Завдання виявлення проблем

Будь-яка, навіть зроблена, система керування завжди має резерви свого поліпшення. Керування зараз відбувається в умовах зрослої динамічності суспільного виробництва, збільшення числа альтернативних способів господарської діяльності, підвищення ролі економічних методів і людського фактора.

Виявлення проблем у сьогоденні забезпечує прогнозування проблем у майбутньому, що дозволяє усунути несподіванки появи Нових проблем і збільшити час для підготовки відповідних рішень.

Виявлення проблем — це постійно діюча функція в будь-якій організаційній системі. Без цієї функції здійснити принцип постійного удосконалювання системи неможливо. Для реалізації функції виявлення проблем необхідно організувати систематичний збір інформації про стан зовнішнього середовища, самої системи в сьогоденні і майбутньому і проводити аналіз досягнення цілей.

Проблема (у перекладі з грецького — задача) у широкому змісті являє собою складне теоретичне чи практичне питання, що вимагає вивчення і дозволу. Ми ж будемо розуміти під проблемою невідповідність бажаного (нормативного) і фактичного рівнів досягнення мети. А під ситуацією — сполучення умов і обставин, що створюють визначену обстановку, у якій виникла проблема.

Цілком визначити проблему найчастіше важко, оскільки всі частини організації взаємозалежні. У великих організаціях можуть бути сотні таких взаємозв'язків, що створює визначені труднощі у виявленні проблем керування. У результаті діагноз проблем сам по собі стає процедурою в кілька кроків із прийняттям проміжних рішень.

Перший крок у діагностуванні складних проблем — усвідомлення і встановлення симптомів чи утруднень наявних можливостей. Деякі загальні симптоми хвороби організації — це низькі прибутки, збут, продуктивність і якість, надмірні витрати, численні конфлікти і велика плинність кадрів. Звичайно кілька симптомів доповнюють один одного. Наприклад, великим витратам завжди відповідає низький прибуток.

Виявлення симптомів дозволяє виявити проблему в загальному вигляді. У той же час доцільно уникати негайної дії для усунення симптомів, до чого схильні деякі керівники, що бачать усі лиха в поганій роботі робітників, не зауважуючи при цьому впливу витрат на матеріали і накладні витрати, частка яких у витратах постійно росте, У результаті фірми без нестатку вкладають кошти в плани підвищення продуктивності праці і звільняють працівників.

Для виявлення причин виникнення проблем необхідно зібрати і проаналізувати внутрішню і зовнішню інформацію, прагнучи до її релевантності. Отримана інформація є основою для подальших процедур, тому необхідно домагатися її максимальної точності і відповідності проблемі.

Існує кілька підходів до виявлення проблем удосконалювання керування.

1. Аналіз результатів господарської діяльності підприємства.

Вихідними даними тут є зведення про стан функціонування підприємства і відповідності цього стану цілям, що визначають напрямок і результати розвитку організації. Для цього аналізують нормативні, директивні, звітні і статистичні дані.

Істотним недоліком при цьому підході є необхідність виділення проблем удосконалювання керування з загальної сукупності проблем.

Визначення "частки провини" управлінських факторів серед інших—дуже складне завдання. І якщо можна його вирішити в першому наближенні, то тільки в результаті спеціальних досліджень, за допомогою різних математичних методів (факторний аналіз, кореляційний, регресивний аналізи і т.д.), що встановлює залежності між кінцевими результатами і факторами, що їх зумовлюють. Застосування даного методу проблематично.

2. Виявлення проблем шляхом експертного опитування керівників і фахівців.

Метод широко застосовується на практиці. Експертне опитування виробляється як усередині, так і поза підприємством. При цьому, наприклад, пропонується відповісти на таке питання: "Сформулюйте проблеми, що заважають більш ефективному функціонуванню системи керування". Питання до фахівців можуть бути поставлені й іншим способом. Головне в постановці питання відбити напрямок майбутньої роботи використаних фахівців.

В даний час практично будь-яка методика виявлення проблем керування базується на експертному опитуванні керівників і фахівців.

3. Спостереження за виконанням управлінських функцій чи особиста участь у керуванні фахівців-консультантів, що можуть бути запрошені ззовні (консалтингові центри, вузи, НДІ і т.п.) для вирішення поставлених завдань.

Ці люди можуть якийсь час працювати в підрозділах апарата керування, брати участь у нарадах, спостерігати за практикою підготовки і прийняття рішень, складати фотографію робочого дня і т.п., на підставі чого вони можуть дати найбільш повну інформацію про недоліки в керуванні на конкретному підприємстві і розробити заходи щодо їх подолання.

Це досить складний, трудомісткий, часто дорогий і тривалий процес, а відсутність фахівців високої кваліфікації в області системного аналізу, відсутність достовірної інформації і тверді вимоги до термінів проведення обстеження, часом, є вирішальними факторами для відмовлення від застосування цього методу.

Можливий також такий підхід для виявлення проблем, як метод генерації (вироблення) ідей ("мозковий штурм", наприклад), із сутністю якого ми ознайомимося трохи пізніше.

Для виявлення проблем керування найчастіше застосовують другий підхід як найбільш оптимальний. Вихідний список (каталог) виявлених проблем, отриманий тим чи іншим способом, підлягає обробці, в результаті якої проблеми, однакові за змістом, заміняються однією і, таким чином, список "стискується" і перетворюється в невпорядкований список проблем.

Такий список може містити і, як правило, містить від декількох штук до сотні різних проблем, що вимагають свого дозволу.

Проблеми ранжируються по обраному пріоритету з визначенням їхніх логічних взаємозв'язків. Зв'язок проблем розглядають у співвідношенні "причина — наслідок" (незалежні проблеми, що передують проблеми і т.д.), що розташовують за ієрархічною схемою (графу).

Граф будують таким чином, щоб на верхньому (нульовому) рівні знаходилися базові, кардинальні проблеми, а на нижньому — проблеми-наслідки. Кардинальні проблеми не мають причин, а проблеми нижнього рівня — наслідків.

Незалежні проблеми на графі зображуються окремими галузями (приклад побудови графи проблем приведений на рис. 3.2, що ми розглянемо нижче).

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Поняття про алгоритм прийняття управлінського рішення.	\|	Методи виділення проблем керування

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.003 сек.