Поняття документообігу. Документні потоки

Документообіг – це рух документів в установі з моменту створення до відправлення. Обсяг документообігу визначається кількістю вхідних, вихідних та внутрішніх документів, наприклад, за рік. Завдання правильної організації документообігу є встановлення раціональної послідовності руху і опрацювання документованої інформації, досягнення необхідної точності, яка забезпечує швидке проходження документів від моменту їх одержання (складання) до виконання. Доцільним є розробка схем проходження і опрацювання основних видів документів, що повинні ґрунтуватися на принципі однократної реєстрації документів і децентралізації відповідності при виконанні управлінських функцій.

Швидкість документообігу залежить від якості документаційного обслуговування апарату управління в цілому та від системи організації діловодства (повної або часткової).

До організації документообігу висуваються наступні вимоги:

- документ повинен найкоротшим шляхом потрапляти до виконавця, зворотні переміщення документів не практикуються;

- документи розподіляються між керівниками та спеціалістами відповідно до їх функціональних обов′язків;

- під час свого руху документ не повинен дублюватися, проходити зайві інстанції тощо;

- порядок проходження документів та технічних операцій повинен бути

одноманітним.

Документообіг складається з трьох документопотоків: вхідного, вихідного та внутрішнього. Документопотік – це сукупність документів, які рухаються відповідно до маршруту. Він характеризується місцем створення чи надходження документів, їх видом, кількістю інстанцій та проходженням через них, характером і послідовністю операцій з документами.

Документні потоки – це відображення управлінських та виробничих задач, оскільки документні потоки складаються з документів. А як відомо, саме документ фіксує управлінське та виробниче рішення.

На рис. 5 зображено структуру документообігу.

Рис. 5. Структура документообігу в організації

В апараті управління необхідно розробити спеціальні технологічні схеми руху документів (документних потоків). Розробкою цих схем повинні займатися діловодні служби організації чи відповідальна особа, що відповідає за стан діловодства в організації. В даних схемах повинні бути відображені усі етапи та пункти проходження документованої інформації, а також прямі та відносні зв′язки.

Усі документопотоки мають між собою відносні та прямі зв′язки, так як відомо, що той чи інший документ містить у собі обов′язково посилання. Це можна розглянути на прикладі вхідного документа. Відомо, що вхідний документ, зазвичай є підставою для створення вихідного документа, тобто відповіді. Водночас вхідний документ може мати зв′язки як із вихідними, включаючи їхню появу, так і з іншими вхідними в процесі узгодження або уточнення відповіді.

Ці зв′язки доцільно представити схематично, що подані на рис. 6.

Вхідний документ

Процес підготовки вихідного документа

Вихідний документ

Внутрішній документ

чччччч

чучучуччччч

Рис. 6. Зв′язок вхідного документа з вихідним

Всі документи пов′язані між собою як у системі управління, так і в системі виконання, певним чином дублюють зв′язки. Розглянемо ці зв′язки за допомогою схем, що зображені на рис. 7, 8, 9.

Рис. 7. Підготовка вихідного документа

Рис 8. Вихідний документ, що перебуває на контролі

Рис 9.Процес узгодження доручення або уточнення відповіді

Зв′язки документів, в більшості випадків, спрямовані за принципом „керівник – підлеглий”. Але існують зв′язки, що об′єднують родинні документи. Родинні документи – це документи, які присвячені розгляду одного питання.

Обсяг документів визначається як сума усіх вхідних, вихідних та внутрішніх документів за певний період. Цим період може бути як місяць, так і квартал, півріччя та рік.

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Організація діловодства в установі	\|	А категорія

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.006 сек.