Складання списку запрошених осіб і розсилка запрошень

Складання схеми та порядку проведення прийому

ТЕМА 3.ОРГАНІЗАЦІЯ ДИПЛОМАТИЧНИХ ПРИЙОМІВ

3.1. Складання схеми та порядку проведення прийому

3.2. Складання списку запрошених осіб і розсилка запрошень

3.3. Складання плану розставляння столів

3.4. Складання плану розсадження за столом

3.5. Складання меню та сервіровка столу

3.6. Підготовка офіційних тостів та мов

Для того, щоб прийом пройшов чітко і організовано, заздалегідь формується схема його проведення. Передбачаються час і місце зустрічі гостей господарем, час запрошення до столу і проголошення тостів тощо. Складається розподіл обов'язків на прийомі для дипломатичних працівників (надання уваги певним гостям тощо). Дипломатичні працівники і їх дружини повинні активно допомагати господареві і хазяйці будинку в проведенні прийому, не замикатися в товаристві своїх друзів - співробітників посольства. Інколи на великих прийомах для найбільш видних гостей відводиться окремий зал, який, проте, не має бути ізольований від інших гостей, або місце в залі. Господареві будинку (прийому) слід вибрати час, аби обійти всі зали і надати увагу всім запрошеним.

Одним з найважливіших елементів організації прийому є складання списків гостей. Запрошення на дипломатичний прийом завжди носить політичний характер, тому складання списків повинне доручатися відповідальному працівнику і затверджуватися керівником установи, що влаштовує прийом. Укладач списку, перш за все, повинен визначити загальну кількість гостей, яку передбачається запросити на прийом. Ця кількість не повинна перевищувати нормальних можливостей обслуговування і розмірів приміщень, де проходить прийом; при цьому необхідно врахувати певний відсоток гостей, які через різний рід причин не зможуть або відмовляться бути на прийомі. Цей відсоток може бути вище або нижче, залежно від виду прийому і приводу, по якому він влаштовується.

У список гостей з іноземного боку, перш за все, включаються представники офіційних властей, дипкорпусу, якщо він запрошується, і представники громадськості. З особливою обережністю слід підходити до запрошення представників організацій, а також окремих осіб, що знаходяться в опозиції до уряду. На прийоми, що проводяться у вузькому складі, не рекомендується запрошувати осіб з різко протилежними один до одного політичними поглядами і позиціями. Аби такі прийоми пройшли успішно, на них доцільно запрошувати осіб однакової партійної приналежності або зв'язаних взаємною дружбою і інтересами.

На офіційні сніданки, обіди тощо, що даються на честь прем'єр-міністра або міністра закордонних справ країни перебування, доречно запрошувати також декількох іноземних послів, акредитованих в даній країні.

Кожна протокольна служба систематично і ретельно перевіряє свої списки запрошуваних на прийоми і вносить до них зміни. Інакше можливі прикрі помилки, на зразок розсилки запрошення з неправильною вказівкою службового положення запрошуваного або, ще гірше, померлому. Викликає претензію запрошення неодруженому прийти на прийом з дружиною і тому подібне. Має бути правильним написання ініціалів і прізвища запрошуваного.

Запрошення на дипломатичний прийом розсилаються на бланку, віддрукованому друкарським способом. Ім'я, прізвище запрошеного і його посада пишуться від руки або на комп’ютері, але переважно від руки. Для прийомів з нагоди національного свята або на честь якого-небудь державного діяча або делегації замовляються спеціальні бланки, на яких, на верху бланка, вказано, по якому поводу проводиться прийом.

У запрошенні не ставляться дата відправлення і підпис.
Перші рядки запрошення дають інформацію про те, хто і по якому приводу запрошує на прийом. Зазвичай використовується зворот "запрошує" або "має честь запросити", далі йде прізвище, ім'я, по батькові запрошуваного. Ці фрази можуть бути вказані і в самому тексті запрошувального бланка (але не повторно).

У другій частині запрошення вказується, якою буде форма прийому (обід, коктейль і ін.), коли він відбудеться і де.

У запрошенні на сніданок, келих шампанського, келих вина,
прийнято вказувати час початку і закінчення прийому
наприклад 12.00-13.30.

Запрошення, як правило, містить прохання про підтвердження наміру бути присутнім на прийомі, яке часто позначається латинськими буквами "R.S.V.P." (Repondez, sil vous plait) - просимо відповісти (франц.). У випадках, коли сніданок або обід дається на честь прем'єр-міністра або міністра закордонних справ країни перебування, або іншої високопоставленої особи, запрошення йому посилається лише після того, як йому було зроблено усне запрошення і воно їм прийняте. В цьому випадку букви RSVP на бланку запрошення цій особі закреслюються і над ними пишуться букви «p.m.», або «для пам'яті», або «toremind», або «pour memoire». У всіх випадках, коли в отриманому запрошенні на сніданок, обід, вечерю або інший вид прийому залишені не закресленими букви "R.S.V.P.", необхідно заздалегідь по телефону або листом повідомити, приймається запрошення чи ні.

Форми запрошувального бланка наступні:

Запрошення розсилаються залежно від місцевої практики не пізніше чим за два-три тижня до прийому. Розсилка за коротший термін може привести до відмови зважаючи на прийняття запрошень, присланих раніше. Залежно від конкретних обставин запрошення розсилаються з кур'єром або, що украй рідко, поштою. Запрошення офіційним особам і видним діячам рекомендується завжди розсилати з кур'єром.

Відповісти на запрошення і підтвердити свою присутність або повідомити про відсутність належить протягом доби з дня здобуття запрошення. Можна також зробити це по телефону або факсу - останнє переважно, оскільки зберігає текст підтвердження. Відсутність відповіді або запізнення його розглядається як прояв неввічливості і нечемності. У випадку якщо з яких-небудь причин відповідь не може бути дана завчасно, краще відмовитися від запрошення, ніж взагалі не давати відповіді або затягувати її.

На запрошення, на якому (на бланку запрошення) написані букви RSVP форма письмової позитивної відповіді наступна (у третій особі, без підпису):

Відмову рекомендується обов'язково оформити письмово - у вигляді поштового послання або факсом; у листі-відмові коротко вказується причина, по якій запрошений не може бути присутнім.

Форма негативної відповіді наступна:

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Сутність, цілі та призначення дипломатичних прийомів	\|	Складання плану розставляння столів

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.004 сек.