Формування справ та систематизація окремих категорій документів

Оформлення номенклатури справ

Номенклатура справ структурного пiдроздiлу установи складається у трьох примiрниках. Затверджується керiвником структурного пiдроздiлу, та погоджується ЕК (експертною комісією) структурного пiдроздiлу та завідуючим архівом установи. Примірники використовуються таким чином:

1-й - недоторканий зберігається у структурному підрозділі;

2-й - передається в канцелярію установи;

3-й - використовується для формування справ i пошуку потрібного документа.

Номенклатури справ структурних пiдроздiлiв після їх розгляду i аналізу зводяться в єдину (зведену) номенклатуру справ установи. протягом кiлькох років, якщо структура установи не змінюється.

Зведена номенклатура справ складається у п’яти примiрниках, на кожному iз них повинен бути гриф погодження з державною архівною установою. Вони розподіляються так:

1-й - недоторканий, зберiгається в справі канцелярiї;

2-й - передається до архіву установи для контролю за формуванням прав у структурних підрозділах;

3-й - направляється до відповідної державної установи, з якою проводилося узгодження;

4-й - використовується у поточній роботі канцелярiї;

5-й - передається в структурні підрозділи для практичної роботи.

Зведена номенклатура справ затверджується керівником установи.

Вона щороку (не пізніше грудня місяця) переглядається, аналізується i уточнюється. Після внесення відповідних змін вони передруковуються i затверджуються керівництвом вiдповiдних рівнів. Повторному перегляду i погодженню з архівними установами номенклатури справ підлягають один раз на п’ять рокiв або у разі зміни у структурі, функціях та характері роботи установи.

Документи, після їх виконання групуються у справи. Кожна справа повинна мати конкретний заголовок, що в стислій, узагальненій формі відтворює склад i зміст документів. Заголовок повинен відповідати своєму призначенню. Основною частиною заголовка є виклад питання (предмета), з якого вона заводиться.

Розміщення справ у номенклатурі структурного підрозділу мусить вiдповiдати ступеню важливості питань, які вирішуються в конкретних справах. Першою розміщується група справ, що включає розпорядчі документи вищих установ. Далі – група органiзацiйно-нормативної документації (статути, положення та iн.), потім - розпорядча документація самої установи (постанови, накази, розпорядження та iн.), планово-звiтна документацiя i листування. У групі листування першими розміщуються справи, якi містять листування з вищими установами.

Кожна справа, включена до номенклатури, повинна мати умовне позначення - індекс, що позначається арабськими цифрами. Індекс справи структурного пiдроздiлу складається з індексу структурного пiдроздiлу (за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номеру в межах пiдроздiлу. Наприкінці діловодного року номенклатура справ структурного пiдроздiлу обов’язково закривається підсумковим записом, у якому зазначається кількість i категорії фактично заведених за рік справ.

До номенклатури справ входять i незакінчені діловодством справи, що надійшли від iнших установ для їх продовження, у тому числі довідкові i контрольні картотеки номенклатури справ, документи, які утворилися за допомогою обчислювальних машин. Перехідні справи (вирішення яких триває понад один рiк) вносяться в номенклатуру кожного року протягом усього строку їх вирiшення.

До номенклатури справ включаються справи з грифом «Для службового користування» (ДСК) та довiдковi картотеки, журнали обліку документів i видань з грифом ДСК.

Справи громадських організацій в кінці номенклатури справ установи після справ основних структурних підрозділів чи функціональних об’єднань.

Не включаються в номенклатуру справ друковані видання, збірники постанов, брошур, довідники, бюлетені, реферативні журнали, експрес-iнформацiя.

Під час розробки єдиної номенклатури справ установи вивчається i аналізується діяльність установи в цілому. Використовуються статути, положення про установи; штатні розписи; типові чи примірні номенклатури; номенклатури та описи справ за минулі роки; класифікатори документiв i кореспондентів, якi функціонують в установі; реєстрацiйно-контрольнi картотеки; типовi та відомчі переліки документiв із зазначенням строків зберігання документiв.

Зведена номенклатура справ може грунтуватися на двох принципах внутрішньої побудови: структурному або функціональному.

Назвами підзаголовків у першому випадку будуть назви структурних підрозділів. Наприклад: канцелярія, організаційний відділ, плановий вiддiл, вiддiл реалізації i збуту тощо. У другому випадку: планування, фінансування; прогнозування тощо.

При застосуванні функціонального принципу розділи i підрозділи номенклатури справ мають відображати управлінські функції i галузі та розміщуватися за ступенем їх важливості. Наприклад, планування, фiнансування, прогнозування тощо.

У номенклатури включаються всі незакінчені діловодством справи, що надійшли від інших установ для подальшого їх продовження, в тому числі i довідкові та контрольні картотеки, документи, які утворилися за допомогою обчислювальних машин.

Перехідні справи (справи з питань вирішення яких триває понад один рік) вносять в номенклатуру кожного року протягом усього строку їх вирiшення.

До номенклатури справ включають справи з грифом «ДСК» (для службового користування) та довiдковi картотеки, журнали обліку документів, що мають гриф «ДСК».

В кінці номенклатури справ розміщують справи громадських організацій.

Складена номенклатура справ установи погоджується з експертною комісією установ i експертно-перевiрочною комiсією відповідного державного архіву, після чого затверджується керівником установи.

Наприкінці діловодного року номенклатура справ установи обов’язково закривається підсумковим записом, який скріплює своїм підписом зав.канцелярією. До архiву установи передається інформація про фактичну наявність заведених за рiк справ.

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Вимоги до номенклатури справ	\|	Експертиза наукової та практичної цінності документів

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.003 сек.