• Гідрологія і Гідрометрія
• Господарське право
• Економіка будівництва
• Економіка природокористування
• Економічна теорія
• Земельне право
• Історія України
• Кримінально виконавче право
• Медична радіологія
• Методи аналізу
• Міжнародне приватне право
• Міжнародний маркетинг
• Основи екології
• Предмет Політологія
• Соціальне страхування
• Технічні засоби організації дорожнього руху
• Товарознавство продовольчих товарів

Умови праці робітників служб діловодства

Тема 4. Організація праці робітників служб діловодства

Організація праці робітників служб документацiї включає в себе вирішення таких питань:

1. Чітка організація і побудова служб діловодства (канцелярій), вибір найбільш раціональної форми організації роботи з документами.

2. Правильний розподіл функцій між окремими виконавцями та підрозділами вiдносно їх фаху, запровадження передових методів i прийомів праці.

3. Нормування працi робiтникiв служб дiловодства.

4. Регламентація посадового та чисельного складу персоналу служб

документацiї, підвищення його фахового рівня та культури в роботі.

5.Раціональна організація робочих місць i забезпечення сприятливих умов працi.

Умови працi - сукупність факторів виробничого середовища, що впливають на здоров’я та працездатність людини в процесі виконання роботи. Заходи щодо покращення умов працi робiтникiв служби дiловодства повинні бути направлені на підвищення працездатності та збереження здоров’я робiтникiв шляхом створення нормального освітлення, необхідної чистоти, вологості температури повітря, сприятливого кольору стін приміщення, виключення робочого шуму та встановлення режиму працi.

Для ефективної працi апарату управління насамперед необхідно правильно організувати роботу персоналу служби дiловодства. Правильна органiзацiя працi персоналу служби дiловодства передбачає:

- оптимальну організаційну побудову служби;

- вибiр рацiональної системи дiловодства;

- впровадження прогресивних методiв управлiння персоналом;

- застосування засобів сучасної обчислювальної та організаційної

техніки;

- організаційне та методичне керівництво діловодством;

- розробка заходів щодо покращення умов праці.

Робоче місце - це зона трудової діяльності одного або декількох виконавців, оснащена необхідними засобами для виконання посадових функцiй та обов’язків.

Організація робочого місця - це система заходів відносно оснащення робочого мiсця засобами та предметами працi. Вона включає: оснащення робочого мiсця меблями, спеціальне обладнання i необхідні засоби органiзацiйної технiки.

Робоче місце кожного працівника повинно бути організоване таким чином, щоб його розумові та фізичні зусилля спрямовувалися на виконання службових обов’язкiв без перешкод та незручностей.

Під час планування та обладнання робочих мiсць працiвникiв служби дiловодства необхiдно:

1. Встановити обладнання так, щоб ними було зручно користуватися.

2. Розставляти предмети та засоби працi з урахуванням операцій, що виконуються, без зайвих речей.

3. Для матеріалів, які не вимагають термінової обробки, передбачати спеціальні шухляди або відділення. Якщо документи потребують подальшої обробки, то розміщувати їх необхідно в місцях згідно з номенклатурою справ для можливості використання іншими співробітниками.

4. Розміщувати засоби оргтехніки таким чином, щоб забезпечити автоматичне виконання операцiй з документами. А використані документи складати так, щоб в разі потреби їх можна безперешкодно знайти.

5. Для швидкого i безпомилкового знаходження документів використовувати різні за формою та кольором швидкозшивачі чи картки.

Основними факторами, які впливають на умови праці працівників служб документаційного забезпечення установи є:

1. Освітлення робочого місця та приміщення.

2. Температурний режим в службових приміщеннях.

3. Шум в службових приміщеннях.

4. Кольорове оформлення службових приміщень.

5. Склад повітря.

6. Режим праці та відпочинку.

Освітлення робочого місця та приміщення

Оптимальне освітлення є однією із умов сприятливого мікроклімату на робочому місці. Освітленість приміщення залежно від їх призначення повинна задовольняти вимоги діючих норм. Для забезпечення розсіяного світла рекомендується застосовувати люмінесцентні лампи типу ЛБ та ЛХБ.

Розподіл яскравості світла має важливе значення, так як більшість документаційних операцій пов’язано з використанням зору (читання, письмо, робота на ПК тощо). Напруга зору викликає напругу усіх мускул тіла та тягне за собою загальну втому.

Приміщення служб документації повинні мати (по можливості) натуральне освітлення, яке впливає позитивно на психологічний стан людини. Деякі приміщення (архів, копіювально-розмножувальне бюро) не потребують натурального освітлення та можуть бути розміщенні у тих приміщеннях, де є штучне освітлення.

Світло повинно падати на робочі поверхні столів та засобів організаційної техніки з лівої сторони або спереду. Ефект, який засліплює не допустимий. Джерело світла необхідно розташовувати під кутом більше 30 градусів від горизонтальної лінії зору. Потребуємо сила світла повинна бути разом із правильною подачею його на робоче місце. Поле зору людини охоплює приблизно 45 відсотків у всіх напрямках, будь-яке світло в цій області повинно розсіюватися.

Освітлення робочих місць може бути загальним (світло зі стелі) або місцевим (настільні лампи). На освітлення приміщення впливають і такі фактори, як час дня, колір стін, забруднення джерел світла (віконних стекол, ламп тощо).

Температурний режим в службових приміщеннях

Відповідно до діючих норм температура у службових приміщеннях повинна бути в межах 18-20 градусів, відносна вологість у зимній період – 45-58 %, а у літній період – 50-55 %.

Покращенню складу повітря та зниженню нервово-психологічного та зорового стомлення працівників сприяє розміщення у службових приміщеннях квітів. У невеликих приміщеннях квіти розташовують на стінках, при достатньому освітленні рослини можуть бути також встановлені у спеціальних підставках на полу. Вони не повинні займати проходи, закривати віконні рами та лампи.

Оптимальні кліматичні умови у службових приміщеннях є підставою для гарної працездатності. Висока температура в приміщенні викликає сонливість, втому, знижає працездатність. У холодному приміщенні розсіюється увага, що особливо шкідливо для людей, які зайняті розумовою працею. Тому дуже важливо створити кліматичний комфорт для працівників, які зайняті документаційними операціями.

Шум у службових приміщеннях

Рівень сторонніх шумів, які проникають до службових приміщень зовні, визначається відповідно до діючих норм, але не більше 40 дБ. Поняття шуму містить усі акустичні явища, які погіршують самопочуття людини, знижують працездатність, погіршують здоров”я, викликаючи психічні відхилення або погіршення фізичного стану. Точно визначити ступінь шкідливого впливу звуку важко. Тут мають вплив такі його характеристики як сила звуку, час його виникнення, стан людини в даний момент тощо.

Для запобігання шуму в приміщеннях ізолюють шумливе обладнання та робочі місця.

При підборі обладнання керуються рівнем шуму, який вказано в технічний характеристиках апаратури. Якщо рівень шуму обладнання перевищує допустимий, а витримати шумне обладнання неможливо, джерело шуму звукоізолюють, покриваючи стіни, пол. Та стелю акустичними звукопоглинаючими матеріалами. Навколо робочого місця можуть бути встановлені акустичні перегородки. Висота перегородок на 15-20 см вища рівня голови людини, яка сидить. Такі перегородки дозволяють знизити рівень шуму на 2-6 дБ. Крім того, для зменшення шуму безпосередньо в його джерелі можна покласти войлочні або поролонові підкладки, поставити глушники, змазати двері тощо. Для захисту від зовнішнього шуму можна використовувати беруші, які знижають сприймання зовнішніх шумів на 50 %.

Але необхідно знати, що у визначених дозах шум не тільки не шкідливий, але й навіть корисний. Так, приємна, правильно підібрана музика стимулює працездатність людини.

Кольорове оформлення службових приміщень

Відповідно до вимог технічної естетики вибір кольору службових приміщень повинен здійснюватися з урахуванням особливостей клімату, умов праці та характеру освітлення приміщень. Використання відповідного кольору не тільки покращує зовнішній вигляд службового приміщення, але й підвищує працездатність, скорочує втому, викликає у працівників відповідний психологічний стан.

Для працівників служб документації необхідно створити визначений зоровий комфорт. Важливим є використання кольору в якості носія інформації, а також для створення необхідного порядку на робочому місці, для покращення організації праці. Наприклад, секретар використовує кольоровий „семафор” при розкладанні документів у папки різних кольорів.

Конкретні кольори повинні відповідати функціям приміщень. Приміщення з високою температурою доцільно фарбувати в холодні тони, а для приміщень з низькою температурою більше підійдуть теплі тони. За допомогою кольору можна також підкреслити або сховати особливості приміщень. Наприклад, світла окраска значно збільшує мале приміщення. Використовуючи різні кольори, можна зорово розділити службове приміщення на окремі частини.

Склад повітря

В службовому приміщенні необхідно регулярне провітрювання або кондиціювання. Рух повітря не повинен бути як сквозняк. Відкривання вікон на короткий термін переноситься на багато краще, ніж постійний легкий повітряний потік. Добре провітрюється приміщення, якщо на 5-8 хвилин влаштувати сквозняк, тоді повітря повністю обновлюється. Але при такому провітрюванні потрібно попередньо прибрати усі документи та по можливості усім працівникам вийти із приміщення.

Дуже добре на склад повітря впливає озеленіння службових приміщень, так як рослини не тільки виконують декоративну функцію, але й впливають на склад повітря, знижають нервове та зорову втому. При виборі рослин потрібно враховувати розміри приміщення, освітленість, температурний режим та вологість повітря. Не рекомендується розміщувати квіти на шафах з документами, так як при їх поливанні виникає можливість ушкодження документів водою. Не рекомендується також розміщувати квіти на підвіконнях, так як вони зменшують потік натурального світла до приміщення.

З метою покращення складу повітря не дозволяється курити у службових приміщеннях, не потрібно користуватися парфумерними засобами, які мають сильний запах.

Режим праці та відпочинку

Режим праці працівників служби документації повинен передбачати чередування періодів праці та відпочинку. При його регламенті враховується стислість робочого дня, характер праці, нервово-напружений стан, санітарно-гігієнічний стан тощо. Режим праці та відпочинку регламентується правилами внутрішнього трудового розпорядку де визначено початок та закінчення робочого дня, перерва на обід, фізкультурні паузі та інше. Передбачені короткі перерви для короткого відпочинку. Наприклад, для операторів ПК передбачені короткі перерви (15 хвилин) після кожного часу роботи, для працівників, які тривалий термін знаходять на своєму робочому місці, передбачені короткі перерви (5-8 хвилин) кожні 2 години праці. Фізкультурну паузу рекомендується проводити 2 рази на робочий день: перша – після 2-2,5 годин від початку робочого дня, друга – через 2-2,5 годині після обідньої перерви.

Читайте також:

1. II. Вимоги безпеки праці перед початком роботи
2. Аварійно-рятувальні підрозділи Оперативно-рятувальної служби цивільного захисту, їх призначення і склад.
3. Аварійно-рятувальні служби
4. Автоматизація помпових станцій підкачування і перекачування. Охорона праці під час експлуатації систем автоматизації.
5. Адаптація працівників.
6. АДАПТОВАНА ДО РИНКУ СИСТЕМА ФОРМУВАННЯ (НАБОРУ) ОКРЕМИХ КАТЕГОРІЙ ПЕРСОНАЛУ. ВІДБІР ТА НАЙМАННЯ НА РОБОТУ ПРАЦІВНИКІВ ФІРМИ
7. Адміністративна служба
8. Адміністративні правопорушення в галузі охорони здоров'я. Адміністративна відповідальність медичних працівників.
9. Адміністративно-правове регулювання державної реєстрації актів цивільного стану, державної виконавчої служби, нотаріату та адвокатури.
10. Адміністративно-правове регулювання проходження державної служби
11. Акти з охорони праці в організації.
12. Акти з охорони праці, що діють в організації, їх склад і структура.

Переглядів: 3308