При особі гетьмана ще за часів Б.Хмельницького утворилася Генеральна військова канцелярія – установа, що залежала в своїх функціях від особи гетьмана і Ради Старшинської, а в канцелярських своїх функціях від генерального писаря. Безпосередньо керував Канцелярією старший канцелярист, або, як він звався, реєнт Канцелярії, потім йшли канцеляристи.
Сама Генеральна Військова канцелярія складалася з “присутствия” – розпорядчого органа, що складався з Генеральної Старшини і канцелярії у вузькому розумінні, орагана виконавчого. Ось як про це пише О.Шафонський: “Генеральная войсковая Канцелярія при Гетмане хотя и была, но она до 1734 года не касалась до гражданских дел, а называлась Генеральной для того, что в ней общие, до всей Малой России касающиеся и от Гетмана зависящие дела отправляемы были. Главное начальство имел в ней Писарь Генеральный, а под ним был регент, после старшим канцеляристом названый, и войсковые канцеляристы”.
“Присутствие” Генеральної Військової Канцелярії складалося з генеральної старшини і швидше було малою Старшинською Радою, ніж канцелярією. В разі відсутності гетьмана вся повнота влади переходила до неї. Коли скасовано було гетьманство (1764 р.), скасована була й Генеральна військова канцелярія, як вищий керуючий орган.
Як говорилася, канцелярія у вузькому розумінні слова, тобто як орган технічний, стояла під головним керуванням генерального військового писаря та реєнта Генеральної Військової Канцелярії. Писареві указом Петра 1 (1720 р.) доручено було, «чтобы в записных книгах включались по порядку все гетманские универсалы и письма, равно и бумаги, подписываемые генеральным писарем в болезнь гетманскую».
Для керування справами окремих полків Генер.Військову канцелярію поділено було на “повытья”.
Писарю як начальнику канцелярії підпорядковувався цілий штат службовців та осіб, що готувалися до службової кар‘єри: підписки, протоколісти, реєстратори, копіїсти, толмачі та “повитчики”. Вони всі звалися канцеляристами. Всі канцеляристи, підканцеляристи та й сам писар звалися військовими.