Передача документів.

Реєстрація документів.

Попередній розгляд документів.

Усі документи, що надійшли до підприємства, підлягають обов’язковому попередньому розглядові завідувачем канцелярії (або секретарем чи офіс-менеджером). Мета попереднього розгляду полягає у виявленні тих документів, з якими неодмінно має бути ознайомлене керівництво установи або виконавці відповідно до функціональних обов’язків, у визначенні

необхідності реєстрації документів, а також установленні термінів виконання документів, що передаються до структурних підрозділів чи безпосереднім виконавцям. Попередній розгляд документів здійснюють у день їх одержання або в перший робочий день (якщо вони надійшли в неробочий час чи день).

Доручення органів вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядають негайно. Здійснюючи попередній розгляд документів, слід керуватися Положенням про установу та її структурні підрозділи, посадовими інструкціями, номенклатурами справ.

Реєстрація документів полягає у фіксації факту створення або надходження документа шляхом проставляння на ньому умовних позначень – реєстраційних індексів з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Реєстрація документів – це запис необхідних відомостей про документи з позначкою на них індексу та дати реєстрації. Мета реєстрації – забезпечити облік, контроль за виконанням та оперативність пошуку документів.

Основним принципом реєстрації документів є одноразовість. Кожен документ повинен бути зареєстрований тільки один раз.

Вхідні документи реєструються в день одержання, вихідні та внутрішні – в день підписання. Реєстрація проводиться централізовано – в канцелярії підприємства. На лицьовому боці першого аркуша всіх вхідних документів у правому нижньому куті проставляється реєстраційний штамп, який фіксує факт і дату надходження документа до підприємства.

Документи, що не підлягають реєстрації, передаються за призначенням. Реєстраційний індекс вхідного документа складається з порядкового номера документа, індексу структурного підрозділу та індексу справи за номенклатурою, в яку буде підшито документ або його копія.

Усі документи залежно від призначення поділяють на вихідні(якщо

направляються до іншої організації), вхідні (які приходять з інших організацій) та внутрішні (якщо готуються, оформлюються та використовуються чи виконуються в межах підприємства).

Керівництву підприємства першочергово передають закони України, акти й кореспонденцію Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України, органів виконавчої влади, місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, що містять інформацію з принципових питань діяльності підприємства, які потребують вирішення керівництвом.

Інші документи передають до структурних підрозділів і виконавцям.

Передача документів на всіх етапах проходження (на розгляд, виконання, від одного виконавця до іншого) здійснюється тільки через робітника, що відповідає за діловодство, за резолюцією керівника підприємства.

2. У цілях раціональної організації діловодства у зв’язку з численністю документопотоків необхідно визначити ті з них, які найбільше впливають на здійснення основних функцій підприємства. Вивчення інформаційних потоків дає можливість визначити завантаженість структурних підрозділів підприємств прийняттям, передачею та обробленням документальної інформації.

Організація документообігу значною мірою залежить від обсягу кореспонденції. Обсяг документообігу є одним з найважливіших показників управлінської діяльності підприємства.

ЄДСД встановила основні принципи організації документообігу – проходження документів у підприємстві повинно бути оперативним, цілеспрямованим, тобто виключати зворотні, зигзагоподібні та інші маршрути. Має діяти принцип одноразового перебування документа в одному структурному підрозділі або в одного виконавця.

Під документообігом розуміють рух документів у підприємстві з моменту їх отримання або створення до завершення виконання або відправки на архівне зберігання.

Існує чітка система здійснення всіх послідовних операцій з документами.

Приймає і оброблює вхідні документи секретар-референт.

Документи, які надходять до підприємства, проходять такі етапи:

· первинне оброблення;

· попередній розгляд;

· реєстрацію;

· розгляд документів керівництвом;

· направлення на виконання;

· контроль виконання;

· виконання документів;

· підшивку документів до справи.

Основу правильної організації обігу документів становить чітке розмежування функцій та обов’язків між працівниками підприємства. Точне знання обов’язків підвищує відповідальність кожного співробітника, в той же час виключає дублювання операцій під час роботи з документами. Відповідний розподіл праці в таких випадках закріплюється в посадових і функціональних обов’язках.

Під час визначення обсягу документообігу враховують всі документи, незалежно від їхнього змісту, авторства, обсягу, кількості копій, факту реєстрації та ін. Вхідні, вихідні та внутрішні документи підраховують окремо. Копії документів ураховують окремо. Загальний обсяг документообігу виражається дробом, де чисельник – кількість основних документів, знаменник – кількість екземплярів (копій) документа.

Обсяг документообігу = кількість вхідних документів + кількість вихідних документів + кількість внутрішніх документів / кількість екземплярів (копій)

Приклад визначення обсягу документообігу:

З вищої організації отримано 25 екз. документа. Підвідомчим організаціям відправлено 20 екз. У цьому випадку кількість основних вхідних документів – 1, копій – 24; основних вихідних – 1, копій 19.

3. Реєстрація документів – це фіксування факту створення або одержання документів через присвоєння їм порядкових номерів і запис потрібних відомостей, що містяться в них (ДСТУ 2732-94).

Мета реєстрації полягає в забезпеченні обліку документа, контролю за його виконанням та оперативного використання інформації, що міститься в документі.

Кожний документ реєструють на даному підприємстві лише один раз. Вхідні документи реєструють у день їх надходження або наступного дня. Якщо зареєстрований документ передається з одного структурного підрозділу до іншого, його повторно не реєструють.

Документи слід реєструвати в межах груп залежно від назви виду, автора й змісту. Наприклад, окремо реєструють: закони України, акти й кореспонденцію ВР, КМУ; накази підприємства з основної діяльності; накази підприємства по особовому складу; рішення колегіальних органів підприємства; заявки на матеріально-технічне постачання тощо.

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Приймання, попередній розгляд і реєстрація службових документів.	\|	Номенклатура справ. Формування і оформлення справ.

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.005 сек.