти " Бос-Референт" (Айти), сімейство продуктів "Золушка" і " DIS-Assistant" (Інститут розвитку Москви), ЭСКАДО (Интерпроком Лан), "CompanyMedia" і "OfficeMedia" (Интертраст);
основними відомими гравцями російського ринку ДОУ, крім партнерів Lotus, є наступні компанії з відповідними продуктами: Ланіт ("LanDocs"), Оптима ("Optima Workflow"), Електронні Офісні Системи ("Справа") і ряд інших постачальників.

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Роль структури керування у формуванні ІС	\|	Лекція 1. Історія розвитку геоінформаційних технологій

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.004 сек.