• Гідрологія і Гідрометрія
• Господарське право
• Економіка будівництва
• Економіка природокористування
• Економічна теорія
• Земельне право
• Історія України
• Кримінально виконавче право
• Медична радіологія
• Методи аналізу
• Міжнародне приватне право
• Міжнародний маркетинг
• Основи екології
• Предмет Політологія
• Соціальне страхування
• Технічні засоби організації дорожнього руху
• Товарознавство продовольчих товарів

Номенклатура справ. Формування і оформлення справ.

Тема 8.

Форми для реєстрації документів і порядок їх заповнення.

Для реєстрації документів усіх категорій (вхідних, вихідних, внутрішніх) використовують реєстраційно-контрольні картки або спеціальні журнали.

Реєстраційно-контрольні картки (РКК) заповнюють машинописним способом (переважно) або від руки. Сучасна форма РКК придатна й для оброблення за допомогою ПК.

Автоматизована реєстрація документів здійснюється централізовано за допомогою ПК. У разі автоматизованої реєстрації документів формується бланк реєстраційних даних, а за наявності мережі – центральний банк реєстраційних даних. Завдяки автоматизованим банкам реєстраційних даних працівники служби документування мають змогу одержати інформацію про всі документи й місце їх зберігання.

Журнальна форма реєстрації характерна для підприємств, у яких обсяг документообігу становить близько 600 документів на рік.

Графи журналів реєстрації документів заповнюють так само, як і графи реєстраційно-контрольних карток. Журнальна форма реєстрації документів має низку недоліків: порушується принцип одноразовості реєстрації документа (його доводиться окремо реєструвати в кожному підрозділі, куди передають на виконання); треба вести кілька журналів реєстрації – вхідних документів, вихідних документів, наказів, скарг, звернень, громадян та ін..; пошук інформації в разі запитів тривалий і складний. Проте журнальну форму реєстрації документів широко застосовують на підприємствах із невеликим обсягом документообігу.

Контрольні питання:

1. Які особливості приймання документів в канцелярії (офісі)?

2. Які етапи попереднього розгляду документів (для вхідних, вихідних та внутрішніх документів)?

3. Назвіть особливості попереднього розгляду документів керівництвом, відповідальним виконавцем.

4. Назвіть особливості реєстрації документів.

5. Що називається обсягом документообігу?

6. Мета й порядок обліку обсягу документообігу.

7. Що таке реєстрація документів, з якою метою вона проводиться.

8. Які ви знаєте форми для реєстрації документів і порядок їх заповнення.

План:

1. Поняття і призначення номенклатури справ.

2. Принципи побудови номенклатури справ.

3. Класифікація (види) номенклатур справ.

Питання для самостійного вивчення:

1. Правила формування справ.

2. Правила систематизації окремих категорій документів у страви.

Мета заняття:

Ознайомити студентів з призначенням номенклатури справ, принципами її побудови і видами номенклатур. Виховання виконавської дисципліни при роботі з різними видами документів.

Ключові поняття і терміни:

Номенклатура справ, групування документів; індивідуальна, рекомендована і типова номенклатура.

Основна література:

1. Діденко А. Н. Сучасне діловодство: Навч. посіб. / А. Н. Діденко – 4-те вид. – К.: Либідь, 2004. – 384 с.

2. Дудар З.В. Діловодство з використанням комп’ютерної техніки: Навч.посіб./ З.В.Дудар, Л.Д.Самофалов, І.А.Ревенчук. – Х. Компанія СМІТ, 2009.- 330с.

3. Скібіцька Л.І. Діловодство: Навч. посіб. / Уклад. Л.І. Скібіцька. – К.: Центр навчальної літератури, 2006. – 224 с.

4. Данюк В.М., Кулаковська Л.П. Кадрове діловодство: Навч. посіб. – К.: Каравела, 2006. – 240 с.

5. Тітенко Л.А. Діловодство з використанням комп’ютерної техніки: Навчально-методичний посібник для самостійного вивчення дисципліни. – К.: КНЕУ, 2006. – 192 с.

6. Тітенко Л.А. Діловодство з використанням комп’ютерної техніки: Навч. посіб./Л.А.Тітенко, Держ. вищ. навч. закл. "Київ. нац. екон.ун-т ім. Вадима Гетьмана". - К. : КНЕУ, 2010. - 344 с.»

Додаткова література:

1. Глущик С. В. Сучасні ділові папери: Навч. посіб. для вищ. та серед. спец. навч. закл. / С. В. Глущик, О. В. Дияк, С. В. Шевчук. – 4-те вид., переробл. і доповн. – К.: Видавництво А. С. К., 2003. – 400 с.

2. Максименко В.Ф. Сучасна ділова українська мова. – Харків: ТОР-СІНГ ПЛЮС, 2006. – 448 с.

3. Хміль Ф.І. Ділове спілкування: навч. посіб. для студ. вищих навч. закл. – К.: «Академвидав», 2004. – 280 с. (Альма-матер)

1. Чмут Т.К., Чайка Г.Л. Етика ділового спілкування: Навч. посіб. – 5-те вид, стер. – К: Вікар, 2006. – 223 с. – (Вища освіта ХХІ століття).

1. Номенклатура справ – це систематизований перелік назв справ, до яких входять документи, подібні за змістом і належністю, із зазначенням терміну їх зберігання (ДСТУ 2732 – 94).

Після того як в управлінській діяльності вже використано інформацію, що міститься в документі, він стає «пам’яттю» підприємства, «хранителем» інформації, потреба в якій може виникнути згодом. Таких документів нагромаджується багато. Тому, аби відпрацьовані документи можна було швидко відшукати в разі потреби, їх групують у справи.

Для правильного формування справ документи групують за змістом і видами ще в поточній роботі з ними. Групування документів закріплюють у номенклатурі справ. Якщо номенклатуру справ складено правильно, то документи в міру їх виконання вноситимуться до тих справ, які заздалегідь для них передбачено, а отже, знайти потрібний документ буде нескладно.

Крім того, номенклатура справ є покажчиком індексів документів, що присвоюються під час реєстрації, оскільки індекс документа може містити індекс структурного підрозділу підприємства й номер справи за номенклатурою.

Отже, номенклатура справ визначає принципи розподілу документів та групування їх у справи, закріплює індексацію структурних підрозділів підприємства, індексацію страв, установлює терміни зберігання документів,

використовується як схема побудови довідкової картотеки відпрацьованих документів і є звітним документом архіву підприємства.

2. Принципи побудови номенклатури справ.

На кожному підприємстві (в його структурних підрозділах) має бути своя номенклатура справ (незалежно від того, чи є рекомендована або типова номенклатура справ).

До основних принципів побудови номенклатури справ належать:

· єдиний підхід до обліку, систематизації, опису та пошуку документів;

· застосування індексації документів;

· стабільність індексів справ.

Номенклатуру справ складають на підставі:

· положення про підприємство або статуту підприємства;

· планів роботи й звітів про роботу;

· штатних розкладів;

· переліків документів;

· класифікаторів;

· номенклатур справ за попередні роки;

· списків структурних підрозділів і кореспондентів;

· описів справ постійного і тимчасового зберігання (понад 10 років);

· довідкових картотек.

До номенклатури справ уносять:

· усі справи й документи, що відображують документовані ланки роботи та окремі аспекти діяльності підприємства або структурного підрозділу;

· справи тимчасово діючих органів, документи яких є правовою підставою для підтвердження повноважень установи або припинення її діяльності;

· незакінчені справи, що надійшли з іншого підприємства для подальшої роботи з ними;

· всі довідкові картотеки документів.

Справи громадських організацій підприємства та його структурних підрозділів уключають у номенклатуру справ підприємства та його структурних підрозділів, при яких їх створено.

Не вносять до номенклатури справ: друковані видання; збірники постанов КМУ; Відомості ВР України; довідники; інформаційні листки; бюлетені; реферативні журнали; експрес-інформації.

Номенклатуру справ затверджують у встановленому порядку. Затверджена номенклатура справ є чинною протягом багатьох років і підлягає перезатвердженню в разі докорінної зміни функцій і структури установи. Якщо таких змін не сталося, то номенклатуру справ наприкінці кожного року уточнюють і надають їй чинності з 01 січня наступного року. Щорічний примірник номенклатури справ є документом постійного зберігання й уноситься до розділу номенклатури секретаріату (структурного підрозділу під номером 1).

Номенклатуру справ складає секретар-референт або спеціаліст, який відповідає за роботу з документами, чи архівіст підприємства.

Назви розділів номенклатури справ збігаються з назвами структурних підрозділів підприємства. Перший розділ номенклатури має назву «Секретаріат» («Дирекція», «Загальний відділ»); йому присвоюють індекс 01. Решту структурних підрозділів розташовують після секретаріату в порядку важливості: спочатку виробничі відділи, потім – функціональні або допоміжні служби з присвоєнням їм індексів 02, 03, 04 і т.д.

Якщо структурних підрозділів немає, то як назви розділів номенклатури справ можуть використовуватися напрями діяльності підприємства чи посади його керівників і спеціалістів, наприклад:

01 – генеральний директор;

02 – заступник генерального директора з виробничої діяльності;

03 – заступник генерального директора з комерційних питань і т.д.

Усередині розділів номенклатури розташовують заголовки справ із присвоєнням відповідних індексів, наприклад: 01-02 (01 – «Секретаріат», а 02 – порядковий номер справи, сформованої в секретаріаті).

На початку кожного розділу зазначають найважливіші для діяльності підприємства документи – накази, протоколи, після них – листування та інші інформаційно-довідкові документи, а в кінці – журнали обліку чи довідкові картотеки.

Заголовки справ мають бути короткими й відповідати змістові документів, що зберігаються в даній справі.

Елементи заголовка справи розташовують у такій послідовності:

· назва виду документів (Накази, Контракти, Протоколи);

· короткий зміст документів (наприклад, «Листування з АТЗТ «Берегиня» щодо будівництва під’їзних доріг до складання готової продукції»);

· період, якого стосуються документи справи (наприклад, «Накази з основної діяльності за 1999р.»);

· слово «Копії», якщо справу сформовано з копій документів (наприклад, «Рішення Ради засновників за 1999 рік»).

Номенклатура справ підприємства – це, як правило, багатосторінковий документ, тому для її оформлення можна використовувати спеціальний багатосторінковий трафаретний бланк формату А4.

3. Класифікація (види) номенклатур.

Номенклатури справ поділяють на індивідуальні, рекомендовані й типові.

Індивідуальна номенклатура справ відображує документи конкретного підприємства (структурного підрозділу).

Рекомендовані й типові номенклатури справ розробляють, щоб уніфікувати групування документів підприємств рівної категорії з однаковим

характером діяльності (наприклад, ЗОШ, ПТУ). Як правило, типова номенклатура встановлює єдину індексацію справ для підприємств усієї системи (відомства, галузі) й має обов’язків характер.

Рекомендовані й типові номенклатури справ розробляються вищими установами (відомствами) і слугують підставою для складання індивідуальних номенклатур у підвідомчих організаціях. Крім того, їх використовують як методичні посібники.

Рекомендовані й типові номенклатури справ обов’язково погоджують з архівними установами.

Під час складання індивідуальних номенклатур справ на основі типових і рекомендованих номенклатур має враховуватися специфіка формування справ у конкретній установі.

Виділяють також номенклатуру справ структурного підрозділу й зведену номенклатуру справ. Остання відображає документи установи в цілому й складається з номенклатур справ структурних підрозділів.

Контрольні питання:

1. Яке призначення номенклатури справ?

2. Які види номенклатур справ?

3. Назвіть основні принципи побудови номенклатури справ?

4. Які документи уносять до номенклатури справ?

5. Які елементи заголовка справи розташовуються в якій послідовності?

Читайте також:

1. VI. Оформлення маршрутної документації на проведення туристичних походів та експедицій
2. АДАПТОВАНА ДО РИНКУ СИСТЕМА ФОРМУВАННЯ (НАБОРУ) ОКРЕМИХ КАТЕГОРІЙ ПЕРСОНАЛУ. ВІДБІР ТА НАЙМАННЯ НА РОБОТУ ПРАЦІВНИКІВ ФІРМИ
3. Алгоритм формування комплексу маркетингових комунікацій
4. Алгоритм формування потенціалу Ф2
5. Алгоритм формування статутного фонду банку
6. Альтернативні джерела формування підприємницького капіталу
7. Аналіз ефективності формування та використання банківських ресурсів
8. АНАЛІЗ ОБОРОТНИХ АКТИВІВ ЗА ДЖЕРЕЛАМИ ЇХ ФОРМУВАННЯ
9. Аналіз процесу формування маркетингових комунікацій
10. Аналіз руху та ефективності формування грошових потоків
11. Аналіз стратегічних альтернатив та визначення оптимальної стратегії формування фінансових ресурсів
12. Аналіз структури майна та динаміки джерел його формування

Переглядів: 3488